Что такое управление заинтересованными сторонами проекта? (с типами заинтересованных сторон)

14 апреля 2022 г.

Если вы руководитель проекта, понимание и удовлетворение потребностей различных групп может быть важным аспектом проекта. От клиентов до инвесторов или сотрудников, различные заинтересованные стороны могут быть заинтересованы в успехе проекта. В этой статье мы ответим на вопрос о том, что такое управление заинтересованными сторонами проекта, опишем, как идентифицировать заинтересованные стороны и управлять ими, а также разберем различные типы заинтересованных сторон, чтобы помочь вам добиться успеха в роли управления проектом.

Что такое управление заинтересованными сторонами проекта?

Управление заинтересованными сторонами проекта — это процесс, в котором менеджер проекта определяет различные группы заинтересованных сторон, вовлеченных в проект, и создает стратегии и планы для управления ожиданиями всех сторон. В этом случае заинтересованные стороны — это лица, которые могут быть заинтересованы в успехе проекта. Это могут быть клиенты, члены команды, поставщики, руководители или инвесторы. Управление ожиданиями и результатами для этих сторон может потребовать от руководителя проекта понимания уникальных потребностей и проблем каждой группы и разработки планов, чтобы информировать их о ходе проекта.

Как выявлять и управлять заинтересованными сторонами

Вот восемь шагов, которые вы можете выполнить, чтобы определить и управлять заинтересованными сторонами в рамках проекта:

1. Определите, на кого может повлиять проект

Чтобы приступить к выявлению потенциальных заинтересованных сторон для проекта, вы можете определить, какие группы могут испытывать положительные или отрицательные последствия в зависимости от успеха или неудачи проекта. Например, в случае строительного проекта подумайте, кто может использовать новое здание и какие стороны могут получить прибыль от его создания. Вы также можете определить заинтересованные стороны, поразмыслив над тем, какая работа требуется для проекта и кто может ее выполнить. В этом случае члены команды, поставщики материалов или инвесторы могут предложить ресурсы и услуги, которые помогут реализовать проект.

2. Соберите данные

Когда вы начнете узнавать о заинтересованных сторонах и их потребностях в проекте, это может помочь собрать как можно больше данных о желаниях, ожиданиях и привычках каждой группы. В зависимости от заинтересованной стороны вы можете использовать разные методы для сбора данных. Например, вы можете провести исследование рынка или распространить опросы, чтобы лучше понять потребности клиентов или узнать о любых болевых точках, которые может решить проект. Для других групп заинтересованных сторон вы можете собрать данные, просто поговорив с каждой группой об их ожиданиях и опасениях.

3. Создавайте категории и расставляйте приоритеты

Вы можете создавать категории для типов заинтересованных сторон и расставлять приоритеты для этих типов в зависимости от их потенциального влияния на проект и объема работы, необходимой для удовлетворения их потребностей. Вы также можете создавать категории на основе любых критериев, которые помогут вам эффективно управлять ожиданиями. Например, вы можете сгруппировать заинтересованные стороны по уровню их вклада в проект или периоду времени, когда они ожидают увидеть результаты. Для этих категорий может потребоваться обширная информация о каждой группе и их потребностях, поэтому, если вы чувствуете, что вам не хватает каких-либо данных, вы всегда можете повторить процедуры сбора данных.

4. Будьте организованы

Учитывая множество потенциально конкурирующих потребностей и опасений заинтересованных сторон, может оказаться важным создать эффективную и согласованную систему для управления всей соответствующей информацией и обновлениями. Вы можете использовать программное обеспечение онлайн-календаря, приложения для планирования или напоминания, чтобы отслеживать данные заинтересованных сторон. После разработки групп и определения приоритетов вы можете использовать такие методы, как цветовое кодирование, чтобы визуализировать работу, требуемую для каждой группы.

Если некоторые группы кажутся особенно требовательными или сложными, вы можете использовать несколько методов для организации их данных. Вы также можете попробовать такие стратегии, как выделение определенного периода времени каждый день для решения проблем этих групп заинтересованных сторон. Разделение этой информации на более мелкие фрагменты может сделать процесс управления заинтересованными сторонами более управляемым и высвободить время и ресурсы, которые вы можете использовать, чтобы сосредоточиться на других областях проекта.

5. Планируйте регулярные встречи

Особенно в крупных проектах с участием многих заинтересованных сторон может быть важно запланировать регулярные встречи для информирования заинтересованных сторон о статусе проекта. Для менеджера общение может быть чрезвычайно важным. Возможно, вы захотите найти способ поддерживать связь в любое время, даже в случае проблем или задержек.

Хотя справляться с плотным графиком, заполненным множеством совещаний, может быть сложно, это может быть проще, чем решать проблемы, которые могут возникнуть из-за недостатка общения. Кроме того, эти регулярные встречи могут предоставить заинтересованным сторонам возможность высказать свои опасения относительно областей, требующих улучшения. Таким образом, вы можете использовать доступные перспективы для создания высококачественного проекта.

6. Создавайте индивидуальные стратегии

Поскольку вы управляете желаниями различных групп заинтересованных сторон, вы можете захотеть создать индивидуальные планы для каждой группы. Эти планы могут включать логистическую информацию о времени встреч, а также подробные примечания о том, чего каждая группа хотела бы достичь, как вы планируете этого добиться и когда они могут ожидать результатов. Делая это, вы уменьшаете вероятность недопонимания и помогаете каждой группе понять, чего они могут ожидать. Вы также можете продемонстрировать свою заботу и преданность индивидуальным потребностям. Как и в других областях проекта, это может помочь в создании и постоянном обновлении планов.

7. Стройте отношения

На протяжении всего проекта создание значимых отношений с заинтересованными сторонами может помочь вам управлять опытом и ожиданиями каждой группы. Если возможно, подумайте об изучении отдельных заинтересованных сторон. Вы можете начать разговор или запланировать встречи в рабочее или нерабочее время, чтобы познакомиться с заинтересованными сторонами. Хотя это не всегда необходимо для удовлетворения их потребностей, это может помочь вам лучше общаться с заинтересованными сторонами и определить наилучшие стратегии для понимания их уникальных мыслей и идей. Это также может помочь вам продемонстрировать свою личность и идеи, чтобы продемонстрировать заинтересованным сторонам вашу точку зрения.

8. Планируйте реакцию

Работа в качестве менеджера проекта может означать наличие плана для различных аспектов проекта. Это включает в себя план того, что делать, если заинтересованные стороны определенным образом реагируют на изменения или обновления. Когда вы узнаете заинтересованные стороны и выстроите отношения, вы можете начать планировать их реакцию.

Заблаговременное рассмотрение реакции может помочь устранить любой стресс, который может возникнуть, если возникнут непредвиденные проблемы. Это может быть особенно важно, если вы знаете, что обновление может расстроить заинтересованное лицо. Например, если проект отстает от графика, и вы должны уведомить инвестора, вы можете запланировать, что он расстроится из-за новостей. Оттуда вы можете провести мозговой штурм, чтобы свести к минимуму их негативную реакцию, например, предоставить другие положительные новости или описать, как вы планируете вернуть проект в график.

Типы управления заинтересованными сторонами проекта

Вот два типа заинтересованных сторон, с которыми вы можете столкнуться в качестве менеджера проекта, и то, как вы можете относиться к каждому из них:

Внутренние заинтересованные стороны

Внутренние заинтересованные стороны — это люди или группы внутри организации проекта. Это могут быть члены проектной группы, другие менеджеры и руководители. Поскольку средства к существованию этих групп зависят от успеха проекта, они уже могут быть заинтересованы в его своевременном и эффективном завершении.

Как руководитель, вы можете найти способ привлечь этих заинтересованных лиц к ответственности за свою работу и мотивировать их использовать свои уникальные навыки для улучшения проекта. Один из способов связаться с этими заинтересованными сторонами — относиться к ним как к профессионалу, который также хочет, чтобы проект был успешным. Это может включать откровенное и честное обсуждение прогресса проекта и оценки потребностей и областей успеха.

Внешние заинтересованные стороны

Внешние заинтересованные стороны — это люди или группы, не входящие в проектную организацию, которые все еще могут быть заинтересованы в успехе проекта. Некоторые примеры внешних заинтересованных сторон включают заказчиков или пользователей проекта, поставщиков или инвесторов. Как и внутренние заинтересованные стороны, потребности этих групп могут сильно различаться.

Однако во многих случаях внешние заинтересованные стороны могут быть недостаточно осведомлены о специфике проекта за пределами своей уникальной области. Таким образом, вы можете управлять каждой группой, определяя, какая область проекта их интересует, и предоставляя подробные сведения об этой области. Например, если инвестор сосредоточен на финансовых аспектах проекта, вы можете сосредоточиться на обсуждении бюджета на встрече. Хотя внешние заинтересованные стороны могут быть вовлечены в проект так же, как и внутренние заинтересованные стороны, рассмотрите возможность связи с ними на основе их уникальной базы знаний, когда это возможно.