Что такое управление заинтересованными сторонами проекта? Определение и советы

Руководители проектов несут ответственность за содействие многим компонентам проектов, включая управление заинтересованными сторонами. Управление заинтересованными сторонами проекта — это обширный процесс, который включает в себя общение с заинтересованными сторонами и управление их ожиданиями от проекта. Если вы работаете в области управления проектами, важно понимать, как анализировать и работать с заинтересованными сторонами, поскольку их удовлетворение может соответствовать успеху проекта. В этой статье мы объясним определение и важность управления заинтересованными сторонами проекта, а также предложим шаги и советы, которые помогут вам завершить этот процесс.

Что такое управление заинтересованными сторонами проекта?

Управление заинтересованными сторонами проекта — это процесс организации коммуникации с заинтересованными сторонами и управления ожиданиями заинтересованных сторон. Руководители проектов несут ответственность за координацию многих аспектов проектов, включая управление заинтересованными сторонами. Заинтересованные стороны обычно имеют определенный интерес или влияние на проект. Они могут включать:

• Члены команды. Члены команды проекта являются непосредственными заинтересованными сторонами, поскольку успех проекта может повлиять на их производительность на работе.

• Руководители. Руководители организации также могут быть заинтересованными сторонами в проекте, поскольку проекты могут влиять на репутацию и успех компании.

• Клиенты. Клиенты — еще одна важная группа заинтересованных сторон, так как они часто напрямую связаны с проектами и проявляют к ним большой интерес.

Почему важно управление заинтересованными сторонами проекта?

Управление заинтересованными сторонами проекта важно, поскольку оно может помочь руководителям проектов обеспечить соответствие их проектов ожиданиям заинтересованных сторон. Когда проект достигает этой цели, это означает, что проект был успешным. Заинтересованные стороны также обычно имеют влияние на ход проекта, поэтому важно регулярно сообщать им о результатах.

Что такое анализ заинтересованных сторон?

Анализ заинтересованных сторон — это процесс классификации и профилирования заинтересованных сторон. При проведении этого анализа можно определить:

• Уровни приоритета ваших стейкхолдеров

• Потребности ваших заинтересованных сторон, включая конкретную информацию

• Как вы планируете удовлетворять их потребности

• Какие каналы связи вы планируете использовать

• Способы вовлечения заинтересованных сторон в ваш проект

Вы можете добавить анализ заинтересованных сторон к общему плану проекта, чтобы помочь вам в общении с каждой заинтересованной стороной.

Как выполнить анализ заинтересованных сторон

Выполните следующие шаги, чтобы провести анализ заинтересованных сторон для вашего проекта:

1. Определите заинтересованные стороны

Первым шагом к проведению анализа заинтересованных сторон является определение ваших заинтересованных сторон. Вы можете сделать это, создав список всех лиц, которых затрагивает ваш проект. Этими заинтересованными сторонами могут быть клиенты, коллеги, инвесторы, деловые партнеры и другие лица, причем они могут быть внутренними или внешними.

2. Перечислите заинтересованные стороны в порядке приоритета

Когда у вас есть список заинтересованных сторон, вы можете упорядочить их в соответствии с их уровнем приоритета. Как правило, приоритетными заинтересованными сторонами являются те, кто имеет особые интересы в вашем проекте или более высокий уровень влияния, чем другие.

Вы можете организовать свой список заинтересованных сторон, используя такой метод, как сетка интересов заинтересованных сторон, которая представляет собой график из четырех частей, который классифицирует заинтересованные стороны в соответствии с их уровнем заинтересованности и влияния. Используя этот метод, вы можете классифицировать каждую из ваших заинтересованных сторон как одну из следующих:

• Высокая власть, высокий интерес: эти заинтересованные стороны обычно имеют наивысший уровень приоритета, поскольку они имеют особый интерес к проекту и сильное влияние. Примером мощного заинтересованного лица является инвестор.

• Большая сила, низкий интерес: сильные, низкие заинтересованные стороны имеют большое влияние на проект, но мало интереса. Эти заинтересованные стороны могут включать государственные органы, которые могут обладать властью в форме правил, но мало заинтересованы в реальном проекте.

• Низкая власть, высокий интерес: эти заинтересованные стороны очень заинтересованы в проекте, но имеют мало влияния. Примером заинтересованных сторон с низким уровнем власти и высокой заинтересованностью может быть коалиция сообщества, которая поддерживает ваше дело, но не имеет большой власти над вашим проектом.

• Низкая власть, низкий интерес: Низкая власть, низкие заинтересованные стороны имеют самый низкий приоритет. Как правило, к этим заинтересованным сторонам относятся представители широкой общественности, которые не имеют никакого интереса или влияния на ваш проект.

3. Получите представление о заинтересованных сторонах

Еще одним важным шагом в процессе анализа заинтересованных сторон является получение информации. Вы можете сделать это, проведя углубленное исследование ваших заинтересованных сторон. Опрос — популярный метод сбора информации. Вы можете провести опрос онлайн, по телефону, лично или по другому каналу. В опросе задавайте такие вопросы, как:

• Какие каналы связи вы предпочитаете?

• Каково ваше мнение о проекте?

• Какой интерес у вас вызывает проект?

• Что мы можем сделать, чтобы вы поддержали проект?

Ответы на эти вопросы помогут вам лучше понять заинтересованные стороны и составить план взаимодействия с каждым из них на протяжении всего проекта.

Советы по эффективному управлению заинтересованными сторонами проекта

Вот несколько дополнительных советов по управлению заинтересованными сторонами проекта:

Развивайте свои навыки управления проектами

Один из советов по более эффективному управлению заинтересованными сторонами — развивать навыки управления проектами. К важным навыкам менеджера проектов относятся:

• Лидерство: Менеджеры проектов играют роль лидеров в проекте, поэтому им необходимы сильные лидерские качества. Эти навыки могут включать в себя уверенность, делегирование полномочий и способность мотивировать членов команды.

• Коммуникация: Коммуникация также важна для управления проектами, поскольку менеджеры проектов часто пишут отчеты и проводят устные презентации. Они также встречаются с заинтересованными сторонами, что делает важными навыки межличностного общения.

• Организация: организационные навыки могут помочь менеджерам проектов строить планы и эффективно управлять проектами. Они могут использовать эти возможности, чтобы не отставать от графика и следить за каждым заинтересованным лицом.

• Технология: руководители проектов могут использовать технические навыки для работы с программными инструментами управления проектами, что может повысить эффективность проекта.

• Решение проблем. Навыки решения проблем могут помочь руководителям проектов справляться с проблемами, возникающими при выполнении проекта. Эти специалисты часто разрабатывают собственный процесс решения проблем.

• Приспособляемость. Руководителям проектов важно уметь приспосабливаться, чтобы они могли реагировать на непредсказуемые изменения в проектах, такие как новые ожидания заинтересованных сторон.

Общайтесь эффективно

Коммуникация является ключевым компонентом управления проектами, особенно при работе с заинтересованными сторонами. Важно установить централизованные каналы связи, чтобы регулярно сообщать заинтересованным сторонам отчеты о ходе работы. Регулярное общение также может помочь вам укрепить отношения с заинтересованными сторонами вашего проекта.

Используйте программные решения

Еще один совет по управлению заинтересованными сторонами — использование программного обеспечения для управления проектами. Эти цифровые инструменты могут помочь вам организовать ваш проект и отслеживать различные заинтересованные стороны. Вы также можете использовать эти инструменты для отправки автоматических отчетов заинтересованным сторонам, что поможет держать их в курсе на протяжении всего проекта.