Что такое управление рабочим процессом? (с элементами и советами)

21 октября 2021 г.

Компании часто имеют множество рабочих процессов, которые требуют надлежащего управления и контроля для эффективного выполнения. Успешные менеджеры рабочих процессов часто разрабатывают новые стратегии, такие как внедрение технологий, которые помогают им оптимизировать эти процессы. Если вы хотите повысить общую производительность своей компании, вам может быть полезно узнать об управлении рабочими процессами и способах его улучшения. В этой статье мы даем определение управлению рабочими процессами, объясняем, почему это важно, исследуем элементы эффективной системы управления рабочими процессами и даем советы по выбору правильной системы.

Что такое управление рабочим процессом?

Управление рабочим процессом — это идентификация, организация и регулирование всех задач в рамках бизнеса. Рабочий процесс относится к серии задач, выполняемых в определенном порядке для достижения желаемого результата. Управление рабочими процессами влечет за собой оптимизацию задач, чтобы члены команды добивались лучших результатов, таких как эффективное выполнение без задержек и повторений. Рабочие процессы обычно включают следующие общие элементы:

• Четко определенные шаги: это направления, которые составляют основу для завершения каждого этапа проекта. Эти этапы могут быть линейными, разветвленными или их комбинацией.

• Заинтересованные стороны: эти специалисты являются членами команды, которые выполняют определенные задачи на каждом этапе рабочего процесса. Заинтересованные стороны могут оставаться бездействующими во время автоматизированных этапов.

• Правила или рекомендации. Рекомендации организуют шаги в соответствующем порядке и инструктируют членов группы, выполняющих следующие задачи после каждого выполненного шага.

• Входы: это необходимые материалы для выполнения задачи, например, контракта.

• Преобразование: сюда входят действия, которые продвигают задачи к следующим шагам, например, отправка документа в другой отдел для проверки.

• Выходы: к ним относятся продукты преобразований и конечные результаты завершенных рабочих процессов.

Каковы типы методов управления рабочим процессом?

Вот три основных метода управления рабочим процессом, которые часто применяют компании:

• Четко определяемые рабочие процессы: это группы задач, понятные всем соответствующим членам команды. Они могут включать в себя автоматизированные задачи, которые выполняются технологическими инструментами, но сотрудники могут получать доступ к инструментам и выполнять их вручную, когда это необходимо.

• Приоритизация рабочих процессов: это рабочие процессы, которые компания считает наиболее важными. Компания обеспечивает эффективность этих рабочих процессов, поскольку они часто влияют на все операции, например процессы продаж.

• Оптимизация и мониторинг рабочих процессов: это относится к процессу постоянного улучшения и аудита рабочих процессов, чтобы они работали с оптимальной производительностью.

Почему важно управлять рабочим процессом?

Управление рабочими процессами важно, поскольку оно может способствовать лучшему сотрудничеству, улучшению соблюдения ручных процессов и обеспечению большей прозрачности задач и обязанностей. Управление рабочим процессом также может привести к снижению затрат за счет автоматизации некоторых процессов. Вот список других преимуществ, которые компании могут получить, внедрив надлежащее управление рабочим процессом:

• Оптимизация внутренних процессов, таких как обработка запросов

• Уменьшает количество ошибок

• Повышает производительность

• Помогает отслеживать прогресс команды

• Сокращает бумажную работу и ручные вводы в систему

• Выявляет и уменьшает повторение ненужных задач

• Устраняет барьеры процесса

• Эффективность управления документами

Что такое система управления рабочим процессом?

Системы управления рабочими процессами — это программные системы, которые помогают менеджерам рабочих процессов автоматизировать, упорядочивать и отслеживать повторяющиеся бизнес-процессы для обеспечения таких же или лучших результатов. Менеджеры могут создавать модели рабочих процессов с определенными ограничениями и операционными средами, а выбранная ими система оценивает и работает в этих пределах. Эти системы могут анализировать и измерять процессы для будущей оптимизации и рационализации рабочих процессов. Они также объединяют отдельные системы в существующие структуры и организуют их по типу. Существует много основных функций систем управления рабочим процессом, но некоторые из распространенных типов включают в себя:

• Система маршрутизации: эта система эффективно передает информацию в требуемые пункты назначения.

• Система распространения: она идентифицирует новую информацию и отправляет ее доступным членам команды или автоматизированным шагам. Он назначает новые задачи доступным позициям для поддержания баланса между рабочими процессами.

• Система координации: этот тип системы управляет параллельными действиями, чтобы предотвратить ошибки и повторение.

• Система помощников: настраивает процессы других систем и отправляет администраторам идеи для будущих действий.

Элементы эффективной системы управления рабочим процессом

Система управления рабочим процессом обычно содержит следующие функции:

Конструктор процессов

Построители процессов позволяют менеджерам рабочих процессов создавать автоматические потоки процессов. Вы можете настроить эти рабочие процессы в системе, заменив ручные шаги процесса автоматизированными задачами. Бизнес-процессы традиционно развиваются с использованием установленных правил в заранее определенных последовательностях задач. Создатели процессов анализируют эти правила и шаги, чтобы оценить повторение, автоматизацию и источник задач и предложить улучшения.

Двигатели рабочего процесса

Механизмы рабочих процессов принимают автоматические решения на основе заранее определенных бизнес-правил и положений. Они управляют рабочими процессами и контролируют их с помощью сервера базы данных. Примеры решений, которые может принять механизм рабочего процесса, включают отправку уведомления по электронной почте или автоматическое одобрение заявки на кредит на основе определенных критериев.

Инструменты отчетности

Инструменты отчетности получают доступ к сохраненным данным и показателям бизнес-процесса. Они позволяют администраторам отслеживать ход рабочего процесса, просматривать статусы запросов и выявлять потенциальные узкие места. Администраторы могут предлагать сотрудникам доступ к этим инструментам и отчетам, отображая их на информационной панели системы.

Интеграция с другими приложениями

Эффективные системы управления рабочими процессами часто могут взаимодействовать со сторонними приложениями, такими как текстовые процессоры, почтовые серверы и приложения для обмена файлами. Это может обеспечить эффективность для пользователей, которые могут захотеть обмениваться внешними файлами или импортировать документы. Это также может быть полезно для удаленной команды, которая использует разные технологии и требует гибкости.

Дизайнер форм

Эти системы часто содержат сопутствующие дизайнеры форм, которые позволяют пользователям создавать, настраивать и контролировать формы, например те, которые используются для сбора информации о сотрудниках, создания счетов, проведения конкурсов и отправки опросов. Сотрудники могут контролировать, кто просматривает, редактирует и отправляет эти формы. Системы управления рабочим процессом часто сохраняют эти формы в центральном месте для быстрого доступа.

Интерфейс самообслуживания

Системы управления рабочими процессами обычно имеют удобные интерфейсы, что означает, что сотрудники могут легко работать с системой практически без путаницы. С помощью этой функции сотрудники могут легко регистрировать, отслеживать, запрашивать и управлять информацией. Система отправляет эту информацию администраторам, отделам кадров, ИТ или операционным группам в зависимости от потребностей члена команды или ограничений рабочего процесса. Этот интерфейс также позволяет пользователям получать доступ к сторонним приложениям и отслеживать информацию о сотрудниках.

Советы по выбору правильной системы управления рабочим процессом

Вот несколько советов, которые помогут вам выбрать систему управления рабочим процессом, подходящую вам или вашему работодателю:

Создайте контрольный список или список вопросов о каждой системе

Прежде чем принять решение о системе управления, может быть полезно рассмотреть следующие вопросы:

• Легко ли настроить эту систему рабочего процесса?

• Какие функции сопровождают эту систему?

• Выявляет ли эта система срочные задачи?

• Отправляет ли эта система постоянные напоминания?

• Поддерживает ли эта система интеграцию сторонних приложений?

Рассмотрим систему управления рабочим процессом с простым процессом настройки.

Может быть полезно выбрать систему управления с простым процессом настройки, которая может ускорить процесс внедрения в вашем бизнесе. Вы можете сделать это, выполнив поиск облачной системы, что означает, что вы можете использовать программное обеспечение мгновенно, без необходимости загружать или устанавливать его на компьютер. Крупные предприятия могут извлечь выгоду из локальных решений, но малые и средние компании могут рассмотреть возможность использования облачной системы управления рабочими процессами.

Обеспечьте сотрудников доступными интерфейсами

Некоторые компании разрабатывают системы управления рабочими процессами для профессионалов, умеющих кодировать или программировать. Для таких систем часто требуются ИТ-специалисты, которые могут редактировать и кодировать бизнес-процессы. Если компания не нанимает много ИТ-специалистов, может быть полезно нанять дизайнера рабочих процессов без кода. Эти системы имеют доступные интерфейсы, которыми может пользоваться любой сотрудник, независимо от уровня его опыта.