Что такое управление корпоративным контентом? (с советами)

8 июля 2021 г.

Хранение печатных документов в офисе может занимать много места и отнимать много времени при поиске определенной части информации в документах. Многие предприятия ищут новые способы хранения своих печатных данных, и одним из решений является использование корпоративной системы управления контентом для упрощения процесса. Если вы заинтересованы в системе, которая может организовать ваши документы и сделать работу вашей организации более эффективной, вы можете рассмотреть возможность использования управления корпоративным контентом в своем бизнесе.

В этой статье мы обсудим, что такое управление корпоративным контентом, его пять компонентов, важность его использования в вашем бизнесе и советы по его внедрению.

Что такое управление корпоративным контентом?

Управление корпоративным контентом (ECM) — это система, предназначенная для управления бизнес-документами. Это устраняет необходимость в бумажных материалах, сохраняя текстовые документы, электронные таблицы, изображения и PDF-файлы и делая их доступными для сотрудников организации. ECM оптимизирует многие бизнес-процессы, организуя информацию по различным категориям, чтобы упростить ее создание для пользователей и повысить эффективность работы. Получение необходимой информации также становится намного проще, поскольку это позволяет пользователям получать информацию на нескольких устройствах независимо от их местоположения, если у них есть надлежащие учетные данные для доступа к системе.

Компоненты управления корпоративным контентом

Вот описание компонентов управления корпоративным контентом:

Захватывать

Чтобы эффективно использовать систему ECM, она должна иметь возможность захватывать весь контент печати, который вы хотите сохранить. Для этого он использует возможности сканирования для захвата содержимого бумажных документов, чтобы вы могли соответствующим образом классифицировать и хранить их. Если ваша компания использует много изображений, вам также может понадобиться использовать очистку изображения, которая позволяет поворачивать, масштабировать или обрезать изображение для улучшения качества данных.

После того как различный печатный контент станет цифровым и вы соберете все данные, система ECM выполнит индексацию для классификации файлов. Вы можете создавать различные категории в зависимости от типов файлов, которые вы храните, от того, кто может их просматривать и от того, будут ли они помещены в долгосрочное хранилище.

Управлять

Компонент управления подключает и изменяет данные в системе, используя различные аспекты ECM, такие как:

• Инструменты для совместной работы. Эти инструменты позволяют пользователям совместно создавать новый контент.

• Управление бизнес-процессами. Управление бизнес-процессами состоит из инструментов рабочего процесса, помогающих оптимизировать поток бизнес-процессов.

• Управление файлами и архивами. Эти инструменты помогают поддерживать и обновлять системы индексации и управлять расписанием удаления старого контента.

• Управление веб-контентом: управляет, хранит и отображает контент на веб-страницах.

• Управление документами: Управление документами хранит печатные носители, которые преобразуются в цифровые документы, такие как PDF-файлы, текстовые документы и электронные таблицы, и может извлекать документы по мере необходимости.

Магазин

Компонент хранения относится к временному хранилищу документов, к которым вы все еще можете получить доступ, поскольку они еще не перешли в долгосрочное хранилище. Компонент хранилища состоит из трех частей:

• Репозиторий: репозиторий — это центральное место, где хранятся цифровые файлы.

• Библиотечные службы: этот инструмент поглощает файлы из компонентов захвата и управления и поддерживает их организованность, чтобы вы по-прежнему могли получать к ним доступ и изменять их по мере необходимости.

• Технологии хранения. Технология хранения — это аппаратное обеспечение, содержащее файлы и программное обеспечение, такое как оптические диски, серверы и облачные решения.

Сохранять

Компонент сохранения предполагает среднесрочное и долгосрочное хранение файлов, которые больше не используются в системе. ECM обычно достигают этого с помощью управления записями, которое безопасно хранит электронные и бумажные документы и отбрасывает ненужные документы в соответствии с установленными правилами. Важно убедиться, что методы, которые вы используете для архивирования файлов, актуальны и совместимы с современными технологиями, чтобы вы могли получить к ним доступ при необходимости.

Доставлять

Компонент доставки распределяет контент по системе ECM везде, где он нужен пользователям. Если клиент или пользователь запрашивает информацию, промежуточное ПО или программное обеспечение, поддерживающее приложения распространения, доставляет ее в нужное место. Например, если пользователь ищет стоимость в электронной таблице для клиента, промежуточное программное обеспечение доставляет эту электронную таблицу пользователю, чтобы он мог передать ее клиенту.

Кроме того, важным аспектом процесса доставки является безопасность, поскольку очень важно, чтобы файлы оставались защищенными от несанкционированного доступа. Для этого вы можете использовать программное обеспечение для управления рисками, которое анализирует существующие данные для выявления рисков и предотвращения потенциальных проблем.

Важность управления корпоративным контентом

Вот список причин, по которым важно рассмотреть возможность внедрения управления корпоративным контентом в вашей организации:

• Сокращает затраты: ECM может автоматизировать ранее выполняемые вручную процессы, что сводит к минимуму потребность в хранении и почтовых отправлениях. Это также снижает эксплуатационные расходы за счет улучшения рабочих процессов, возникающих в результате перевода бумажных материалов в цифровой формат.

• Повышает удовлетворенность клиентов: представителям службы поддержки требуется доступ к контенту при решении проблем клиентов, поэтому управление корпоративным контентом помогает представителям более эффективно находить контент, тем самым повышая удовлетворенность клиентов.

• Повышает производительность: ECM может повысить производительность, сделав бизнес-процессы более оперативными. Это может оптимизировать безопасность хранимых данных, сократить потребности в хранении и рассылке и минимизировать общие накладные расходы.

• Улучшает доступность контента: ECM улучшает возможности интеллектуального анализа данных, позволяя пользователям устанавливать параметры, которые сужают результаты поиска и помогают быстрее находить информацию.

• Сводит к минимуму нормативный риск. Управление корпоративным контентом предоставляет платформу, соответствующую рекомендациям по управлению рисками и нормативным требованиям. Это достигается за счет удаления импровизированных процессов, которые подвергают предприятия рискам или другим проблемам.

Советы по внедрению управления корпоративным контентом

Внедрение ECM на рабочем месте может стать большим изменением для вашей организации и ваших сотрудников. Вот несколько советов, которые помогут сделать переход более плавным:

• В первую очередь расставляйте приоритеты для важных задач. Решите, что принесет наибольшую пользу вам и вашим сотрудникам, и рассмотрите эти области, прежде чем сосредоточиться на более мелких деталях.

• Объясните преимущества. Оцените ожидаемые результаты для организации, а затем объясните, как использование ECM может помочь сделать выполнение работы более эффективным и улучшить рабочий процесс бизнеса.

• Создайте заинтересованность сотрудников. Объясните желаемый результат использования системы и свои ожидания от ее использования. Почаще делитесь своим видением со всеми, чтобы мотивировать их на внесение изменений.

• Решите, что вам нужно. Поговорите со своим поставщиком услуг, чтобы определить, какая дополнительная инфраструктура или программное обеспечение вам может понадобиться для правильного использования новой платформы. Это может включать такие элементы, как ноутбуки, облачное программное обеспечение, дополнительные сетевые возможности и смартфоны.

• Создайте команду внедрения. Найдите группу сотрудников, которые с энтузиазмом относятся к использованию ECM, и назначьте их частью группы внедрения. Объясните им детали процесса и позвольте им участвовать в каждом шаге, чтобы сделать переход более плавным.

• Установите правила. Решите, кто будет иметь доступ к определенной информации, и создайте некоторые политики, которые будут действовать, когда сотрудники начнут использовать платформу. Вы можете указать, например, как долго хранить неиспользуемые данные перед их удалением или какая информация будет сохранена по сравнению с тем, что она будет сохранять.

• Тест перед запуском. Когда система будет готова для использования, рассмотрите возможность использования вашей группы внедрения для ее тестирования, чтобы убедиться, что она работает правильно. Вы можете изменить или устранить неполадки по мере необходимости, прежде чем открыть его для всего персонала.

• Будьте готовы помочь. Поскольку это новая система, каждому может потребоваться некоторое время, чтобы настроить ее и ознакомиться с тем, как ее использовать. Попробуйте запланировать встречи для сотрудников, которым нужна дополнительная помощь или у которых есть вопросы, чтобы вы могли работать со всеми сразу, чтобы помочь им чувствовать себя более комфортно при использовании этого сервиса.