Что такое управление контактами? Определение и преимущества

5 августа 2021 г.

У одной компании могут быть сотни и даже тысячи контактов — от клиентов до потенциальных клиентов и поставщиков. Полезно иметь способ управлять этими контактами и хранить их, чтобы команды могли быстро и легко получать доступ к информации. Система управления контактами может помочь вам организовать ваши контакты и собрать ценную информацию, которая может повысить удовлетворенность клиентов и увеличить продажи. В этой статье мы даем определение управлению контактами, описываем его важность и объясняем различия между управлением контактами и управлением взаимоотношениями с клиентами.

Что такое управление контактами?

Управление контактами — это процесс записи, систематизации и отслеживания информации о существующих и потенциальных клиентах, поставщиках и других контактах компании. В то время как предприятия могут вести эту информацию вручную, программное обеспечение для управления контактами позволяет пользователям эффективно хранить и находить контактную информацию. Это программное обеспечение может каталогизировать многие сведения о контакте, такие как их имя и компания, должность, номер телефона и адрес электронной почты. Часто несколько сотрудников компании имеют доступ к системе управления контактами, что помогает им более эффективно выполнять свою работу.

Некоторые специалисты, которые могут использовать инструменты управления контактами, включают:

• Продавцы: специалисты по продажам могут использовать эти инструменты, чтобы узнать больше о потенциальных клиентах и ​​настроить свои торговые предложения. Например, продавец может искать клиентов с определенной должностью, чтобы продать им соответствующий продукт.

• Представители службы поддержки клиентов: эти сотрудники могут использовать управление контактами, чтобы получить ценную информацию о существующих клиентах. Они могут использовать систему, чтобы узнать, отправил ли клиент запрос на обслуживание, а затем своевременно направить запрос в нужный отдел.

• Менеджеры по продажам: они могут использовать эти системы для мониторинга продаж и предоставления полезных отзывов своим командам. Например, они могут использовать его для отслеживания еженедельных показателей продаж своей команды и предлагать рекомендации по улучшению или сохранению квот продаж.

• Маркетологи: эти специалисты могут использовать программное обеспечение для управления контактами, чтобы оценить успех своих маркетинговых кампаний. Например, они могут просматривать отчеты, чтобы узнать, сколько клиентов подписалось на информационный бюллетень по электронной почте после получения электронного письма с приглашением.

Почему управление контактами важно?

Управление контактами помогает организовать и поддерживать информацию о контактах компании. Вы можете использовать его для:

Создать централизованную базу данных

Система управления контактами предоставляет всем членам команды доступ к контактным данным. Это создает централизованную базу данных, в которой команды могут сотрудничать, мгновенно обмениваясь контактной информацией. Эти инструменты также могут упростить процесс ввода данных, что может повысить производительность.

Более удобный поиск данных

Инструменты управления контактами упорядочивают контакты компании, позволяя членам команды более эффективно искать информацию. Как правило, пользователи могут указать параметры поиска, чтобы найти все контакты, соответствующие определенным условиям. Например, пользователи могут искать клиентов, недавно купивших продукт, и связываться с ними, чтобы узнать, довольны ли они своей покупкой.

Отслеживайте взаимодействие с клиентами

Система управления контактами может помочь компаниям отслеживать взаимодействие с клиентами. Например, это программное обеспечение может показать, следит ли потенциальный клиент за компанией в социальных сетях или покупал ли он что-то у компании в прошлом. Это может помочь компаниям понять, как клиенты узнают о них, и сделать выводы о наиболее эффективных способах связи со своей аудиторией.

Улучшить обслуживание клиентов

Когда команды имеют доступ к важной информации о клиенте, они могут лучше определить, чего хочет клиент и как они взаимодействовали с бизнесом в прошлом. Компании могут использовать эту информацию для построения более глубоких и ценных отношений с клиентами. Это может повысить удовлетворенность клиентов, что может привести к большему удержанию и дополнительным продажам. Например, команды могут использовать систему управления контактами, чтобы узнать, какие клиенты недавно приобрели продукты, а затем отправить им специальный код вознаграждения для использования при следующей покупке.

Управление контактами и управление взаимоотношениями с клиентами

Некоторые люди приравнивают управление контактами к управлению взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на то, что они похожи, эти системы управления также имеют ключевые различия. Инструменты CRM обычно более обширны, чем системы управления контактами, предоставляя более широкие функциональные возможности, ориентированные на отношения с клиентами. Программные решения CRM могут быть особенно полезны для компаний, которые регулярно взаимодействуют с клиентами, чтобы совершать продажи и привлекать новых клиентов.

Помимо функций, которые обычно предоставляет система управления контактами, программное обеспечение CRM также может:

Отслеживайте более сложные взаимодействия

Как правило, CRM-системы могут отслеживать более сложные взаимодействия с клиентами, чем система управления контактами. Например, помимо отображения потенциальных клиентов, которые следили за компанией в социальных сетях, CRM-система может показать, взаимодействовали ли эти подписчики с публикацией или обсуждали бизнес на этих платформах. Этот уровень детализации может предоставить более полную информацию о клиентах, что может помочь командам улучшить свои продукты или услуги, чтобы они соответствовали требованиям и ожиданиям клиентов.

Интеграция с другими бизнес-инструментами

В то время как некоторые системы управления контактами могут интегрироваться с календарями, предлагая некоторые базовые возможности планирования, системы CRM могут автоматически интегрироваться с широким спектром бизнес-инструментов, включая электронную почту, социальные сети или платформы электронной коммерции. Эти данные могут предоставить дополнительную информацию, такую ​​как история покупок клиентов или их прошлые сообщения с кем-то из бизнеса. Команды по продажам могут использовать эту интеграцию, чтобы узнать, связался ли член команды с потенциальным клиентом, или установить напоминания, чтобы следить за потенциальными клиентами.

Предоставляем подробную аналитику

В то время как некоторые инструменты управления контактами могут предоставлять базовые отчеты о взаимодействии с клиентами, инструменты CRM обычно создают более подробные отчеты и аналитику, связанные с показателями продаж и маркетинговыми кампаниями. Некоторые CRM-системы, например, могут автоматически генерировать отчеты по оценке потенциальных клиентов, которые показывают, какие контакты с наибольшей вероятностью приобретут продукт или услугу на основе их прошлых взаимодействий с бизнесом. Это может помочь отделу продаж достичь своих целей по продажам и превратить больше лидов в новых клиентов.

Автоматизируйте продажи и маркетинговую деятельность

Некоторые CRM-системы могут автоматизировать процессы продаж и маркетинговые кампании. Например, если потенциальный клиент попросил поговорить с кем-то об услуге, система CRM может ввести эту информацию и уведомить члена отдела продаж. Для маркетинговой кампании программное обеспечение может настраивать электронные письма на основе информации о конкретных контактах, что может помочь более эффективно ориентироваться на аудиторию.