Что такое управление ИТ-портфелем? (с шагами и советами)

21 октября 2021 г.

Компании могут использовать различные показатели и системы для оценки прогресса и преимуществ своих ИТ-инициатив. Управление ИТ-портфелем может помочь профессионалам отслеживать ИТ-проекты и расставлять приоритеты. Понимание того, как использовать эту систему управления, может помочь организации оценить предполагаемую ценность, создаваемую ее ИТ-отделом. В этой статье мы рассмотрим, что такое управление ИТ-портфелем, обсудим, почему это важно, расскажем, как создавать портфолио и управлять им, а также рассмотрим полезные советы.

Что такое управление ИТ-портфелем?

Управление портфелем информационных технологий (ИТ) — это использование продуманной системы управления для наблюдения за проектами, деятельностью и инвестициями корпоративного ИТ-отдела организации. Профессионалы могут использовать управление ИТ-портфелем для квалификации и отслеживания ИТ-инициатив и определения того, помогают ли они организации достичь поставленных целей. Это может позволить специалистам в ИТ-отделах лучше понять преимущества инвестиций компании и оценить потенциальный возврат инвестиций (ROI) и оценку рисков. Хотя управление ИТ-проектами может быть сосредоточено главным образом на проектах, оно также может быть полезно для мониторинга обслуживания приложений и инфраструктуры.

Почему важно управлять портфелем ИТ?

Управление портфелем ИТ важно, поскольку оно позволяет организациям получить более глубокое понимание своих инвестиций и инициатив. Этот стратегический процесс может помочь гарантировать, что усилия их ИТ-отделов продолжают способствовать достижению общих целей. Управление портфелем ИТ может помочь профессионалам отслеживать успех ИТ-проектов и отслеживать неожиданные выгоды, которые компания может получить от своих инвестиций. Это также позволяет компаниям расставлять приоритеты в своих ИТ-проектах и ​​выполнять задачи в соответствии с их уровнем важности и потенциальным воздействием.

Как создать и управлять ИТ-портфелем

Выполните следующие действия, чтобы создать портфель ИТ и управлять им:

1. Разработайте реестр

Чтобы создать ИТ-профиль, вы можете начать с разработки реестра всех проектов компании, в которых участвует ИТ-отдел. Когда вы собираете и документируете детали проекта, не забудьте указать их имена, предполагаемые затраты, цели, выгоды и предполагаемую рентабельность инвестиций. Эта информация может помочь вам составить представление о том, на что компания может направить большую часть своего труда и ресурсов. Компании могут извлечь выгоду из хранения этих сведений с помощью программного обеспечения для управления портфелем проектов (PPM).

2. Оцените стратегические цели организации

Чтобы определить, какие ИТ-инициативы получают финансирование, организация может оценить свои основные цели и соответствующим образом оценить проекты. Это может включать в себя оценку всех проектов в начале годового цикла планирования компании и оценку их потенциальных затрат, проведение оценки рисков и расчет предполагаемой рентабельности инвестиций. Понимание того, насколько эти проекты соответствуют предстоящим годовым целям, может помочь специалистам определить наиболее ценные разработки в области ИТ.

3. Приоритизируйте проекты и задачи

После определения стратегических целей компании вы можете начать расставлять приоритеты проектов и задач в соответствии с их способностью помочь организации в достижении ее целей. Это позволяет компании выделять достаточно средств на ИТ-инициативы, которые способствуют ее финансовому росту и развитию. Профессионалы могут назначать критерии оценки, чтобы ранжировать проекты в соответствии с их значимостью. Критерии оценки могут включать аспекты ИТ-процессов, повышающие ценность компании или ее продуктов. Это позволяет организации создать свой ИТ-портфель.

4. Постоянно следите за портфелем

После формирования портфеля управления ИТ важно постоянно следить за ним и развитием различных проектов. Организации могут полагаться на руководителей проектов, чтобы отслеживать и сообщать о ходе финансовой работы и доходах от инвестиций. После этого руководители могут оценить ход выполнения и перечень ИТ-проектов. Профессионалы могут использовать метод RAG, обозначающий красный, желтый и зеленый цвета, для обозначения статуса проекта. Красный означает неудачный проект, желтый означает, что профессионалы могут действовать осторожно и внимательно следить за ним, а зеленый означает, что все идет хорошо.

Советы по управлению ИТ-портфелем

Примите во внимание следующие советы по управлению ИТ-портфелем:

Убедитесь, что ваш портфель описывает бывшие инвестиции

В дополнение к списку проектов, которые организация в настоящее время разрабатывает, портфолио может быть важным, поскольку оно выделяет инвестиции, которые больше не служат компании и ее целям. Это означает, что в портфолио указывается, какие расходы руководители одобряют, а какие проекты компания решила не реализовывать. Это может помочь всем членам организации отслеживать текущие ИТ-проекты и разработки.

Начните с ясного и простого подхода

Хотя вы можете рассмотреть программное обеспечение для управления портфелем с различными функциями, вы можете выбрать более простой подход и использовать электронные таблицы или другие простые для понимания методы для организации информации о проекте. Это может гарантировать, что все сотрудники будут в курсе информации о проекте и будут иметь доступ к необходимым данным. Простота также может гарантировать, что профессионалы смогут распознавать ошибки или сложности проекта и оперативно их устранять.

Включите ИТ-специалистов на функциональные руководящие должности

Процесс управления портфелем включает в себя сотрудничество бизнеса и ИТ-специалистов всех уровней, а это означает, что важно интегрировать сотрудников ИТ-отдела в функциональные руководящие роли. Это означает, что они несут ответственность за управление задачами, связанными с бизнесом, и могут внести свой вклад в успех компании за пределами ИТ. Это может побудить всех членов исполнительного руководства и ИТ-отдела понять, как их задачи способствуют достижению общих целей организации, и почувствовать себя причастными к прогрессу компании.

Используйте четко стандартизированную систему расстановки приоритетов

При определении приоритетов проектов рассмотрите возможность использования стандартизированной системы для их организации в соответствии с уровнем важности, срочности и ценности. Например, организация может отдавать приоритет юридическим или обязательным задачам и проектам, за которыми следуют инициативы, направленные на устранение операционных рисков, и проекты с ценной прибылью для бизнеса. В качестве альтернативы корпорация может организовать ИТ-проекты с использованием временной шкалы и определить, какие инициативы могут принести наиболее существенные выгоды, и порядок их выполнения.