Что такое телеконференция? (с важностью и советами)

4 ноября 2021 г.

Телеконференции — это интерактивный способ общения специалистов из удаленных мест. Это дает пользователям возможность общаться через компьютер, смартфон, планшет или другие виртуальные устройства. Телеконференции могут быть полезны профессионалам, желающим работать удаленно или в разных географических точках. В этой статье мы даем определение телеконференции, сообщаем вам о ее важности, приводим примеры того, кто может ее использовать, и даем советы по проведению виртуальных конференций.

Связанный: [7 Channels of Communication for the Workplace and Why They’re Important](career-advice/career-development/каналы общения)

Что такое телеконференция?

Телеконференция — это использование телекоммуникационного устройства для общения между двумя или более людьми. Это может включать в себя конференц-связь по телефону или с помощью программного обеспечения для видеочата. Это способ для профессионалов общаться виртуально, не встречаясь лично.

Вот три типа методов видеоконференцсвязи, которые профессионалы могут использовать с использованием современных технологий:

• **Конференц-связь:** Аудиотелеконференция может включать в себя участие в конференц-связи с 3 или более специалистами. Обычно участники могут проводить встречи, используя служебную телефонную линию или мобильное устройство.

• **Видеотелеконференция:** В видеоконференции могут участвовать два коллеги, использующие как аудио-, так и визуальные эффекты посредством общего доступа к экрану для просмотра материалов проекта. Обычно это включает в себя совместное использование экрана рабочего компьютера.

• **Обмен аудиовизуальными данными.** Аудиовизуальные конференции аналогичны конференц-вызовам, но вы также можете обмениваться изображениями или графикой во время презентации. Аудиовизуальные средства используют звуковые и визуальные средства, такие как проекторы слайдов или планшеты, для обмена информацией в режиме телеконференций.

• **Виртуальные встречи:** Веб-конференции могут использовать различные программные платформы или приложения для общения с другими людьми через Интернет. Это включает в себя виртуальное общение с коллегами в видеочате в режиме реального времени на компьютере или смартфоне.

**Связанный: [Group Communication: Definition, Types and Best Practices](career-advice/career-development/group-communication)**

Почему важны телеконференции?

Ниже приведены некоторые причины, по которым телеконференции могут быть полезны для профессионалов:

Планирование

Телеконференция позволяет обеим сторонам выбрать дату и время, когда они доступны. Если вы хотите запланировать встречу с клиентом, вы можете отправить ему свое расписание. Позвольте им выбрать удобное для вас время.

Сотрудничество

Виртуальные встречи позволяют вам общаться с несколькими коллегами одновременно. Например, вы можете организовать встречу со своими коллегами, чтобы обсудить детали предстоящей кампании. Это может помочь в повышении производительности и совместной работе внутри организации.

Безопасность

Телеконференции позволяют организациям проводить безопасные встречи. Большинство платформ виртуальных собраний могут позволить вам создать код доступа для участия посетителей в собрании. Коды доступа не позволяют другим проникнуть в вашу конференцию или взломать ее. Это может быть полезно, когда детали вашей встречи конфиденциальны.

Коммуникация

Виртуальные встречи могут помочь улучшить коммуникативные усилия. Это может позволить участникам представить информацию о предстоящей кампании или любые другие материалы проекта, которыми они хотят поделиться с помощью видео. Многие платформы для телеконференций также имеют функцию чата, позволяющую обмениваться внутренними сообщениями во время конференции. Функция чата предоставляет участникам возможность задавать вопросы или оставлять комментарии во время звонка, не прерывая докладчика.

включительно

Видеоконференции позволяют участникам обмениваться визуальными эффектами через веб-обмен. Это может включать обмен слайдами, изображениями и статьями среди других файлов. Общий доступ в Интернете может включать в себя аудио- и видеофайлы.

**Связанный: [Virtual Meetings: A Definitive Guide](career-advice/career-development/virtual-meeting)**

Кто может использовать телеконференции?

Профессионалы в основном используют услуги телеконференций в различных отраслях, включая средства массовой информации, юриспруденцию, правительство и здравоохранение, а также в других областях, основанных на технологиях. Это дает профессионалам в этих отраслях возможность удаленно общаться с коллегами, клиентами или пациентами. Например, поставщики медицинских услуг могут использовать услуги телеконференций или телемедицины, чтобы виртуально встретиться с пациентом.

Советы по телеконференциям

Вот несколько советов, которые следует учитывать при проведении виртуальной встречи:

Испытательное оборудование

Перед проведением презентации может быть важно ознакомиться с технологией, которую вы планируете использовать. Это может включать в себя проверку соединения Wi-Fi, проверку работы микрофонов или проверку презентации в виде слайд-шоу, а также другие функции. Это может помочь совещанию пройти гладко и без технических сбоев.

Установить повестку дня

При планировании встречи может быть важно установить повестку дня для участников. Это может помочь повысить важность тем, которые вы планируете рассмотреть. Ваша повестка дня может включать план встречи и детали с указанием требований к участию. Возможно, важно, чтобы участники знали, что они могут получить от посещения.

**Связанный: 9 советов по аудио и видео, которые помогут провести следующую виртуальную встречу**

Делитесь документами встречи

Прежде чем начать видеоконференцию, полезно предоставить общий доступ к документам собрания. Это могут быть презентации в виде слайд-шоу, материалы для чтения, статистические данные или любые другие документы, которые могут помочь повысить продуктивность собрания. Это может помочь участникам следовать за вами и может сэкономить время за счет эффективного и действенного достижения ваших основных целей.

Устраните отвлекающие факторы

При запуске конференции важно убедиться, что ваше местоположение или окружение свободны от посторонних шумов. Это может позволить участникам слышать все аспекты встречи четко и без помех. Также может быть важно убедиться, что вы используете надежное соединение Wi-Fi, чтобы не потерять доступ в Интернет в середине презентации.

Отключить звук

При посещении телеконференции может быть важно отключить звук для тех, кто не говорит. Во время встречи единственным человеком, у которого может быть включен звук, является ведущий. Любой, кто не говорит, может отключить звук своего компьютера. Это поможет устранить фоновый шум от всех участников разговора. Рекомендуется, чтобы другие отключали звук только тогда, когда у них есть вопросы.

Записать встречу

Может быть важной идеей записывать детали вашей встречи. Запись собрания может дать участникам возможность вернуться и просмотреть материалы собрания. Или, если есть коллеги, которые не могут присутствовать на собрании, наличие записанной версии позволит им посмотреть конференцию позже. Во время записи может быть важно, чтобы все стороны знали, что вы записываете, и что вы можете предоставить им встречу после ее завершения.

Проведение сеансов вопросов и ответов

В конце встречи может быть важно провести сессию вопросов и ответов. Это позволяет участникам задавать вопросы, касающиеся деталей встречи. Участники могут задавать различные типы вопросов, такие как уточнение темы, уточнение разделов или дальнейшее обсуждение конкретных данных.