Что такое структурная структура продукта? (с определением и преимуществами)

25 ноября 2021 г.

Существует множество инструментов управления проектами, которые могут помочь компании в организации своих проектов и согласовании команд для достижения общей цели. Структура разбивки продукта — это диаграмма, которая может помочь руководителям проектов и другим супервайзерам эффективно контролировать выполнение крупного проекта. Понимание функций этого инструмента поможет вам эффективно его использовать. В этой статье мы определяем структуру разбивки продукта, описываем, как она работает, обсуждаем, чем она отличается от структуры разбивки работ, перечисляем некоторые причины ее использования и исследуем, какую пользу она может принести вашей организации.

Что такое структурная структура продукта?

Структура разбивки продукта — это визуальный инструмент управления проектом, который отображает большой проект и определяет его желаемый результат. Эта диаграмма организует встроенный проект в отдельные части и предлагает иерархическое представление различных вовлеченных результатов. Члены команды часто размещают конечный продукт в верхней части диаграммы, более мелкие результаты под ним и еще более мелкие подкомпоненты к результатам под ним.

Руководители проектов могут контролировать разработку структуры разбивки продукта, но создание этого документа обычно является совместным процессом. Высшее руководство, клиенты и различные отделы могут влиять на компоненты структуры продукта. Некоторые команды могут создать небольшой документ, в то время как другие могут предпочесть включить описание продукта для получения более подробной схемы.

Какова цель структурной разбивки продукта?

Структура разбивки продукта может помочь профессионалам разделить большой проект на более мелкие задачи и позволить нескольким людям одновременно контролировать свои отдельные части проекта. Структура разбивки продукта также предлагает всем, кто работает над проектом, ознакомиться с работой других. Эта прозрачность может помочь вам отслеживать график проекта и оценивать, когда члены команды могут выполнять отдельные задания. Вы также можете использовать внешние цифровые инструменты для привязки бюджета, ключевых показателей эффективности и ресурсов каждого компонента к структуре, чтобы структура разбивки продукта могла функционировать как централизованный ресурс в вашей организации-работодателе.

Как работает структура разбивки продукта?

Команда обычно вместе создает структуру разбивки продукта, генерируя идеи. Например, отдельные члены команды могут поделиться своими идеями о требованиях к продукту. Также может быть полезно провести межведомственную сессию по разработке идей, поскольку включение различных точек зрения может привести к более полному набору компонентов. Команды могут начать с бумажной копии своей структуры продукта и в конечном итоге создать окончательную копию с помощью программного обеспечения для управления проектами.

В структуре декомпозиции работ каждый компонент, который команды часто называют встроенным проектом, обычно имеет собственную структуру декомпозиции работ, бюджет и ресурсы, которые могут быть доступны менеджеру или всей команде. Вы можете пометить продукты как внутренние или внешние для большей ясности. Например, бюджет исследования может быть внутренним продуктом, а копия целевой страницы — внешним продуктом.

Структура разбивки продукта по сравнению со структурой разбивки работ

Структура декомпозиции продукта визуально похожа на структуру декомпозиции работ, но они отличаются по принципу действия. Понимание различных функций каждого инструмента может помочь вам выбрать, когда использовать правильную структуру. Ключевое различие между этими двумя диаграммами заключается в том, что структурная структура продукта относится только к физическому продукту и его компонентам, в то время как структурная структура работ может отображать работу, которую команда должна выполнить, чтобы получить конечный продукт, как предполагалось.

Оба документа могут быть необходимы для создания общего плана проекта, и в идеале они могут работать вместе, чтобы помочь вам понять, как правильно создать конечный продукт. Может быть полезно отсканировать каждый документ, чтобы убедиться, что вы включили только соответствующую информацию. Например, если вы заметили, что ваша структура декомпозиции работ включает в себя целевую страницу, вы можете переместить этот элемент в структуру декомпозиции продуктов, потому что это результат, а не задачи, составляющие его завершение.

Причины использования структурной разбивки продукта

Структура продукта может быть полезным ресурсом для различных задач управления проектами. Руководители проектов, менеджеры по доставке и руководители групп могут обращаться к этому документу при планировании проекта, разработке продукта или доставке продуктов клиентам. Структура разбивки продукта может помочь вам в решении следующих задач:

• Назначение подкомпонентов командам или отдельным лицам

• Понимание взаимосвязи между результатами

• Приоритизация подкомпонентов

• Отчетность о проделанной работе перед менеджерами и клиентами

• Разработка других организационных документов, таких как схема потока продукта

• Точное масштабирование проекта в ширину и в глубину

Преимущества использования структурной разбивки продукта

Некоторые преимущества использования структуры разбивки продукта включают в себя:

Повышенная прозрачность

Использование структуры разбивки по продуктам может способствовать развитию культуры прозрачности в вашей организации. Когда члены команды могут видеть, кто над какой частью проекта работает, может быть проще отслеживать прогресс, а также предлагать и получать помощь. Вы также можете ссылаться на структуру разбивки продукта в беседах с заинтересованными сторонами, такими как клиенты и руководители, чтобы предложить всесторонний анализ результатов. Это может помочь установить ожидания и предоставить возможность обратной связи.

Усиленное выравнивание

Этот документ также может быть инструментом, устанавливающим общую терминологию для проекта. Это может быть полезно для крупных проектов, в которых участвует несколько команд, таких как отдел разработки, маркетинга и финансов, поскольку некоторые команды могут использовать термины, характерные для их дисциплины. Наличие внутреннего документа с согласованной терминологией может помочь отделам общаться. Структура разбивки продукта также позволяет отделам сосредоточиться на конечной цели и предлагает им основу для понимания взаимосвязи элементов.

Подотчетность

Менеджеры также могут использовать структурную разбивку продуктов для выявления пробелов в производительности и наблюдения за ходом проекта в целом или по отдельности. Например, если результат неполный, этот инструмент поможет вам легко понять, кто несет ответственность. Затем вы можете сотрудничать с ними, чтобы найти решение, которое может упростить выполнение проекта.

Ясность

Структура разбивки продукта обычно четко определяет компоненты конечного продукта, что может помочь членам команды, руководителям и клиентам понять конечную цель. Некоторым членам команды также может понравиться визуальный характер структуры разбивки продукта, которая помогает им понять требования проекта. Эта структура может также помочь контекстуализировать другие документы, такие как бюджеты и структуры распределения работы для конкретных команд в рамках более крупного проекта.

Организация

Использование этого инструмента также может помочь членам команды координировать большой проект. Различные элементы могут включать разные временные рамки, и некоторые члены команды могут работать над несколькими подкомпонентами на протяжении всего процесса. Структура разбивки продукта может дать руководителям проектов возможность организовать проект, разделив результаты на отдельные категории.

Управление бюджетом

Четко определяя физические продукты, на которых вы хотите сосредоточиться, вы можете оптимизировать свое время и деньги. Структура разбивки продукта может помочь вам определить, приближает ли конкретная задача проект к завершению результата. Ссылка на то, что вы должны заинтересованным сторонам, также может помочь вам исключить задачи и расходы, которые не добавляют ценности проекту.