Что такое статус проекта? Определение и ключевые термины

Статус проекта относится к уровню прогресса, которого он достигает в работе по достижению конечной цели. Знание того, как описать статус проекта, может быть полезным в любой отрасли, которая завершает проекты, поскольку это позволяет профессионалам определить, что им нужно сделать, чтобы обеспечить успех проекта, и поделиться этой информацией друг с другом. Возможно, вам захочется узнать, как обсуждать статус проекта, если ваша работа связана с планированием и завершением проектов, потому что это может помочь вам отслеживать свой прогресс и сообщать о нем своим коллегам.

В этой статье мы определяем статус проекта, исследуем некоторые ключевые термины, которые он может включать, и рассмотрим некоторые шаги по подготовке отчета о статусе проекта.

Что такое статусы проекта?

Статусы проектов — это измерения, которые могут сообщить специалистам о прогрессе, достигнутом ими в конкретном проекте. Профессионалы часто отображают статусы проектов в отчетах и ​​организационных документах, на которые они ссылаются при выполнении различных этапов проекта. Статус проекта может отображаться в виде простого тега или значка в отчете, указывающего на прогресс, достигнутый на каждом этапе завершения проекта. Многие статусы проектов используют цвета для представления различных уровней выполнения, например, задачи, которые выполняются, помечаются зеленым цветом, а отстающие задачи — красным.

Общие условия статуса проекта

Вот некоторые общие термины, относящиеся к статусу проекта:

• Предстоящие: это проект, который все еще находится на рассмотрении клиента.

• В ожидании: в ожидании относятся к проектам, которые были утверждены и запущены, но необходимо временно приостановить работу.

• Просрочено: это означает, что проект все еще выполняется, но крайний срок завершения уже прошел.

• Не начат: этот термин показывает, что проект утвержден, но еще не начат.

• Активный: это означает, что проект утвержден и еще не завершен.

• Приоритет: Приоритет указывает на то, что проект должен быть рассмотрен непосредственно перед другими проектами.

• Отменен: Термин «отменен» означает, что проект больше не активен, но вы все еще можете получить доступ к информации о его ходе из отчетов.

Что такое отчеты о состоянии проекта?

Отчет о состоянии проекта — это документ, в котором содержится обновленная информация о ходе выполнения конкретного проекта. Отчеты о состоянии проекта могут быть очень полезны в проектах, в которых участвуют несколько разных людей или групп, поскольку они предлагают центральный ресурс для всех обновлений о ходе проекта. Члены команды также могут делиться отчетами о состоянии проекта с заинтересованными сторонами проекта, чтобы показать им, как используются их средства и когда проект может быть завершен.

Еще один случай, когда отчеты о состоянии проекта могут иметь решающее значение, — это когда проект сталкивается с проблемами, которые замедляют его продвижение. Это связано с тем, что отчет о состоянии может информировать команду о том, как им может потребоваться скорректировать свои операции, чтобы внести больший вклад в завершение проекта.

Как подготовить отчет о состоянии проекта

Вот несколько шагов для создания отчета о состоянии проекта:

1. Дайте отчету подходящее имя

Присвоение имени отчету о состоянии проекта может быть очень важным, так как имя отчета предоставляет значение, которое другие могут искать для доступа к определенному отчету о состоянии. Это может быть особенно ценно для компаний, которые берутся за несколько проектов одновременно, поскольку использование уникального имени для каждого отчета о состоянии проекта позволяет отличить один отчет от других, упрощая поиск нужного отчета. Вы также можете попытаться использовать похожее имя для проекта, над которым работаете, потому что это может быстро связать отчет о состоянии с проектом, который он обсуждает.

2. Включите текущий статус проекта

Одна из первых частей информации, которая появляется в отчете о состоянии проекта, часто является текущим состоянием оцениваемого проекта. Это связано с тем, что непосредственное обращение к статусу проекта в отчете может подготовить читателей к информации, которая может последовать, сразу же сообщив им о статусе. При определении статуса проекта профессионалы часто используют такие термины, как «в процессе», «под угрозой» или «вне графика», чтобы указать, на каком этапе находится проект с точки зрения его завершения.

3. Напишите резюме всего отчета

После статуса проекта может быть полезно включить краткое изложение того, что охватывает отчет. Это часто полезно для акционеров и читателей, которые хотят узнать о статусе проекта, но могут не нуждаться во всех подробностях, которые может предоставить отчет о статусе проекта. При написании резюме отчета о состоянии проекта вы можете сосредоточиться на наиболее важных фрагментах информации из каждого раздела и использовать один абзац для выражения общих обновлений о проекте, чтобы читатель мог быстро его просмотреть.

4. Выделите несколько вех

Поскольку некоторые специалисты выпускают несколько отчетов о состоянии проекта в ходе одного проекта, вы можете включить в каждый отчет несколько этапов, демонстрирующих прогресс, достигнутый с каждым обновлением. Для этого может быть полезно рассмотреть, какие обновления вы выделили в предыдущих отчетах о состоянии проекта, чтобы определить, какие аспекты достигли наибольшего прогресса. Затем вы можете кратко обсудить две или три важные вехи, которые показывают, как проект продвигается с течением времени. Сюда также могут входить доказательства, такие как результаты опросов, отзывы или комментарии людей с определенными ролями.

5. Добавьте сводку по каждой области

Хотя у вас уже может быть сводка всего отчета о состоянии в начале документа, вы также можете добавить сводки по каждому разделу проекта в качестве основной части отчета о состоянии. Это может предоставить более подробную информацию читателям, которые хотят узнать больше о статусе проекта и хотят получить доступ к конкретным подробностям о каждом этапе его завершения. Для каждого ключевого элемента проекта вы можете использовать абзац или маркеры, чтобы обсудить важные обновления о ходе выполнения и предстоящих задачах.

6. Ссылка на важные ресурсы

Некоторые проекты могут включать вспомогательные ресурсы и документы, такие как электронные таблицы, опросы и отчеты о конкретных процессах. В этих случаях может быть полезно добавить ссылки на любые соответствующие ресурсы в конце отчета о состоянии проекта, чтобы читатели, которым нужна дополнительная информация, могли напрямую изучить источники. В этом разделе вы можете связать документы, диаграммы или портфолио, в котором отображаются материалы проекта.

7. Обсудите любые проблемы

Поскольку большинство проектов сталкиваются с проблемами, которые могут повлиять на их ход, ссылки на любые проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, могут быть очень важными при написании отчета о состоянии проекта. Это связано с тем, что знание проблем, на которые реагирует команда, может помочь объяснить, почему проект может не выполняться или отставать. Обсуждение проблем в отчете о состоянии проекта также может предоставить читателям возможность разработать творческие решения, которыми они могут поделиться с командой, чтобы помочь им вернуть проект в нужное русло.