Что такое система управления гостиничным имуществом? Определение и советы

25 апреля 2022 г.

Гостиницы — это динамично развивающийся бизнес, в котором каждый день приходится балансировать множеством элементов. Однако существует множество технологических решений, которые могут помочь персоналу отеля оставаться организованным и эффективным даже в самые загруженные дни. Если вы ищете способы облегчить людям в отеле выполнение своей работы эффективно и результативно, рассмотрите возможность изучения систем управления гостиничным имуществом. В этой статье мы рассмотрим системы управления гостиничной собственностью, в том числе преимущества их использования, общие элементы и советы по выбору.

Что такое система управления гостиничным имуществом?

Система управления гостиничной собственностью (PMS) — это программное обеспечение, которое управляет многими аспектами деятельности отеля, такими как бронирование, финансовые транзакции и административные задачи. Он может хранить информацию о гостях, записывать данные об отеле, создавать отчеты и выполнять множество других операций, которые помогают в повседневных задачах управления отелем. В последние годы многие системы PMS перешли на облачные технологии вместо того, чтобы требовать от отеля загрузки программного обеспечения.

Преимущества использования гостиничной PMS-системы

Вот несколько преимуществ использования гостиничной системы PMS:

Автоматизация ежедневных задач

Отели могут использовать системы PMS для упрощения и автоматизации различных повседневных задач. Это может включать регистрацию заезда и отъезда гостей, перемещение бронирований, обработку транзакций и другие услуги для гостей. Эта автоматизация может быть еще проще с облачной системой PMS, поскольку сотрудники могут получить доступ к облачной системе из любого места, где есть подключение к Интернету.

Гостевые данные

Системы PMS позволяют отелю безопасно собирать и хранить данные гостей. Это может помочь отелю создать профили гостей, включающие аналитику, которая может проиллюстрировать модели покупок клиентов. Отель может использовать эту информацию для создания услуг, ориентированных на демографические данные тех, кто останавливается в этом отеле.

Мобильная уборка

С помощью системы PMS горничные могут получать уведомления, как только клиент выезжает, чтобы сообщить им, что комната готова к уборке. В некоторых системах горничные также могут регистрировать обновления о состоянии комнаты, чтобы сотрудники стойки регистрации знали, какие комнаты готовы для бронирования. Они также могут запросить техническое обслуживание через систему.

Интегрированные офисные системы

В отеле часто уже есть много систем, особенно в бэк-офисе. Это могут быть платежные шлюзы, кредиторская и дебиторская задолженность, гостевые записи и приложения, характерные для гостиничного бизнеса. Система PMS может интегрироваться с теми, которые уже используются в отеле, и соединять их вместе, что упрощает обеспечение обновления всех систем.

Облачный доступ к данным отеля

Благодаря облачной системе PMS менеджеры и персонал отеля могут получать доступ к данным отеля практически из любого места. Это может включать в себя новые бронирования, социальные сети, услуги для гостей и другие функции PMS. Некоторые облачные системы PMS позволяют вам получить доступ ко всем своим функциям из облака, что позволяет использовать их на мобильных устройствах.

Элементы гостиничной PMS-системы

Большинство систем PMS содержат несколько модулей с различными функциями и функциями. Вы можете приобрести некоторые модули отдельно, если вас интересует конкретная функция. Вот различные модули и функции, которые вы можете найти во многих гостиничных PMS-системах:

Бронирование номеров

Ключевой функцией большинства гостиничных PMS-систем является управление бронированием номеров. Этот модуль, который иногда называют центральной системой бронирования (CRS), отслеживает такую ​​информацию, как инвентаризация номеров и даты. Для CRS важно подключаться к любым методам бронирования, которые отель предоставляет гостям, таким как онлайн-бронирование через сторонние веб-сайты, чтобы список номеров оставался актуальным. Вот несколько функций, которые обычно есть в этом модуле:

• Бронирование номеров и инвентарь: система, которая отслеживает наличие свободных номеров, предотвращает избыточное или дублированное бронирование и предоставляет персоналу информацию о бронированиях.

• Сбор платежей: Система, которая собирает платежи и собирает информацию о типах и суммах платежей.

• Электронные письма о бронировании: система, которая автоматически отправляет гостям электронные письма с подтверждением после того, как они сделали бронирование.

• Бронирование мероприятий: система, которая дает гостям возможность бронировать мероприятия, если они доступны в отеле.

Уборка

Модули уборки позволяют менеджерам создавать списки задач для обслуживающего персонала, которые сотрудники могут обновлять по мере выполнения задач. Они также могут создавать служебные задания на основе блоков, этажей или других категорий местоположений, которые менеджер хочет использовать. Модуль ведет записи, чтобы можно было легко создавать отчеты о том, какие задачи выполнены и кто их выполнил. Модули ведения домашнего хозяйства также часто включают в себя способ записи проблем обслуживания и общения с обслуживающим персоналом.

Операции на стойке регистрации

Ценной особенностью гостиничной PMS-системы является модуль, объединяющий все функции, которые могут понадобиться персоналу стойки регистрации. Модули операций на стойке регистрации обычно включают в себя функции для отслеживания состояния бронирования номеров, регистрации заезда и отъезда гостей, обработки платежей и создания квитанций для гостей. У них также могут быть другие функции управления номерами, такие как автоматическое назначение номеров на основе доступного инвентаря, управление ключами-картами и возможность сотрудникам стойки регистрации проверять, чиста ли комната и готова ли она к приему гостей.

Управление доходами

Цены на гостиничные номера обычно динамичны, а это означает, что они меняются в зависимости от множества факторов. Они могут включать время года, специальные мероприятия в этом районе и цены конкурентов. Модуль управления доходами может значительно упростить процесс динамического ценообразования, автоматически отслеживая важные факторы и соответствующим образом обновляя цены. Это может помочь отелю поддерживать оптимальный уровень заполняемости круглый год.

Управление взаимоотношениями с клиентами

Модуль управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) может собирать информацию о гостях, такую ​​как контактная информация, полученная на стойке регистрации, при бронировании или из других источников. Модуль хранит эту информацию в базе данных, к которой персонал может получить доступ и выполнить поиск. Этот тип модуля может также включать в себя функции для измерения удовлетворенности гостей, организации рекламных акций, управления маркетингом и запуска программ членства и лояльности. Многие отели уже имеют собственную систему CRM, поэтому важно выбрать систему PMS, которая может интегрироваться с уже существующей CRM.

Управление бэк-офисом

Как и модуль фронт-офиса, модуль управления бэк-офисом может соединять системы, используемые бэк-офисом и административным персоналом. Это может включать в себя функции для человеческих ресурсов, гостиничных расходов, запасов и продаж. Они также могут иметь функции, которые позволяют персоналу управлять мероприятиями отеля, такими как конференции и приемы, или услугами отеля, такими как спа-салон или тренажерный зал. Персонал может использовать его для организации питания на мероприятиях и контроля за состоянием помещений.

Счета и счета-фактуры

Финансовый модуль может быть жизненно важной частью системы PMS отеля, поскольку он может оптимизировать транзакции отеля и добавлять все расходы отеля к окончательному счету гостя вместе с его стоимостью бронирования. Это может включать обслуживание в номере, пользование удобствами, а также еду или напитки из ресторана или кафе отеля. У них могут быть разные варианты выставления счетов, чтобы отель мог легко выставить счет отдельному лицу или группе. Другие полезные функции могут включать создание настраиваемых счетов-фактур, хранение финансовой информации в простой в использовании базе данных и предоставление персоналу возможности искать учетную запись и фильтровать результаты поиска.

Советы по выбору системы PMS для отеля

Вот некоторые факторы, которые следует учитывать при выборе системы PMS для отеля:

Интеграция

Интеграция может быть важным фактором при выборе системы PMS, если в отеле уже используются собственные системы или программное обеспечение. Системы PMS более эффективны, когда они могут соединить все системы отеля в одном месте. Это также упрощает их использование персоналом, поскольку они могут рассчитывать на автоматическую синхронизацию и обновление всей информации. Рекомендуется проверить, могут ли любые рассматриваемые системы PMS интегрироваться с текущими системами отеля.

Облачные решения

Хотя облачные решения являются общими для систем PMS, они не являются стандартными, поэтому важно решить, являются ли облачные решения важной функцией. Облачные системы PMS полезны, поскольку они часто доступны в версиях для мобильных устройств или планшетов, что позволяет персоналу получать доступ к системам со всего отеля. Облачные системы обычно доступны с абонентской платой, а отели могут приобретать подписки на отдельные модули. Еще одно преимущество облачного программного обеспечения заключается в том, что его проще интегрировать с другими системами, которые отель уже может использовать.

Удобство для пользователя

Хорошая PMS-система делает работу персонала гостиницы более упорядоченной, поэтому важно, чтобы система была проста в использовании. Это во многом зависит от пользовательского интерфейса системы. Когда интерфейс прост, организован и интуитивно понятен, персоналу часто легче научиться пользоваться им. Когда персонал может легче освоить систему, это означает, что руководство отеля может тратить меньше времени на обучение и быстрее переходить на использование системы PMS.

Гостевое общение

Для системы PMS может быть полезно включить функции, позволяющие персоналу общаться с гостями. Эти функции могут позволить вам настроить автоматические электронные письма для различных ситуаций, например, электронные письма с подтверждением, когда гость бронирует номер. Он также может автоматически отправлять электронные письма за несколько дней до прибытия гостя с инструкциями по регистрации и другой информацией об отеле, что может помочь гостю чувствовать себя в большей безопасности и подготовиться к своему пребыванию. Письма с благодарностью, отправленные после выезда, могут быть отличным способом побудить их вернуться и предложить промокоды.

Настройка

Хотя полезно найти систему PMS со стандартизированными функциями, которые уже соответствуют потребностям отеля, многие отели могут захотеть или нуждаться в возможности настраивать определенные функции или настройки. Например, поставщик может создать свою систему для обработки каждого отеля в зависимости от номера, что означает, что плата и другие элементы зависят от того, сколько номеров есть в отеле и сколько номеров бронирует гость. Вместо этого отель может захотеть, чтобы он был основан на кроватях, поэтому было бы неплохо выбрать систему, которая позволяет отелю изменять эту настройку.

Детальный контроль бронирования

Поскольку бронирование номеров является жизненно важной частью гостиничного бизнеса и системы PMS, хорошей идеей будет найти систему, обеспечивающую максимально детальный контроль бронирования. Базовые функции, такие как отслеживание бронирований из различных источников, могут быть более эффективными, если они поддерживаются такими функциями, как возможность перемещать бронирования, когда гость звонит, чтобы изменить расписание. Также может быть полезно иметь функцию, позволяющую закрыть блок комнат на определенный период. Еще одна функция бронирования, на которую стоит обратить внимание, — это функциональность международного бронирования.

Служба поддержки

Рекомендуется выбирать PMS-систему у поставщика, обеспечивающего круглосуточную техническую поддержку без выходных. Это означает, что даже если что-то пойдет не так с системой поздно ночью, например, произойдет сбой программного обеспечения, персонал отеля может позвонить в службу технической поддержки и найти решение как можно быстрее. Постоянный доступ к поддержке снижает вероятность того, что проблемы с программным обеспечением приведут к сбоям в повседневной работе отеля. Один из способов убедиться, что система имеет надежное обслуживание клиентов, — это проверить отзывы.

Расходы

Стоимость системы PMS может быть важным фактором в процессе выбора, поскольку бюджеты отелей могут сильно различаться. Учитывайте базовую стоимость системы и абонентскую плату и исследуйте, есть ли какие-либо модули, за использование которых взимается дополнительная плата. Также рекомендуется учитывать стоимость с течением времени, поскольку система PMS может повысить эффективность, а более дорогая система по-прежнему может сэкономить деньги отеля в долгосрочной перспективе. Вы также можете найти систему, которая предлагает бесплатную пробную версию, чтобы вы чувствовали себя в безопасности при покупке.