Что такое шаблон плана на случай непредвиденных обстоятельств? (Плюс преимущества использования одного)

Чтобы отреагировать на последствия неожиданного события, команды и предприятия внедряют планы действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы они могли реагировать эффективно и своевременно. Эти типы планов могут проявляться во многих формах, но часто бывает полезно использовать шаблон при его создании, который представляет собой инструмент, который профессионалы могут настроить в соответствии с потребностями вашего проекта или цели. Изучение того, как создать этот тип плана с использованием шаблона, поможет вам быстро реагировать на любые непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть.

В этой статье мы обсудим, что такое план на случай непредвиденных обстоятельств, объясним, почему полезно создать шаблон для него, и включим образец шаблона плана на случай непредвиденных обстоятельств и пример, на который вы можете ссылаться при создании собственного.

Что такое план на случай непредвиденных обстоятельств?

План на случай непредвиденных обстоятельств — это набор шагов и действий, которые вы создаете, а затем реализуете, если возникает прогнозируемый риск и угрожает успеху первоначальной цели. Этот план действует как прагматичное решение потенциального события. Например, член команды разработчиков видеоигр может создать видеоигру для известной развлекательной компании. На ранних стадиях одного из их проектов креативный директор заболевает и несколько месяцев не может контролировать процесс разработки. Предварительно составленный план на случай непредвиденных обстоятельств описывает специалиста, занимающего свое место в этой ситуации, и его обязанности.

В планировании на случай непредвиденных обстоятельств часто перечисляются действия, которые профессионалы должны предпринять в конкретном сценарии, кто должен выполнять определенные задачи и сколько времени требуется для выполнения этого плана. Кроме того, профессионалы не всегда разрабатывают планы на случай непредвиденных обстоятельств. Например, прежде чем получить значительный объем финансирования от ангела-инвестора, бизнес мог бы создать план действий на случай непредвиденных обстоятельств, что делать с этими деньгами и как оптимизировать их использование.

Каковы преимущества использования шаблона плана на случай непредвиденных обстоятельств?

Вот несколько преимуществ использования шаблона плана на случай непредвиденных обстоятельств:

• Быстрое реагирование: быстрое реагирование на непредвиденное событие гарантирует, что вы сможете поддерживать эффективность рабочего процесса и продолжать достигать своих основных целей. Быстрое время отклика также сводит к минимуму любую возможность негативных отзывов, поскольку вы можете подтвердить, что решаете проблемы оперативно.

• Экономия времени: Наличие готового плана действий в чрезвычайных ситуациях может сэкономить вашему бизнесу значительное количество времени, поскольку при возникновении ситуации вам не нужно тратить время на планирование решения. Выполнение вашего плана на случай непредвиденных обстоятельств позволяет вам сосредоточить свои усилия на поддержании эффективности и производительности.

• Снижает затраты: когда возникает непредвиденная ситуация, устранение проблемы обычно стоит денег или приводит к потере производительности. Благодаря шаблону плана на случай непредвиденных обстоятельств ваша способность быстро решить проблему гарантирует, что вы не тратите ненужные средства или критически важные ресурсы на решение проблемы.

• Автоматизирует принятие решений. Планы на случай непредвиденных обстоятельств также позволяют устанавливать автоматические задачи, которые сотрудники будут выполнять в случае возникновения события. Это упрощает процесс принятия решений и дает вам возможность внести коррективы в этот выбор, если того требуют обстоятельства.

• Улучшает решение проблем. Основная цель планов на случай непредвиденных обстоятельств — автоматизировать и оптимизировать ваши инициативы по решению проблем. Когда вы сможете быстро решать проблемы, вы сможете определить, как лучше их решать и свести к минимуму возникновение проблем в будущем.

• Допускает просчитанные риски: понимание того, что план готов на случай непредвиденного события, может позволить вам взять на себя более просчитанные риски в отношении ваших проектов, задач и обязанностей. Принятие большего риска иногда может привести к увеличению доходов, повышению производительности и более качественных результатов.

• Улучшает организацию: когда вы можете определить задачи, которые сотрудники могут выполнять в случае непредвиденных обстоятельств, вы можете гарантировать, что члены команды продолжают работать над своими задачами и что каждая часть проекта соответствует установленному сроку. Вы также можете оценить области вашего плана, которые требуют улучшений.

• Сводит к минимуму ущерб: план действий в непредвиденных обстоятельствах позволяет вам решать проблемы и предотвращать различные неблагоприятные последствия, которые могут помешать достижению ваших целей и задач. Например, вы можете предотвратить некоторые проблемы, такие как производственные паузы, закрытие веб-сайтов, пропущенные платежи по кредиту и снижение производительности.

• Расширяет возможности сотрудников: эффективная стратегия на случай непредвиденных обстоятельств определяет профессионалов, ответственных за каждую задачу. После проверки вашего плана и информирования каждого сотрудника об их обязанностях они смогут выполнять свои обязанности с уверенностью и уверенностью.

Шаблон плана на случай непредвиденных обстоятельств

Вот пример шаблона базового плана на случай непредвиденных обстоятельств:

Мероприятие

[Use this section to describe the potential risk or event that can occur. Ensure to describe this event clearly so each team member can identify the situation in case it occurs. This helps to minimize confusion about an event and ensures that designated response personnel can address the problem accordingly.]

Вероятность

[This section describes the likelihood of an event occurring. You can designate each event with a probability of high, medium or low. If you’re uncertain about the probability, consider consulting with others to make an educated guess by comparing it to related events of which you have experience addressing.]

Персонал реагирования

[Use this section to describe the individuals responsible for performing specific tasks when an event occurs. This may include an individual person, a small team, an entire department or even external professionals. It’s also important that you directly inform these figures of their role in solving the problem before finalizing the contingency plan.]

Подготовка

[Use this section to highlight how a team or entire company can prepare for a response. This section might include developing an incentive process or collecting additional resources for response personnel to use. This portion essentially highlights the prerequisites necessary to execute the response effectively.]

Ответ

[This section describes the actions that response personnel can take in case a defined event occurs. They may only perform one task or several, depending on the necessities of the event. Try to ensure that the response to resolving the problem or event is clear and detailed.]

Пример плана на случай непредвиденных обстоятельств

Вот пример базового плана на случай непредвиденных обстоятельств, который вы можете использовать при разработке собственного:

Мероприятие

Главный вирусолог болен и не может присутствовать на предстоящей конференции по науке и здоровью.

Вероятность

Низкий

Персонал реагирования

Д-р Агата Пламм должна взять на себя функции главного вирусолога и выступить в качестве представителя главного вирусолога на конференции.

Подготовка

Разработайте план логистики, чтобы доставить доктора Агату Пламме на конференцию, включая другие транспортные средства. Кроме того, предоставьте ей необходимые материалы, такие как заметки и презентации главного вирусолога, чтобы она могла подготовиться к мероприятию.

Ответ

Персонал отдела кадров должен немедленно забронировать билет на самолет, чтобы д-р Агата Пламм могла прилететь к месту проведения конференции. Забронируйте для нее проживание в гостинице и другие места для путешествий до ее приезда, а также предоставьте ей сценарий выступления, которое она выступит на конференции.