Что такое шаблон бизнес-отчета? (с примером)

2 апреля 2022 г.

Отчетность — это обычный способ, которым люди сообщают о своем прогрессе, выводах и предложениях в своих компаниях. Поскольку эти люди часто сообщают одинаковую информацию, создание шаблона может помочь разработать согласованный способ передачи информации. Знакомство с этими документами может помочь вам создать несколько документов для компании, с которой вы работаете, к которым люди смогут быстро и легко получить доступ. В этой статье мы обсудим, что такое шаблоны бизнес-отчетов и почему они важны, а также расскажем, как их создать, и предоставим шаблон и пример, которые вы можете использовать.

Что такое шаблон бизнес-отчета?

Шаблон бизнес-отчета — это документ, в котором описывается, как вы можете структурировать определенные бизнес-отчеты. Они часто включают в себя определенные разделы, в которые вы можете добавлять свой уникальный контент и настраивать их в соответствии со своими потребностями. Некоторые распространенные отчеты включают в себя:

• Информационные: Информационные отчеты являются основными документами, которые предоставляют объективную информацию. Это могут быть такие цифры, как количество счетов, открытых компанией за месяц, или список клиентов.

• Аналитический. Аналитические отчеты — это отчеты, в которых люди рассматривают определенную тему или набор информации и проводят анализ. Этот отчет может включать такие разделы, как текущая ситуация, варианты, выводы и результаты.

• Исследование: отчет об исследовании собирает всю необходимую информацию по конкретному вопросу. Кто-то, исследующий новые рынки или потенциальные стратегии, может создать исследовательский отчет.

• Прогресс: отчет о проделанной работе может показать другим, как далеко вы продвинулись в проекте. Это могут быть более короткие и частые отчеты, например еженедельные обновления, чтобы поделиться своим прогрессом в достижении определенных целей.

Многие инструменты обработки текстов предлагают различные шаблоны отчетов, которые вы можете выбрать с уникальным дизайном, заголовками и разделами содержания.

Почему важен шаблон бизнес-отчета?

Есть несколько причин, по которым шаблоны бизнес-отчетов могут быть важны, например:

Легкий доступ

Поскольку в шаблонах уже есть встроенные разделы и замещающий контент, они могут предоставить вам быстрый способ получить к ним доступ и поделиться ими. Вместо повторного создания новых документов использование шаблона может сэкономить вам время, которое вы можете использовать для написания отчета. Вы можете создать библиотеку шаблонов или поделиться ею с другими сотрудниками компании, чтобы они могли использовать ее по мере необходимости.

Согласованная отчетность

С помощью шаблонов вы можете иметь одинаковое форматирование для каждого созданного отчета. Это может свести к минимуму любые отвлекающие факторы или путаницу при обмене информацией, поскольку члены команды могут ознакомиться с макетом каждого шаблона. Например, у вас может быть еженедельный отчет о проделанной работе, который отправляют люди. Если в каждом из них используется один и тот же шаблон, вы можете быстро просмотреть и сравнить различные документы.

Легкое обучение

Вместо того, чтобы тратить время и усилия на обучение сотрудников новым отчетам, шаблоны могут упростить это. Вы можете заранее просмотреть формат и стиль одного из новых сотрудников, и они смогут более комфортно работать с шаблонами в процессе использования. Это может сэкономить время как инструктору, так и обучаемому при изучении новых типов документов.

Как создать шаблон бизнес-отчета

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить при создании шаблона бизнес-отчета:

1. Классифицируйте свои потребности

Поскольку у вас могут быть разные отчеты для ваших уникальных потребностей, вы можете сначала собрать информацию о разных отчетах. Вы можете классифицировать аналитические отчеты, отчеты о ходе выполнения или другие типы отчетов, для которых могут использоваться аналогичные шаблоны. Этот шаг поможет вам упорядочить существующие отчеты и решить, сколько уникальных шаблонов вы можете создать.

2. Определитесь с необходимой информацией

При категоризации отчетов вы также можете просмотреть важную информацию в каждом из них. Без шаблона в отчетах могут быть несовместимые разделы, поэтому вы можете попытаться объединить их, чтобы улучшить понимание. Например, вы можете заметить, что в каждом отчете о прогрессе измеряется, насколько человек близок к достижению своей цели. Некоторые могут быть в процентах, а другие могут быть в раз. Поскольку это поле одинаково во всех отчетах, может быть важно включить его в шаблон.

3. Наметьте разделы

При запуске шаблона вы можете начать только с заголовков в каждом разделе. Получив необходимую информацию, вы можете начать заполнять ее реальными данными. Пустой шаблон может иметь четкие заголовки и инструкции, где вы ожидаете заполнить определенную информацию. Здесь вы можете указать требования к вводу, такие как форматирование даты, ограничения на количество символов или другие потребности. Во многих отчетах может потребоваться только один раздел с определенной информацией, в то время как в других может быть предусмотрено место для добавления дополнительных сведений, источников или статистики.

4. Проанализируйте с коллегами

Вы можете просмотреть свой шаблон с другими членами команды, которые планируют писать и использовать разные отчеты. Рассмотрите возможность проведения собраний, на которых вы можете просматривать документы с другими, спрашивая, есть ли какие-либо разделы, отсутствующие, не относящиеся к делу разделы или запутанные элементы. Это обсуждение может помочь вам внести окончательные изменения в шаблон, прежде чем он станет доступным. На этом этапе вы можете просмотреть элементы дизайна, чтобы убедиться, что дизайн легко читается и содержит все необходимые элементы фирменного стиля, например цвета компании.

Шаблон бизнес-отчета

Вот шаблон бизнес-отчета, который вы можете использовать при создании собственного:

[Title]
[Company name]
[Prepared by:]
[Date:]

[Heading 1: Overview of the report]

[A brief summary of the report and findings with key information]

[Heading 2: Additional details]
[This section might include your plans, methods or supporting data that provides additional context for your report. You can include additional sections as needed depending on the report.]

Пример шаблона бизнес-отчета

Вот пример шаблона бизнес-отчета, который вы можете использовать при создании собственного:

Сводный отчет о клиентах
ВоркСейлс Интернэшнл
Подготовила Дженна Робертс
10 февраля 2022 г.

Резюме клиента

В декабре мы сделали 200 продаж. Из них 160 постоянных клиентов. 40 из них были новыми. Новые клиенты тратят в среднем на 20% больше, чем постоянные клиенты. В опросе об удовлетворенности 95% сказали, что планируют снова делать покупки у нас в будущем.

Подробная информация
200 продаж
Средние расходы на одного клиента 68,73 доллара США.
190 уникальных клиентов (10 купили дважды в одном месяце)
Перевыполнен план продаж на 7%