Что такое секционная сессия? (Определение, преимущества и советы)

Руководители конференций часто ищут способы сделать свои встречи более увлекательными. Один из способов добиться этого — сеансы работы в группах, когда участники собрания разделяются на более мелкие группы. Эти более интимные встречи позволяют им вести глубокие дискуссии со сверстниками, задавать вопросы и знакомиться с новыми людьми. В этой статье мы определяем, что такое секционные заседания, обсуждаем их преимущества, типы и даем советы по их проведению на следующем собрании.

Что такое секционная сессия?

Секционное заседание — это короткая встреча, на которой участники более крупного собрания проводят более подробные обсуждения в небольшой группе. Во время этих занятий участники также могут выполнить задание или прослушать презентацию, чтобы узнать больше по соответствующей теме. Конференции, как правило, организуют несколько секционных заседаний, гарантируя, что каждая группа достаточно мала, чтобы поощрить участие всех участников. Обратите внимание, что вы можете слышать, как люди называют секционные заседания секционными семинарами или собраниями.

Сессии в группах могут проводиться лично или виртуально. Чтобы облегчить личные секционные заседания, руководители конференции отправляют участников в разные зоны зала. Эта конфиденциальность позволяет группам вести содержательные обсуждения, сводя к минимуму отвлекающие факторы. После завершения секционных заседаний группы могут снова собраться в основной зоне сбора. В виртуальных сеансах обсуждения используются функции комнаты обсуждения в инструментах онлайн-конференций, что дает им такое же ощущение конфиденциальности, как и при общении с другими членами группы.

Преимущества секционных сессий

Вот некоторые преимущества проведения секционных заседаний:

Поощряйте участие

Участники могут чувствовать себя более комфортно, участвуя в небольшой группе, а не в большой. На секционном заседании каждый получает возможность поделиться своими идеями перед менее пугающей аудиторией. Группа слышит, что говорят участники, а координаторы конференции могут даже собирать их комментарии, чтобы использовать их в более широком обсуждении.

Способствовать углубленным обсуждениям

Во время секционного заседания группы могут более подробно обсудить темы конференции. Они могут поделиться идеями, которые пришли им в голову во время презентации, или задать вопросы, если что-то будет неясно. Участники могут узнать что-то новое и получить новые точки зрения от других участников, что может помочь им лучше понять материал и почувствовать чувство общности.

Предложите перерыв от пассивного слушания

Поскольку участники могут устать от долгих часов пассивного прослушивания, многие конференции планируют прием пищи и короткие периоды отдыха. Сеансы в группах — это еще один способ помочь участникам расслабиться перед тем, как сосредоточиться на основной презентации. После долгого сидения посетители часто ценят возможность встать и пройтись по своим группам. Участникам также приятно поговорить со своими сверстниками и поразмышлять над презентацией, которую они только что услышали.

Типы секционных сессий

Вот некоторые распространенные типы сеансов работы в группах:

Освещение переговоров

Если вы хотите продолжать обучать участников во время секционных заседаний, рассмотрите молниеносные доклады. В каждой группе есть ведущий, который делает краткую презентацию по определенной теме. Фасилитаторами могут быть докладчики с вашей конференции или участники-добровольцы, которые хотят поделиться своими идеями со своими группами. Вы можете сделать презентации краткими, ограничив количество слайдов, которые они могут использовать, или установив ограничение по времени, обычно около пяти минут. В конце презентации ведущий обычно отвечает на вопросы или призывает участников группы к обсуждению материала.

Сеансы «Спроси меня о чем угодно»

Руководители конференций, которые ожидают много вопросов, могут проводить сеансы «Спроси меня о чем угодно». В каждой группе есть эксперт-фасилитатор, который может поделиться своим мнением о более широкой презентации. Этот формат активно приветствует вопросы, позволяя участникам чувствовать себя комфортно, обращаясь за разъяснениями. Хотя фасилитатор в первую очередь отвечает за ответы на вопросы, члены группы также могут использовать свой опыт, чтобы внести свой вклад в беседу. Если фасилитаторы заметят, что у участников есть общая проблема, они могут попросить руководителей конференции более подробно рассмотреть эти темы.

Скорость работы в сети

Скоростное общение может помочь участникам встретиться с профессионалами из разных организаций. Это также позволяет им общаться с членами их собственной компании. Вы можете структурировать этот тип сеанса работы в группах, разделив людей на группы и попросив их поговорить с одним человеком в течение определенного периода времени. Во время даже короткого сеанса участники могут познакомиться с несколькими новыми людьми. Эти связи позволяют им чувствовать себя более комфортно на мероприятии и строить свои сети для будущих карьерных возможностей.

Деятельность

Чтобы сделать ваши сессии в группах особенно интерактивными, рассмотрите возможность включения в них активности. Упражнение может быть интересным способом убедиться, что ваши участники понимают материал в более крупной презентации. Например, вы можете создать викторину, в которой будет рассмотрена новая политика вашей компании. Кроме того, мероприятие может помочь вашим посетителям расслабиться и познакомиться друг с другом. В некоторых компаниях есть группы, которые занимаются тимбилдингом, например:

• шарады

• Бинго

• Пазлы

• Две правды и одна ложь

Сессии на свежем воздухе

Проведя несколько часов внутри, посетители могут захотеть выйти на улицу. Рассмотрите возможность проведения секционных заседаний на открытом воздухе, чтобы участники могли оставаться активными и сменить обстановку. Сессия может быть похожа на ту, которую вы проводите в помещении, например, сессия «Спроси меня о чем угодно» или игра в бинго. Вы также можете сделать семинар более активным, выполнив такие действия, как охота за мусором или игра в перетягивание каната. Даже если вы проводите виртуальную встречу, вы можете проводить секционные сессии на открытом воздухе. Попросите участников выйти из системы, выйти на короткую прогулку и вернуться с фотографией того, что вы просили их найти.

Советы по проведению секционных заседаний

Вот несколько советов по проведению секционных заседаний:

Поставьте четкую цель

При планировании секционных заседаний подумайте о постановке цели. Спросите себя, чего вы хотите, чтобы участники сделали за то короткое время, что они встречаются. Например, вы можете захотеть, чтобы они встретились с большим количеством участников или задали вопросы о более крупной презентации. Знание цели сеанса может помочь вам создать четкую структуру для участников, что может увеличить общее участие.

Установить лимит времени

Краткость секционных заседаний позволяет участникам отдохнуть, помогая им сосредоточиться на конференции. Чтобы собрания группы оставались короткими, рассмотрите возможность установления ограничения по времени. Идеальные временные рамки варьируются в зависимости от типа сессии прорыва. Например, охота за мусором может потребовать больше времени, чем раунд скоростной сети. Установив соответствующее ограничение по времени, вы можете обеспечить структуру, предоставляя всем возможность участвовать. Ограничение по времени также может обеспечить достаточно времени для остальных мероприятий вашей конференции.

Организуйте группы стратегически

Некоторые руководители конференций организуют группы прямо перед секционными заседаниями. Они могут разделить участников по их фамилиям или тому, где они сидят во время презентации. Этот метод может помочь лидерам конференции рандомизировать группы, но они также могут извлечь выгоду из стратегической организации групп. Подумайте о том, чтобы в каждой группе были участники с разным уровнем опыта. Сочетание новых и старших сотрудников может обеспечить группы инновационными идеями и экспертными знаниями. Убедитесь, что в каждой группе есть члены из разных отделов или организаций, чтобы облегчить сетевые возможности. Постарайтесь, чтобы участники зарегистрировались до мероприятия, чтобы вы могли соответствующим образом спланировать группы.

Выберите правильный размер группы

При организации секционных заседаний подумайте, сколько человек вы хотите иметь в каждой группе. Группы с меньшим количеством людей могут обеспечить большее участие, в то время как в больших группах люди могут чувствовать себя более комфортно. Хотя предпочтения ваших посетителей могут помочь вам определить правильный размер группы, вы также можете рассмотреть формат секционных заседаний. Например, может быть более продуктивно использовать большие группы для молниеносных выступлений, так как многие люди могут слушать одного докладчика. Сеансы «Спроси меня о чем угодно» могут выиграть от более интимной обстановки, которая побуждает участников задавать вопросы.

Пространство дизайна, подходящее для формата перерыва

Если собрание виртуальное, вы можете использовать инструмент онлайн-конференций для создания комнат обсуждения. Большинство инструментов позволяют автоматически или вручную разделять участников, при этом организатор может присоединяться к разным комнатам для наблюдения за разговорами. Организатор также может отправлять сообщения, чтобы указать, сколько времени осталось, и попросить участников снова собраться на основном собрании.

Если встреча проводится с личным присутствием, постарайтесь спроектировать физические пространства, соответствующие формату секционных заседаний. Например, комната с рядами стульев идеально подходит для освещения переговоров. Отсутствие стульев может быть более подходящим для сеансов быстрого общения, так как это побуждает участников общаться с большим количеством людей.

Используйте правильное оборудование

Предоставляя группам подходящее оборудование, вы можете гарантировать, что секционные заседания будут соответствовать их цели. Для Lightning Talks может потребоваться микрофон или проектор, чтобы каждый мог насладиться презентацией. Если вы проводите развлекательные мероприятия, вы можете снабдить группы досками, бумагой, ручками или другими материалами для выполнения мероприятия.

Рассмотрите ротацию групп

Если ваши сеансы работы в группах состоят из разных презентаций или мероприятий, рассмотрите возможность чередования групп. Участники могут переходить в новые группы через определенное время или присоединяться к интересующим их группам. Разрешая ротацию, вы можете поощрять посетителей участвовать в том, что их интересует. Даже если все сеансы работы в группах посвящены одному и тому же действию, вы можете поощрять чередование, чтобы помочь посетителям познакомиться с большим количеством людей.

Проконсультируйтесь с ведущими группы

После завершения секционных заседаний рассмотрите возможность консультации с ведущими группы. Эти лидеры могут рассказать вам, что участники обсуждали во время собраний, что позволит вам уделить внимание остальной части вашей презентации их вопросам. Вы также можете использовать отзывы для улучшения будущих секционных заседаний. Например, если вы узнаете, что всем не хватило времени, чтобы внести свой вклад, вы можете увеличить лимит времени для следующей встречи.