Что такое ритм встречи? (с видами и советами по выбору)

2 апреля 2022 г.

Совещания являются важным инструментом для правильного общения на рабочем месте. Чтобы встречи поддерживали продуктивность сотрудников, организациям важно планировать их эффективно. Установление определенного шаблона или частоты проведения совещаний может помочь создать надежную и эффективную структуру совещаний. В этой статье мы определяем, что такое ритм встречи, обсуждаем некоторые распространенные типы ритма и даем советы по выбору правильного ритма для вашей команды.

Что такое ритм встречи?

Частота собраний относится к частоте, с которой конкретная группа собирается на собрание. Это включает в себя установление последовательного шаблона для групповых встреч, чтобы способствовать хорошему общению и выработке хороших привычек. Частота встреч может зависеть от таких факторов, как кто участвует в собрании и характер того, что они планируют обсудить. Например, может быть полезно чаще проводить короткие встречи для обсуждения срочных тем, но может быть полезно реже проводить длительные встречи для обсуждения более общих тем или целей.

Некоторые важные вещи, которые следует учитывать при установлении ритма встречи, включают:

• Сколько времени нужно участникам для обсуждения действий

• Сколько человек и кто именно посещает собрания

• Сколько времени обычно требуют встречи

• Полезно ли планировать встречи в разное время

• Что делать участникам, если у них закончились темы для обсуждения

• Какова цель встречи

• Каковы уровни приоритета задач

Типы встреч

Вот несколько примеров частых встреч:

Ежедневные встречи

Каденция ежедневных встреч требует, чтобы участники встречались каждый день. Часто полезно стремиться к тому, чтобы эти встречи были короткими и происходили в одно и то же время каждый день. Это помогает участникам рассматривать совещание как часть своего обычного рабочего дня и не тратит слишком много времени.

Некоторые примеры ежедневных встреч включают в себя:

• Ежедневные стендап-встречи. Ежедневные стоячие встречи включают в себя все члены команды, которые стоят в комнате вместе, чтобы встретиться. Они могут обсуждать, над чем они работают в течение дня, делиться новостями о ходе работы и спрашивать о возможных проблемах в течение дня.

• Ежедневные контрольные встречи команды. Ежедневные контрольные встречи команды, также называемые рабочим временем, происходят, когда руководитель устанавливает определенное время дня, которое он использует для общения с сотрудниками. Они могут пригласить отдельных сотрудников поговорить с ними или иметь политику, согласно которой они могут свободно встречаться в течение этого времени.

Еженедельные встречи

Еженедельная частота встреч позволяет проводить одну встречу в неделю. Может быть полезно планировать собрания в одно и то же время каждую неделю, например, каждый вторник в 10:00. Это может помочь каждому разработать согласованный график и планировать собрания в соответствии со своим расписанием.

Некоторые примеры еженедельных встреч могут включать:

• Еженедельные собрания руководящего состава. Еженедельные собрания руководящего состава позволяют менеджерам и другим руководителям собираться еженедельно. Эти встречи часто бывают короткими и сосредоточены на срочных проблемах.

• Еженедельные встречи один на один. Еженедельные встречи один на один обычно проводятся между менеджерами и их непосредственными подчиненными. Часто это случайные встречи, которые позволяют сотруднику обсудить любые проблемы, которые у него есть на неделю.

• Еженедельные собрания команды. Еженедельные собрания команды часто проводятся на уровне отдела. Они предоставляют членам одних и тех же команд возможность обсуждать проблемы, задавать вопросы об ожиданиях на неделю и делиться новостями о проекте.

Ежемесячные встречи

Ежемесячная частота встреч предполагает проведение одной встречи в месяц, всего 12 встреч в год. Эти встречи могут происходить в любое время в течение месяца. Однако часто полезно запланировать их на один и тот же день и время каждого месяца, например, на вторую среду каждого месяца в 13:00.

Некоторые примеры ежемесячных собраний могут включать:

• Общие собрания компании: общие собрания компании позволяют всем, кто связан с компанией, встретиться и поделиться важной информацией. Эти встречи гарантируют, что все узнают о важных обновлениях одновременно, помогая предотвратить слухи или недопонимание.

• Ежемесячные встречи один на один, посвященные карьере. Ежемесячные встречи один на один позволяют менеджерам и их непосредственным подчиненным встречаться и обсуждать личные карьерные цели сотрудников. Это дает им возможность обсудить опасения по поводу заработной платы, производительности и карьерного роста.

• Ежемесячные собрания менеджеров. Ежемесячные собрания менеджеров включают членов руководящего состава для обсуждения важных обновлений внутри организации. Это позволяет всем руководителям понимать, чем занимаются другие отделы, и дает возможность принимать решения и обсуждать вопросы.

Ежеквартальные встречи

Ежеквартальные встречи предполагают проведение четырех встреч в год примерно раз в 90 дней. В зависимости от организации эти встречи могут проводиться в начале или в конце каждого квартала. Хотя точные кварталы могут зависеть от организации или отрасли, большинство компаний используют следующий календарь для своих кварталов:

• 1 квартал: январь, февраль и март

• Четверть 2: апрель, май и июнь

• Четверть 3: июль, август и сентябрь

• Четвертый квартал: октябрь, ноябрь и декабрь.

Некоторые примеры ежеквартальных совещаний могут включать:

• Ежеквартальные заседания совета директоров. Ежеквартальные заседания совета директоров позволяют совету директоров организации собираться для обзора финансовых показателей организации за квартал и сравнения их с бюджетом. Это также может быть полезно для постановки целей по улучшению деятельности организации в следующем квартале.

• Ежеквартальные бизнес-обзоры. Ежеквартальные бизнес-обзоры позволяют командам анализировать свои цели на квартал и обсуждать результаты. Внешние ежеквартальные бизнес-обзоры могут быть сосредоточены на обсуждении прогресса в течение квартала и того, как вы можете помочь клиенту стать лучше в следующем квартале, а внутренние встречи могут быть сосредоточены на целях отдела.

• Ежеквартальные встречи с клиентами. Ежеквартальные встречи с клиентами позволяют членам команды встречаться со своими клиентами, чтобы ставить цели на следующий квартал. Он также предоставляет клиентам возможность решить любые проблемы, которые у них могут возникнуть, или ответить на вопросы о продуктах или услугах.

Советы по выбору правильного ритма встречи

Примите во внимание следующие советы, которые помогут вам выбрать правильную частоту собраний для организации или команды:

• Помните о том, кого вы приглашаете. Убедитесь, что вы включили в собрание правильных людей. Ограничьте участие наиболее важными участниками и делитесь заметками о встрече с людьми, которые могут использовать время встречи для выполнения других задач.

• Создайте формат. Разработайте согласованный формат, который вы будете использовать для каждой встречи, например, порядок обсуждения каждой темы. Следуйте этому постоянно, чтобы повысить эффективность ваших совещаний и оценить, насколько ритм соответствует потребностям вашей команды.

• Подготовьтесь к встрече. Составьте повестку дня для каждой встречи, в которой излагаются задачи и цели встречи. Используйте это, чтобы направлять встречу, и поделитесь ею перед встречей, чтобы участники знали, чего ожидать.

• Подумайте о размере группы. При выборе ритма учитывайте, сколько человек может участвовать в собрании. Подумайте, как лучше всего использовать время каждого, учитывая размер группы и требования стиля встречи.

• Попробуйте разные частоты. Поэкспериментируйте с различными ритмами встреч. Спросите участников об их отзывах и используйте их, чтобы определить подходящую частоту.