Что такое рабочий процесс? Определение, типы и способы их оптимизации

9 декабря 2021 г.

Определение рабочих процессов вашей организации может стать отличным способом узнать больше о том, как сотрудники компании создают ценность. Рабочие процессы могут варьироваться от мелких задач до крупных процессов, требующих определенных навыков или знаний. Понимание того, что такое рабочие процессы, с какими типами рабочих процессов вы можете столкнуться и как их оптимизировать, может помочь командам стать более эффективными и продуктивными. В этой статье мы объясним, что такое рабочий процесс, изучим различные типы и обсудим, как оптимизировать рабочие процессы.

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это любой метод, который сотрудники используют для создания ценности для компании. Компании часто создают корпоративные или отраслевые рабочие процессы для выполнения задач. Например, производственная компания может создать специальный рабочий процесс для производства своей линии одежды, а маркетинговая компания может создать рабочий процесс для создания новой рекламной кампании в социальных сетях. Вы можете включить почти все, что сотрудники делают для создания ценности и завершения проектов, в определение рабочего процесса.

Типы рабочих процессов

Следует учитывать три типа рабочих процессов:

1. Рабочие процессы высокого уровня

Рабочие процессы высокого уровня — это любые действия или процедуры, которые существуют на самом базовом уровне понимания для сотрудников. Эти процессы просты и доступны и помогают выполнять основные или второстепенные задачи и проекты. Рабочий процесс зависит от простой формулы одного входа и одного выхода. Например, сотрудник отправляет форму утверждения проекта, менеджер утверждает ее, и проект начинается. Отправка — это вход, а утверждение — результат процесса. Рабочие процессы высокого уровня могут лучше всего работать с простыми проектами, хотя они также являются важным компонентом и для более сложных проектов.

2. Рабочие процессы среднего уровня

Рабочие процессы промежуточного уровня содержат больше деталей, чем процессы высокого уровня. Обычно они включают любые коммуникации или сотрудничество между отделами и описывают некоторые детали важных решений в рабочем процессе. Например, если отдел маркетинга и бухгалтерии работают вместе над созданием маркетингового бюджета, рабочий процесс промежуточного уровня помогает организовать и описать задачи по выполнению этого бюджета, кто обрабатывает какие части проекта и какие решения принимает каждый отдел в отношении бюджета. бюджет. Промежуточные рабочие процессы обычно лучше всего подходят для проектов с небольшой сложностью или проектов, зависящих от совместных усилий.

3. Подробные рабочие процессы

Рабочие процессы на уровне детализации включают максимальное количество деталей. Подробный рабочий процесс обычно содержит следующую информацию о проекте или задаче:

• Владение шагами: это описывает, кто из членов команды проекта отвечает за владение каждым шагом в процессе.

• Шаговые переходы: это объясняет, где происходят переходы в процессе, в том числе кто инициирует фазу перехода между шагами проекта.

• Коммуникация: здесь описывается, как команда сообщает о деталях и шагах проекта.

• Вспомогательная информация: сюда входит информация об инструментах, документах, процедурах или формах, необходимых для выполнения каждого шага.

• Точки принятия решений: здесь подробно описывается место на каждом этапе, где члены команды или заинтересованные стороны принимают важные решения.

Как оптимизировать рабочие процессы для вашей команды

Оптимизация рабочих процессов может помочь повысить производительность и эффективность команды. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять для оптимизации рабочих процессов:

1. Задавайте вопросы и отвечайте на них

Когда вы формируете новые рабочие процессы или оптимизируете старые, важно задавать вопросы, чтобы поощрять общение и сотрудничество. Вы также можете предлагать ответы на предыдущие вопросы по мере продвижения, закрывая беседы и решая любые проблемы, которые могут возникнуть в рабочих процессах. Поощряйте команду отвечать на вопросы о процессах, которые, по их мнению, не являются оптимальными или требуют значительных изменений. Изучите любые конкретные проблемы с предыдущими процессами, такие как медленные точки или препятствия, созданные нехваткой инструментов, ресурсов или организации. Предложите каждому члену команды возможность рассказать о своем личном опыте работы с процессами компании.

2. Используйте визуальные инструменты для создания новых процессов

Визуальные инструменты могут быть отличными ресурсами при оптимизации рабочих процессов, поскольку они помогают предоставить контекст для письменной или устной информации. Рассмотрите возможность создания блок-схемы для каждого проекта, чтобы показать, как продвигается каждый шаг, кто отвечает за каждую задачу и какие инструменты или шаги необходимы для завершения проекта. Вы можете использовать программное обеспечение для повышения производительности для создания графиков, диаграмм или других визуальных элементов, которые могут помочь всем лучше понять переходы проекта. Иногда легче понять прогресс, когда вы видите его, а не читаете о каждом шаге. Визуальные среды также могут создавать возможности для вопросов и ответов.

3. Уменьшите объем проекта

Иногда лучшее, что можно сделать для рабочего процесса или проекта, — это упростить его и сократить объем работы. Сложные проекты часто возникают из-за больших рабочих нагрузок или объемов, поэтому их уменьшение может упростить задачу. Подумайте о том, чтобы разбить большие и сложные проекты на более мелкие, более управляемые проекты с собственными рабочими процессами. Некоторым проектам может помочь более сфокусированный подход, когда команда занимается одной частью проекта за раз. Это позволяет команде сосредоточить свои усилия на более мелких частях более крупного проекта и может помочь в разработке рабочих процессов по мере продвижения проекта.

4. Чаще анализируйте свои процессы

Анализ каждого рабочего процесса до, во время и после проекта может помочь вам и вашей команде понять, что можно улучшить, а где вы можете преуспеть. Например, команда может преуспеть на этапе мозгового штурма и планирования проекта, но нуждается в улучшении на начальных этапах проекта. Частый анализ может помочь в оптимизации процесса за счет более быстрого выявления ошибок, препятствий или проблем и создания большей ответственности среди членов команды. Привлекайте каждого члена команды к ответственности за свою роль в каждом проекте и по возможности проводите анализ рабочего процесса.

Что такое анализ рабочего процесса?

Анализ рабочего процесса — это метод, который команды используют для деконструкции каждого рабочего процесса в проекте и определения того, где они могут внести улучшения. Определяя каждый шаг, инструмент и метод в рабочем процессе, команда может сделать процессы более эффективными. Анализ рабочего процесса обычно включает три этапа:

1. Документация: задокументируйте каждый компонент рабочего процесса и проанализируйте всю необходимую документацию для каждого процесса.

2. Измерение: измерьте каждый рабочий процесс, чтобы определить, может ли разделение проекта на более мелкие части повысить эффективность.

3. Анализ: проанализируйте все усилия и процессы команды, чтобы определить, где возникают ошибки, где существуют проблемы и где необходимы улучшения.