Что такое рабочий процесс CRM? (Плюс Как создать свой собственный)

2 апреля 2022 г.

Рабочий процесс CRM — это полезный процесс, который позволяет автоматизировать бизнес-операции. Это может помочь вам и вашей команде выполнять сложные задачи, такие как маркетинг по электронной почте, поддержка клиентов или управление учетными записями, быстро и точно. Изучение того, как использовать рабочий процесс CRM, может повысить производительность за счет увеличения количества автоматизированных задач, которые выполняет ваша система. В этой статье мы обсудим, что такое рабочий процесс CRM, и объясним, как вы можете создать свой собственный.

Что такое рабочий процесс CRM?

Рабочий процесс CRM — это вариант, который вы можете выбрать при использовании системы управления взаимоотношениями с клиентами, чтобы помочь вам завершить бизнес-процесс. Использование CRM-системы позволяет автоматизировать процессы, что может повысить эффективность вашего рабочего места при выполнении задач. При использовании рабочего процесса вы можете установить действие для запуска другой задачи. Например, вы можете включить автоматическую отправку электронной почты клиенту после того, как он подпишется на список рассылки вашей компании.

Почему вы можете использовать рабочий процесс CRM?

Вот несколько причин, по которым вы можете использовать рабочий процесс CRM:

• Повышение эффективности. Автоматизируя общие бизнес-процессы, вы можете повысить эффективность своего рабочего места и быстрее выполнять задачи. Это также может повысить производительность, поскольку вы можете выполнять большее количество задач в течение дня, используя рабочий процесс CRM.

• Улучшите взаимодействие с клиентами: используя автоматические сообщения для общения с клиентами, вы можете взаимодействовать с большим количеством клиентов и побуждать их взаимодействовать с вашим рабочим местом.

• Отслеживание файлов. Вы можете запрограммировать свой рабочий процесс на отслеживание цифровых файлов и транзакций, что может снизить вероятность потери важной информации. Вы также можете настроить рабочий процесс для хранения важных документов в отдельных файлах в зависимости от содержимого файла.

Как создать рабочий процесс CRM

Хотя конкретные шаги по созданию рабочего процесса могут различаться в зависимости от типа вашей CRM-системы, большинство систем следуют основному этапу разработки нового рабочего процесса. Эти основные шаги включают в себя:

1. Получите доступ к карте сайта вашей CRM

Карта сайта вашей CRM содержит описание функций, настроек и навигации CRM. Чтобы получить доступ к карте сайта, откройте CRM-систему. Как правило, карта сайта является первым окном, которое появляется.

2. Найдите центр процесса

В карте сайта нажмите «Настройки». Эта опция предоставляет вам обзор всех настроек вашей CRM. В этом окне найдите опцию «Process Center». Обычно эта опция находится в верхней части экрана. После выбора этой опции выберите опцию «Процессы», затем выберите «Создать». Это позволяет создать новый рабочий процесс.

3. Введите имя процесса

После выбора опции «Новый» появится всплывающее окно, в котором вам будет предложено ввести информацию о вашем новом рабочем процессе. В поле «Имя процесса» введите имя вашего рабочего процесса. Как правило, название может соответствовать цели или преимуществам рабочего процесса. Например, если вы создаете рабочий процесс для автоматизации процесса продаж, вы можете назвать его «Автоматизация процесса продаж».

Если на вашем рабочем месте есть несколько отделов, использующих одну и ту же систему CRM, рассмотрите возможность включения названия вашего отдела в название процесса. Это может снизить вероятность того, что другой отдел использует ваш рабочий процесс для выполнения аналогичной задачи. Например, если отдел маркетинга и отдел продаж используют рабочий процесс для выполнения маркетинга по электронной почте, важно, чтобы они использовали рабочий процесс, характерный для их собственного отдела.

4. Выберите категорию и объект

Далее вы можете выбрать категорию и сущность процесса. Большинство CRM предоставляют вам раскрывающееся меню с несколькими вариантами. В поле «Категория» выберите параметр «Рабочий процесс», чтобы установить, что вы создаете новый рабочий процесс. В поле «Объект» выберите информацию, с которой рабочий процесс может работать в первую очередь. Например, если вы планируете использовать рабочий процесс для автоматизации управления учетными записями, вы можете выбрать в меню пункт «Учетная запись».

5. Решите, хотите ли вы запустить рабочий процесс в фоновом режиме.

В нижней части окна вы можете решить, хотите ли вы, чтобы рабочий процесс работал в режиме реального времени или в фоновом режиме. Рабочие процессы в реальном времени запускаются, как только срабатывает триггер. Фоновые рабочие процессы ждут, пока пользователь не обновит страницу, чтобы отреагировать на триггер. Если вы хотите запустить рабочий процесс в фоновом режиме, выберите «Да». Если вы не выберете этот параметр, процесс будет выполняться в режиме реального времени.

6. Выберите триггер, запускающий процесс

На всплывающем экране вы найдете параметр «Начать, когда», который позволяет вам решить, когда рабочий процесс начнет автоматизированный процесс. Вы можете определить, что представляет собой запись, например, является ли это лидом продаж, новой учетной записью клиента или учетной записью сотрудника. Затем вы можете выбрать, как CRM будет реагировать на запись. Большинство CRM предоставляют вам несколько вариантов, которые вы можете выбрать, включая:

• Создание записи. Рабочий процесс может реагировать, когда пользователь создает новую запись. Например, если запись относится к новой учетной записи клиента, то рабочий процесс может определить, когда пользователь создает новую учетную запись клиента и отвечает с помощью шагов рабочего процесса, таких как отправка приветственного электронного письма и предложение скидок новым клиентам.

• Изменения статуса записи: если рабочий процесс обнаружит изменение статуса записи, он может отреагировать соответствующим образом. Например, если производительность сотрудника падает, рабочий процесс может отправить автоматическое электронное письмо, чтобы уведомить сотрудника о проблеме с производительностью.

• Удаление записи: если пользователь удаляет запись, рабочий процесс может устранить удаление с помощью соответствующих шагов. Например, если пользователь отказывается от подписки на информационный бюллетень компании по электронной почте, рабочий процесс может отправить ему электронное письмо с вопросом, почему он отказался от подписки.

7. Определите этапы рабочего процесса

После срабатывания триггера вы можете определить реакцию рабочего процесса. Для этого установите шаги рабочего процесса, выбрав опцию «Добавить шаг». Это позволяет добавить шаг в рабочий процесс. Выберите шаг, который вы хотите добавить, затем введите его в пустое поле. Попробуйте выбрать шаги, рассмотрев варианты «если» и «тогда».

Например, если сотрудник удаляет заархивированную информацию, рабочий процесс может отправить ему электронное письмо с проверкой того, хотят ли они восстановить информацию. После создания шага выберите опцию «Вставить шаг». Если вы решите, что не хотите включать шаг, вы можете выбрать опцию «Удалить шаг». Включите столько шагов, сколько вам может понадобиться, пока вы не завершите желаемый бизнес-процесс.

8. Сохраните и активируйте рабочий процесс

Чтобы завершить рабочий процесс, нажмите «Сохранить». Затем найдите кнопку с надписью «Активировать». Обычно эта кнопка находится в левом нижнем углу всплывающего окна. Если у вас есть рабочий процесс в реальном времени, то ваш процесс начинается немедленно. Если у вас есть фоновый рабочий процесс, то процесс начинается после обновления страницы.

Советы по созданию рабочего процесса CRM

Вот несколько советов, которые помогут вам при создании рабочего процесса CRM:

Использовать шаблон

Многие CRM позволяют использовать шаблон для создания нового рабочего процесса. Шаблоны содержат информацию о стандартном бизнес-процессе, и вы можете настроить их так, чтобы они более точно соответствовали потребностям вашего рабочего места. Под полями, содержащими название, категорию и тип процесса, находится поле шаблона из предыдущих шаблонов, которые другие коллеги на ваших рабочих местах использовали в вашей CRM-системе. Дважды щелкните процесс, который вы хотите использовать, что позволит системе ввести каждый шаг в категорию «Добавить шаг», чтобы вы могли просмотреть и изменить его по мере необходимости.

Найдите области улучшения

После активации рабочего процесса попробуйте использовать его несколько раз, чтобы увидеть, как он выполняет бизнес-операцию. После этого вы можете определить области улучшения в триггере или шагах. Рассмотрите возможность попросить коллег использовать процесс рабочего процесса, чтобы они могли оставить отзыв об удобстве использования процесса.

Решите, хотите ли вы использовать рабочий процесс вручную

Рабочие процессы обычно выполняют свои операции, когда вы выполняете работу в своей системе CRM. Вы можете решить использовать рабочий процесс только в определенное время, выбрав опцию «По запросу» в настройках карты сайта вашей CRM. Выбрав этот параметр, вы можете запустить рабочий процесс в разное время, которое вы выберете, а не постоянно.