Что такое процесс управления содержанием? (с 5 шагами)

4 ноября 2021 г.

Процесс управления содержанием необходим для того, чтобы убедиться, что проект актуален, достижим и способен достичь целей организации. Управление содержанием помогает как руководителям проектов, так и отделам, и может быть мощным инструментом для достижения ключевых показателей эффективности. Существует множество инструментов и стратегий управления содержанием, которые помогут вашей команде эффективно использовать процесс управления содержанием. В этой статье мы рассмотрим, что такое процесс управления областью, объясним, почему это важно, и перечислим пять шагов, которые вы можете использовать для завершения процесса управления областью.

Каков процесс управления областью действия?

Процесс управления содержанием — это инструмент, который помогает менеджерам оценивать этапы проекта и определять, что соответствует ожиданиям текущего проекта, а что — нет. Это может быть полезно для организаций, которые динамичны и амбициозны в процессе управления проектами. Управление масштабами важно для эффективного делегирования и обучения аспектам малых и крупных проектов в организации. Методы управления масштабом широки и могут применяться к различным предприятиям в таких областях, как:

• Развитие бизнеса

• Администрация здравоохранения

• Продажи

• Бизнес для бизнеса (B2B) операции

• Операции между бизнесом и потребителем (B2C)

Почему важен процесс управления содержанием?

Процесс управления масштабами важен, потому что он играет ключевую роль в функционировании сотрудников, эффективности сотрудников и общем моральном духе команды. Вот несколько причин, по которым процесс управления содержанием имеет значение:

Улучшает моральный дух сотрудников

Процесс управления масштабами может помочь улучшить моральный дух сотрудников, предотвращая их перегрузку и выгорание. Это может быть особенно важно в среде, в которой наблюдаются смещенные ожидания или периоды неопределенности. Предприятия активно работают над тем, чтобы бороться с этим, создавая новые инновации, которые могут удовлетворить сотрудников там, где они есть, и создавая процессы для их поддержки. Управление масштабами также может помочь снизить этот риск, гарантируя актуальность и достижимость задач и проектов сотрудников. Этот процесс помогает менеджерам установить границы в рамках процесса планирования управления проектом, чтобы поддерживать проект в нужном русле.

Создает эффективные рабочие процессы для членов команды

Когда менеджеры могут эффективно руководить и организовывать свои проектные задачи, они могут положительно влиять на производительность своих команд и ход своих проектов. Процесс управления содержанием позволяет менеджерам разбивать более крупные проекты на этапы и соответствующим образом оптимизировать процесс делегирования. Сотрудники могут пользоваться преимуществами четких сроков, четких ожиданий, ясности в процессе планирования и в целом более эффективного потока продукта и прогресса.

Повышает подотчетность, прозрачность и воспроизводимость процессов

Имея стратегию управления содержанием, вы можете сделать процесс управления проектами более эффективным в будущем. Последовательно внедряя методы управления содержанием, вы и ваша команда получаете дополнительные преимущества воспроизводимых процессов в будущем в аналогичных проектах. Это, в сочетании с сильным институциональным процессом сбора знаний, может повысить эффективность процессов во всей команде.

5 шагов в процессе управления содержанием проекта

Внедрение стратегий управления содержанием не должно быть трудным. При внедрении процесса управления содержанием в вашей команде необходимо выполнить пять ключевых шагов:

1. Определите свою команду и активы

Выполнение ваших методов управления масштабами работает более эффективно, если вы знаете, какие активы у вас есть. Активы — это не просто денежные значения, которые вы можете использовать в своих проектах. Они могут распространяться на время, членов команды и другие материальные и нематериальные объекты. Когда вы проходите процесс идентификации со своей командой, вы можете лучше понять полное представление о том, какие ресурсы у вас есть для завершения ваших проектов.

2. Сотрудничайте с заинтересованными сторонами для максимальной преемственности

Прежде чем приступить к проекту и последующему процессу управления содержанием, важно подумать о сотрудничестве с вашей управленческой командой и другими ключевыми заинтересованными сторонами. Этот шаг помогает снизить риск путаницы или недопонимания при определении целей вашего проекта. Вы можете повторять этот шаг на протяжении всего процесса управления содержанием, что поможет вам сохранять четкую цель на протяжении всего процесса.

3. Создайте и подтвердите масштаб вашего проекта

Масштаб вашего проекта — это структура, которая существует для определения прогнозируемого темпа и содержания проекта. Хотя в идеале оставаться в рамках вашего проекта, полезно помнить, что объем может измениться в течение жизни проекта. Это может произойти из-за меняющихся потребностей компании или заинтересованных сторон, или это может произойти из-за нехватки времени. В любом случае начало проекта с базовым объемом поможет вашей команде работать уверенно, четко определяя каждую цель и шаг.

4. Делегируйте четко определенные задачи

После того, как вы определили масштаб проекта и четко донесли его до заинтересованных сторон, следующим шагом будет делегирование задач на каждом этапе. Вы можете сделать это эффективно, создав четкие определения завершения для вашей команды и общаясь с ними на протяжении всего процесса. Это поощряет сотрудничество и устраняет потенциальные препятствия, которые могут помешать процессу управления вашим проектом.

Делегирование может быть в устной или письменной форме в офисе или через любую платформу управления, к которой у вашего бизнеса есть доступ. Независимо от того, какую форму вы выберете для выполнения этого шага, подумайте о реализации последовательного форматирования и используйте его на протяжении всего проекта.

5. Утверждайте и управляйте своим объемом работы

После завершения процесса делегирования можно приступать к работе. Этот шаг позволяет вам решить, когда уместно связаться с важными членами управленческой команды или заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить согласованность масштабов и процессов.

После дальнейшего одобрения вы сможете продолжать управлять и защищать область вашего проекта настолько активно, насколько это возможно. Это помогает смягчить выгорание сотрудников и задержки проекта. Ваша область настолько гибка, насколько вы позволяете ей быть, и вы можете ежедневно определять, есть ли изменения, которые необходимо внести вам или вашей команде, чтобы сохранить и достичь целей вашей организации.