Что такое повестка дня заседания правления? (с шаблоном и примером)

9 декабря 2021 г.

Заседания совета директоров предоставляют руководителям и директорам возможность обсудить результаты деятельности, планы и прогресс компании. Наличие конкретной повестки дня может гарантировать, что правление сможет обсудить необходимые темы и определить действия, которые могут выполнять разные члены команды. Знакомство с этими общими документами может помочь вам организовать и провести эффективное заседание совета директоров. В этой статье мы обсудим, что такое повестка дня заседания совета директоров, расскажем, как ее создать, и предоставим шаблон и пример, которые вы можете использовать в качестве справочного материала.

Что такое повестка заседания правления?

Повестка дня собрания совета директоров — это план, который включает в себя то, что следует обсудить на собрании директоров, руководителей, попечителей и иногда акционеров, в зависимости от организации. Это общий документ, в котором описывается, что члены правления планируют обсудить на собрании и в каком порядке. Помощник руководителя или секретарь часто готовит эти документы на основе повестки дня предыдущего собрания и отмечает, чтобы определить, что может потребовать дальнейшего обсуждения и какие новые темы могут появиться в повестке дня.

Как составить повестку дня заседания правления

Существует несколько шагов, которые вы можете предпринять при создании повестки дня собрания совета, например:

1. Определите административные детали

Прежде чем рассматривать содержание собрания, определите административные детали. Вы можете сначала определить участников собрания, так как это может варьироваться между собраниями правления. Вы также можете обсудить формат, в том числе будет ли встреча очной или виртуальной. Другие детали, которые следует учитывать, включают дату, время и продолжительность. Рассмотрите возможность просмотра деталей календаря с каждым участником, чтобы запланировать собрание, когда все смогут присутствовать. Вы также можете запланировать их каждый раз в один и тот же день, чтобы помочь людям спланировать и подготовиться. Например, у вас может быть один в первый четверг каждого квартала в 13:00.

2. Просмотрите предыдущую повестку дня и примечания

Многие организации могут использовать повестку дня предыдущего собрания в качестве шаблона для следующего. Часто вопросы, обсуждавшиеся на предыдущих сессиях, становятся действиями для участников, когда правление обсуждает результаты на следующей встрече. Рассмотрите возможность отправки официальной копии протокола предыдущего собрания всем участникам, так как вы можете включить утверждение протоколов собрания в свою повестку дня. Отправка их заблаговременно гарантирует, что каждый член правления может просмотреть их и оставить отзыв.

3. Запросить ввод

У разных членов правления могут быть уникальные пункты повестки дня для обсуждения. Прежде чем завершить повестку дня, вы можете отправить участникам электронное письмо, чтобы узнать, есть ли какие-либо вопросы, которые они хотели бы обсудить. Они могут включать потенциальные инвестиции, отчеты или потребности отдела. Предварительный запрос этого вклада может гарантировать, что другие участники смогут просмотреть и подготовить любую соответствующую информацию до собрания. Вы также можете просмотреть эти запросы, прежде чем добавлять их в повестку дня, поскольку некоторые из них могут быть более подходящими для небольших собраний с участием других сотрудников.

4. Уточните основные цели

Уточнение основных целей означает перечисление результатов, которых вы надеетесь достичь. Они могут быть широкими, например, обсуждение финансовых показателей, или более конкретными. Конкретные цели могут включать рассмотрение конкретных идей по приобретению, добавление доверенных лиц или пересмотр планов по реструктуризации организации. Когда вы определяете цели, вы можете убедиться, что каждый пункт повестки дня способствует их обсуждению и назначению действий для их достижения.

5. Составьте повестку дня

Повестка дня собрания совета директоров может включать несколько пунктов:

• Заголовок. Заголовок содержит основную информацию, такую ​​как дата, время и место встречи. Он также может включать основную информацию о компании, такую ​​как название и адрес организации.

• Призыв к порядку: Призыв к порядку — это когда председатель правления объявляет о начале собрания, а также время, когда секретарь или помощник по административным вопросам может начать делать заметки. Председатель часто приветствует здесь посетителей, и посетители могут представиться.

• Утверждение протокола: Утверждение протокола — это когда каждый человек в комнате соглашается с тем, что протокол предыдущего собрания точен. Если есть какие-либо изменения, участники могут указать их для обновлений перед утверждением.

• Изменения: председатель правления также обсуждает любые изменения в повестке дня с момента ее последнего распространения. Сюда могут входить элементы, присланные посетителями с опозданием, которые они надеются обсудить.

• Отчеты. Как правило, высокопоставленные члены совета директоров, такие как исполнительный директор и финансовый директор, предоставляют отчеты об общей эффективности бизнеса, общих операциях и текущих проектах. Другие члены правления могут представлять отчеты, если председатели правления владеют проектами, включенными в повестку дня.

• Существующие действия: Существующие действия часто представляют собой вопросы, которые необходимо было решить на предыдущих встречах. Члены правления могут голосовать за решения, предоставлять обновления статуса или обсуждать решения.

• Возможности. Возможности — это новые пункты повестки дня, которые ранее не обсуждались. Они могут включать новые возможности для бизнеса, такие как инвестиции или слияния, или предлагаемые изменения в деятельности организации.

• Другие вопросы: после того, как правление обсудит основные вопросы, они могут поделиться любыми вопросами для обсуждения, включая объявления. Члены правления могут обсудить возможные вопросы повестки дня следующего заседания правления.

• Закрытие: Председатель правления может провести официальное закрытие, включающее время окончания собрания. В рамках закрытия председатель может также повторить действия, необходимые до следующего собрания, или указать время и дату следующего собрания.

Для каждого из этих пунктов повестки дня могут быть назначены члены правления, чтобы каждый человек мог подготовить любые соответствующие документы, темы для обсуждения или презентации по пунктам.

6. Распространение

После того, как вы набросаете повестку дня и распределите обязанности, вы можете разослать ее до собрания. Это может быть за неделю или две до собрания, чтобы члены правления могли просмотреть его и внести любые изменения. Это также может помочь участникам подготовиться к назначенным им предметам. Вы также можете добавить продолжительность каждого пункта, чтобы убедиться, что вы можете обсудить все на собрании.

Образец повестки дня заседания правления

Вот шаблон, который вы можете использовать при создании собственной повестки дня:

[Company name]

[Company address]

[Date and time]

[Location]

[Call to order, owner, time]

[Approval of minutes, owner, time]

[Agenda changes, owner, time]

[Executive director report, owner, time]

• [Presentation]

• [Changes]

• [Planning]

[Financial manager report, owner, time]

• [Presentation]

• [Changes]

• [Planning]

[Existing action one, owner, time]

• [Status update]

• [Resolution plan]

[Existing action two, owner, time]

• [Status update]

• [Resolution plan]

[New opportunity one, owner, time]

• [Overview]

• [Discussion]

• [Actions]

[New opportunity two, owner, time]

• [Overview]

• [Discussion]

• [Actions]

[Other items, owner, time]

[Closing, owner, time]

• [Time of meeting end]

• [Date of next meeting]

Пример повестки дня заседания правления

Вот пример повестки дня, которую вы можете просмотреть при создании своей собственной:

Дигиреклама, ООО

7-я авеню, 1111, Нью-Йорк, Нью-Йорк

Среда, 22 декабря 2021 г., 10:00

Главный офис, конференц-зал EXEC-2A

Призыв к порядку (Ян Мори, председатель правления) 10:05-10:10

Утверждение протокола (Ян Мори, председатель правления) 10:10-10:15

Изменения в повестке дня (Ян Мори, председатель правления) 10:15–10:20

Обзор исполнительного отчета (Люси Плесс, исполнительный директор) 10:20–10:35

• Отчет о производительности

• График роста клиентов

• Эффекты инвестиций в продукт

Обзор финансового отчета (Оливия Руперт, финансовый директор) 10:35–10:50

• Обзор квартальной финансовой отчетности

• Обзор прогресса в достижении годовых целей

• Прогнозы на последние кварталы

Обновление плана расширения рынка (Тони Бейкер, директор по маркетингу) 10:50–11:05

• Продвигайтесь к дате развертывания 1/30

• Обновление обучения

• Обновление данных исследования рынка

Новости об аутсорсинге (Хейли Трент, операционный директор) 11:05–11:20

• Вводное обновление

• Анализ экономии затрат

• План управления ресурсами

Приобретение FastFliers (Люси Плесс, исполнительный директор) 11:20-11:35

• Первоначальные обсуждения запланированы на середину января

• Потенциальное влияние на доход

• Добавленная стоимость

Прочее (Люси Плесс, исполнительный директор) 11:35-11:50

Закрытие (Люси Плесс, исполнительный директор) 11:50-11:55