Что такое последовательность проектов? (с преимуществами и советами)

Как менеджер проекта, вы можете сортировать поток задач для нового предприятия на рабочем месте. Последовательность проекта требует определенного формата для членов команды для запуска и завершения действий. Координация последовательного порядка ваших усилий может помочь вам улучшить конечный продукт и сохранить производительность при выполнении ваших шагов. В этой статье мы рассмотрим несколько тем, связанных с последовательностью проектов, включая ее определение, преимущества и этапы ее реализации в ваших рабочих заданиях.

Что такое последовательность проектов?

Последовательность проектов — это процесс, требующий от сотрудников выполнения задач в определенном порядке. Проект имеет четкую хронологию, что позволяет получить качественный конечный продукт. Чтобы выполнить задание, профессионалы обеспечивают эффективность первого шага, прежде чем перейти ко второму. Например, при разработке парфюма сначала нужно собрать базовые ноты аромата, затем средние ноты и, наконец, верхние ноты. Порядок позволяет духам пахнуть именно так, как вы задумали. Руководители проектов часто применяют последовательность, чтобы дать более четкие указания относительно целей своих предприятий.

Что такое последовательность действий?

Последовательность действий — это процесс, который распознает, как задачи задания связаны друг с другом. Руководители проектов определяют, чего они пытаются достичь своими усилиями, и выстраивают логическую цепочку событий, которые могут достичь этой цели. Они присваивают номера, которые определяют момент во время производства, когда сотрудники начинают выполнение задачи. Например, ответственность с номером метки «2» переходит после выполнения пункта с номером «1». Менеджеры также могут создать диаграмму, иллюстрирующую последовательность проекта. На графике этапы заключены в фигуры, а стрелки между ними представляют взаимосвязь.

Как выглядит диаграмма последовательности?

Диаграммы для определения последовательности действий обычно используют метод построения диаграмм приоритета (PDM), метод, который описывает правила для продвижения по проекту. Он указывает, какие задачи являются предшествующими, элементы, которые выполняются до более поздних шагов, и какие задачи являются преемниками, элементы, следующие за более ранними элементами. Существует четыре типа связи между начальными и конечными обязанностями. Они включают:

• Finish-to-start: следующее действие не может начаться до тех пор, пока не завершится текущее действие. Например, когда члены команды завершат кодирование HTML для веб-сайта, они могут создавать отдельные веб-страницы.

• Finish-to-finish: сотрудники могут завершить последующую задачу только после завершения первой задачи. Например, создание веб-страницы не завершено, пока команда не завершит кодирование веб-сайта.

• От начала к началу: преемник может начать только после того, как его предшественник начнет. Например, профессионалы могут приступить к настройке веб-страниц сразу после начала процесса кодирования.

• От начала до конца: пока не начнется предыдущее действие, следующее задание не может быть завершено. Например, начало кодирования HTML позволяет команде завершить макет веб-сайта.

Преимущества последовательности проектов

Последовательность проектов может дать вашей организации несколько преимуществ, в том числе:

Повышение качества вашей работы

Последовательность проектов может улучшить результаты ваших заданий. Когда вы проверяете производительность каждой задачи, вы можете убедиться, что они работают так, как вы задумали. Тогда вы можете быть уверены, что работа, которую вы уже сделали, достаточно эффективна, чтобы продолжать строить. Результатом может стать эффективный продукт, удовлетворяющий ожиданиям клиента. Последовательность подчеркивает качество не только в конце производства, но также в начале и середине.

Выявление и решение проблем

Организация последовательности проектов может облегчить менеджерам оценку их прогресса, что может быть важно для долгосрочных заданий. Они могут свериться с хронологией, чтобы определить, какие части производства сильны, а какие можно улучшить. Например, кнопки на пульте не влияют на звук телевизора. Инженеры знают, что они установили объемные функции в середине последовательности, что означает, что они могут проверить качество шагов в этой точке и последующих задач. Вы можете диагностировать проблему и разработать решение, поддерживающее порядок.

Как проводить последовательность проектов

Выполните следующие шаги, чтобы согласовать последовательность шагов для вашего следующего проекта:

1. Создайте план проекта

Первый шаг – подумать о масштабах вашего задания. Визуализируйте, насколько это обширно и сколько времени вам может понадобиться, чтобы завершить его. Масштаб проекта может помочь вам определить, как начать и закончить последовательность. Например, если вы разрабатываете линию кухонной посуды, то вы знаете, что последовательность действий начинается со сборки материалов. Он заканчивается после того, как вы проверили долговечность и производительность продукта при приготовлении продуктов питания. Вы также можете учитывать шаги, которые происходят в середине последовательности. Подумайте обо всем, что вы и ваша команда можете сделать, чтобы предоставить клиенту качественный конечный продукт.

2. Организуйте шаги в хронологическом порядке

Когда у вас есть план ваших шагов, второй частью процесса является определение их места в хронологии. Присвойте идентификационные номера, чтобы ваши сотрудники знали, какие задачи являются предшественниками или преемниками. Вы можете использовать организованную структуру, которая позволяет добавлять задачи, когда вы начинаете выполнять свои шаги. Например, если клиент запрашивает еще один раунд устранения неполадок перед его выпуском, то уже определенный вами порядок может легко указать вам, где добавить вторые процедуры тестирования.

Может быть полезно подумать о том, как вы планируете делегировать шаги профессионалам в вашей команде. Например, если над каждой задачей работает отдельный человек, вы можете сделать шаги конкретными, чтобы они могли определить, какую часть они должны выполнить. Если проект меньше по масштабу или вы планируете предоставить команде больше свободы в выборе собственного вклада, вы можете сделать шаги более общими.

3. Установите правила выполнения каждого шага

Третий шаг – создание стандартов работы над предшественниками и преемниками. Отношения между каждой задачей могут зависеть от степени вашего проекта. Например, чтобы уложиться в сроки клиента, вы решаете работать над несколькими видами деятельности одновременно. Затем вы можете использовать последовательность, чтобы определить порядок проверки качества перед переходом к следующему этапу. Если ваш проект простой, то вам может потребоваться начало и окончание только одного действия за раз. Выберите подключение для виртуализации, которое позволит вашей команде поддерживать производительность и гарантировать правильное выполнение вашей работы.

4. Введите схему в диаграмму

После того, как вы определили отношения между вашими задачами, четвертым шагом будет создание диаграммы. Включите идентификационные номера задач и разместите действия в правильном хронологическом порядке. Выбирайте формы и шаблоны, чтобы ваша команда могла определить, когда начинать и заканчивать каждую задачу. Например, если между двумя фигурами есть только одна стрелка, то они знают, что связь окончание-начало. Если стрелки расположены по кругу, то сотрудники могут приступить к последующим задачам, но им все равно необходимо сначала выполнить предыдущие действия. Установите сроки, чтобы информировать сотрудников о временных ограничениях для каждой задачи.

5. Поделитесь диаграммой с командой

Последним шагом является продвижение целей проекта с вашей командой. Предложите им обратиться к диаграмме, чтобы понять, за какие части последовательности они несут ответственность после того, как вы делегируете задачи. Например, если вы объясните им, что они выполнили шаги два и три, то они будут знать, что их работа включает в себя первую половину задания. Также может быть полезно поделиться списком назначенных задач с вашей командой. Когда сотрудник определяет свои обязанности, он также может видеть человека, который работает над предыдущей или последующей задачей. Диаграмма может помочь им связаться с нужным человеком, когда они завершат свои соответствующие задачи.

Советы по последовательности проектов

Воспользуйтесь этими советами, чтобы получить дополнительную информацию о применении хронологии в вашей работе:

Составьте комплексный план

Возможно, невозможно предсказать каждую задачу, которую требует ваш проект, но все же может быть полезно убедиться, что ваш первоначальный план является тщательным. Используйте все доступные ресурсы для создания конкретных и измеримых целей и принимайте обоснованные решения о наиболее эффективной последовательности выполнения задания. Вы можете изучить аналогичные проекты, чтобы получить представление об отраслевых стандартах. Другой вариант — изучить триумфы или неудачи ваших конкурентов, что может помочь вам разработать стратегию, как их превзойти. Перед началом проекта разработайте комплексный план, чтобы упростить его адаптацию по мере продвижения.

Помните о рабочем графике вашей команды

Одним из аспектов успеха проекта является время, которое сотрудники посвящают общим усилиям. Текущий рабочий график членов вашей команды может повлиять на то, насколько они готовы внести свой вклад в задание. Если они уже участвуют в другом крупном проекте, их возможности для участия в вашем предприятии могут быть ограничены. Разработайте цели, достижимые с рабочим процессом людей в вашей команде.

Постановка реалистичных целей может снизить давление и облегчить стресс, мотивируя сотрудников на хорошую работу и преодоление трудностей. Ваша команда также может чувствовать, что вы заботитесь об их психическом благополучии, что может повысить их одобрение вас как руководителя проекта.

Объясните последовательность проекта

Поскольку хронология проекта может повлиять на ваш успех, вашей команде может быть важно понять важность последовательности. Подумайте о том, чтобы организовать встречу, чтобы обсудить взаимосвязь между задачами и то, как порядок приводит к положительному результату. Вы можете подчеркнуть формальную процедуру обеспечения качества в одной задаче, прежде чем переходить к следующему шагу. Ваши сотрудники также могут оценить визуальное представление последовательности. Они могут узнать, как их индивидуальные задания способствуют достижению общей цели, и определить, с кем они могут связаться по поводу выполнения задач, чтобы оптимизировать общение и командную работу.

Инвестируйте в инструменты управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами может упростить вам разработку и совместное использование действий по последовательности с остальной частью вашей команды. Приложения могут иметь функции, которые позволяют вам вводить свои заметки мозгового штурма и исследования, которые вы собрали по теме. Вы также можете добавить временную шкалу своего проекта в календарь, откуда будете получать уведомления о предстоящих сроках.

Используйте программное обеспечение, чтобы облегчить чтение диаграммы последовательности, которая может включать настраиваемые цвета и формы, которые могут распознать ваши сотрудники. Инструменты также могут преобразовать диаграмму в более мелкие последовательности шагов, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на одной задаче за раз.