Что такое планирование коммуникации и почему это важно?

11 ноября 2021 г.

Профессионалы часто создают планы для крупных проектов, таких как общение с ключевыми аудиториями. Планирование коммуникации включает в себя изучение аудитории, которую вы хотите охватить, и использование стратегических сообщений и каналов, чтобы наилучшим образом привлечь их. Изучение важности и преимуществ планирования коммуникаций может помочь вам создать прочную основу для построения отношений с внутренними и внешними сторонами. В этой статье мы объясним, что такое планирование коммуникации, и перечислим шаги для установления связи с другими на рабочем месте.

Что такое планирование коммуникаций?

Планирование коммуникации координирует способы доставки информации людям, которые важны для организации. План представляет собой подробный план, демонстрирующий, что коммуникаторы хотят сказать, кому они хотят это сказать, когда и как они хотят это сказать. Этот процесс часто важен для маркетинговых команд, чтобы установить связь с текущими и потенциальными потребителями. Это также может быть полезно для предоставления согласованных обновлений о проекте клиентам и заинтересованным сторонам. Планирование коммуникации может позволить профессионалам повысить осведомленность о конкретных темах тактическими способами и оценить, как их аудитория восприняла сообщения.

Почему важно планирование коммуникации?

Планирование коммуникации важно, потому что оно может установить важные отношения между бизнесом и его ключевой аудиторией. Вы можете более внимательно подумать о том, как потребители или заинтересованные стороны могут воспринимать сообщения, что может позволить вам поддерживать положительную репутацию бизнеса. Планирование также может помочь вам поддерживать постоянный контакт со значительными группами. Вы можете ссылаться на план, чтобы напомнить вам отправлять обновления и следить за людьми, которые могут внести свой вклад в рост организации.

Причины для создания плана коммуникации

Вот причины для реализации плана коммуникации для облегчения взаимодействия с другими людьми:

Организация коммуникативного потока

Может быть много информации, которой вы хотите поделиться с аудиторией. План коммуникации может организовать все детали вместе в четком формате. Вам будет проще решить, какие новости распространять в первую очередь, чтобы привлечь аудиторию, а какие — затем, чтобы побудить их продолжать взаимодействие с компанией.

Вы также можете ранжировать информацию по ее важности, что позволит вам делиться только важными деталями. Организованный поток общения может облегчить вам и вашей команде совместную работу. Вы также можете убедиться, что внешние стороны, такие как заинтересованные стороны и потребители, имеют обновленную информацию об организации.

Отличие вашего сообщения от других

План коммуникации может позволить вам подходить к беседам более стратегически. Чем больше вы вовлекаете аудиторию, тем больше вероятность того, что они смогут отличить предоставленную вами информацию от других сообщений, которые они получили. Сильные методы коммуникации могут гарантировать, что потребители поймут важные детали, которые вы хотели, чтобы они знали. Они также могут запомнить контакт, который вы установили, а не контакты конкурентов. Если аудитория испытывает информационную перегрузку, эффективная кампания может позволить созданному вами сообщению привлечь и удержать внимание.

Побуждение аудитории к действию

Еще одна причина для реализации коммуникационного плана — побудить аудиторию действовать в пользу бизнеса. Это может быть важно, если вы хотите общаться с потребителями в рекламных целях. Имея план, вы можете определить действия, которые могут оказать положительное влияние на бренд, который вы представляете. Примеры включают взаимодействие с онлайн-контентом, подписку на услуги и покупку продуктов. Вы также можете использовать сообщения, которые могут найти отклик у аудитории, убедив ее поддержать компанию.

Как составить план коммуникаций

Выполните следующие шаги, чтобы создать связный план коммуникации:

1. Определите цель плана

Первый шаг — определить, чего вы надеетесь достичь с помощью своего плана коммуникации. Цель может определять контекст вашего сообщения и средства массовой информации, которые вы можете использовать, чтобы поделиться своим сообщением с другими. Подумайте, почему для вас важно донести информацию до аудитории. Вы можете подумать, что вы хотите, чтобы получатели знали об организации, и как вы хотите, чтобы они чувствовали себя после того, как они услышат от вас. Например, если вы выпускаете новый продукт, вы можете захотеть, чтобы потребители узнали о его преимуществах и побудили его купить.

Может быть полезно, чтобы ваша цель была краткой и узкой. Подумайте о том, чтобы посвятить планы коммуникации конкретным темам, чтобы сделать доставку более целенаправленной. Как только вы определились со своими коммуникационными целями, вы можете посвятить остальную часть своего плана тому, чтобы помочь вам их достичь.

2. Определите целевую аудиторию

После указания ваших целей вторым шагом является определение группы людей, которые могут получить ваше сообщение. Вашей целевой аудиторией могут быть люди, чьи действия могут помочь вам достичь ваших целей. Например, если компания выпускает новую камеру, то цель может состоять в том, чтобы убедить клиентов купить продукт. Это означает, что целевой аудиторией могут быть фотографы и кинематографисты, которые ищут передовые технологии для своей работы. Постарайтесь максимально точно указать свою целевую аудиторию. Их личные характеристики могут повлиять на то, как и что вы используете для общения с ними.

3. Объясните, что вы хотите сообщить

Третий шаг — указать контекст вашего сообщения. Теперь, когда вы знаете свою аудиторию и цели коммуникации, вы можете указать детали, которые вы хотите, чтобы они услышали. Используйте язык, который соответствует бренду организации и интересам получателей сообщений. Например, если вы ориентируетесь на потенциальных клиентов, вы можете включить информацию о миссии бренда и о том, как его продукты могут принести пользу потребителям. Рассмотрите свое сообщение с точки зрения аудитории. Расставьте приоритеты в важной информации, которая может заинтересовать их и помочь вам продемонстрировать свои идеальные результаты.

4. Укажите канал связи

Четвертый шаг — указать канал, который является инструментом, который вы можете использовать для общения. Это часто зависит от отношений, которые вы разделяете с вашей целевой аудиторией. Например, если вы пытаетесь привлечь потребителей, которые являются молодыми людьми, вы можете опубликовать свое сообщение в социальных сетях, потому что именно так они привыкли взаимодействовать с брендом. Если вы хотите обсудить ход выполнения задания с клиентом, вы можете отправить его по электронной почте, чтобы он был более формальным.

Подумайте, как лучше всего донести до аудитории созданное вами сообщение. Канал может повлиять на то, как они оценивают то, что вы сообщили. Вы также можете использовать свой план, чтобы наметить несколько каналов для разнообразной информации. Может быть полезно сопоставить контекст того, что вы хотите сказать, с тем, как вы хотите это сказать.

5. Укажите способы распространения сообщения

Пятый шаг — выбрать способ распространения вашего сообщения среди целевой аудитории. Вы можете выбрать дату и время, наиболее удобные для ваших заинтересованных сторон или потребителей, что может гарантировать, что они полностью поймут ваше сообщение. Метод распространения также может позволить вам получить уровень вовлеченности, который может достичь вашей цели. Например, если вы работаете в университете, который ориентируется на своих студентов, вы можете отправить массовую рассылку по электронной почте в вечерние часы, когда студенты могут закончить свои занятия и у них есть свободное время, чтобы проверить свои почтовые ящики.

Также может быть полезно подумать о том, как часто вы хотите публиковать свое сообщение. Например, вы можете начать контакт раз в неделю, чтобы усилить контекст. Другой вариант может заключаться в том, чтобы разделить сообщение на более мелкие детали, чтобы постепенно доводить их до вашей аудитории. Размышление о том, как вы хотите общаться, может позволить вам контролировать воздействие того, что вы хотите сказать. Вы можете быть уверены, что поддерживаете интерес аудитории. Вы также можете использовать свою тактику публикации, чтобы контролировать, как заинтересованные лица интерпретируют информацию, которую вы им предоставили.

6. Проанализируйте эффективность плана

После того, как вы отработаете шаги своего плана, последним шагом будет оценка того, насколько успешно он достиг целевой аудитории. Вы можете проанализировать отзывы, полученные от потребителей или заинтересованных лиц, чтобы определить, восприняли ли они ваше сообщение так, как вы предполагали. Например, если у бренда наблюдается рост продаж после рекламной кампании, то можно сделать вывод, что стратегии продвижения продуктов были эффективными.

Анализ ваших успехов может помочь вам определить способы улучшения вашего плана коммуникации в будущем. Например, вы можете настроить контекст своего сообщения или выбрать разные каналы, чтобы достичь своего видения. Завершение каждой попытки коммуникации тщательной оценкой также может информировать вас об изменении интересов вашей целевой аудитории.