Что такое обработка счетов? (с инструкциями и советами)

2 сентября 2021 г.

Обработка счетов-фактур является важной частью ведения финансовой отчетности предприятия. Компании обычно используют системы или программное обеспечение для обработки счетов, чтобы формализовать свои процедуры выставления счетов. Это может сделать выставление счетов в вашей компании более последовательным, что выгодно как вам, так и вашим поставщикам. В этой статье мы объясним, что такое обработка счетов, обсудим, почему это важно, и дадим советы по обработке счетов в вашей компании.

Что такое обработка счетов?

Обработка счетов — это процесс получения, проверки и выполнения платежных требований от продавцов и поставщиков. Обработка счетов внутри организации гарантирует, что компания останется на хорошем счету у своих поставщиков услуг и ресурсов, обращая внимание на детали выставления счетов. Создание системы обработки счетов в вашем бизнесе помогает ей работать более эффективно. Это также обеспечивает более прочные деловые отношения и юридическую защиту, гарантируя, что вы оплачиваете все счета вовремя.

Почему важна обработка счетов?

Создание структурированного плана обработки счетов и предоставление сотрудникам ресурсов, необходимых для его выполнения, может принести пользу компании во многих отношениях. Вот некоторые из наиболее важных причин для реализации обработки счетов в вашей организации:

• Управление денежными потоками: обработка счетов является неотъемлемой частью эффективного управления денежными потоками в вашей организации. Обработка позволяет вашей компании оставаться в рамках выделенного бюджета и отслеживать все непогашенные долги, чтобы вы могли тратить и инвестировать ответственно.

• Сокращение времени оплаты. Создание системы обработки счетов в вашей организации может упростить своевременную оплату счетов, обеспечив более эффективное их прохождение через структуру обработки.

• Улучшение отношений с поставщиками: повышение эффективности выставления счетов в вашей компании может положительно сказаться на ваших отношениях с поставщиками. Поскольку более эффективная система может облегчить сторонним сторонам обеспечение своевременного получения оплаты, она поможет вам поддерживать более прочные связи, что может привести к профессиональным преимуществам при взаимодействии с поставщиком.

• Сокращение рабочего времени сотрудников: создание системы обработки счетов, которая работает более эффективно, экономит рабочее время ваших сотрудников. Это позволяет распределить их сэкономленное время на другие задачи и создает более продуктивную рабочую силу.

Как обрабатывать счета

Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для обработки счетов или управляете своими протоколами обработки счетов самостоятельно, важно, чтобы обработка ваших счетов включала следующие шаги, чтобы обеспечить точность и эффективность:

1. Получите и введите счет

Всякий раз, когда вы получаете счет от поставщика, важно быстро ввести его в свою систему хранения. Это гарантирует, что счет-фактура не потеряется до обработки. При создании системы хранения ваших счетов полезно присвоить каждому счету уникальный номер, чтобы использовать его при организации и предоставить этот номер поставщику или продавцу. Если у них есть проблемы, связанные со счетом-фактурой, ваша компания сможет легко найти его в системе, чтобы сослаться на него.

2. Определите и аутентифицируйте ключевые точки данных

При вводе нового счета в вашу систему важно убедиться, что все данные в счете точны. Это включает в себя любую информацию, касающуюся вовлеченных сторон, размер любых платежей и ожидаемые даты платежей. Подтверждение этой информации любыми имеющимися у вас записями или соглашениями, которые были заключены в отношении счета-фактуры, позволяет свести к минимуму или даже избежать ошибок, которые могут привести к проблемам для всей компании. Это также позволяет вам оперативно реагировать на любые несоответствия, чтобы исправить их.

3. Запросите утверждение счета

В зависимости от структуры вашей организации для обработки некоторых счетов может потребоваться утверждение одним или несколькими сотрудниками или отделами. После ввода нового счета в систему выгодно быстро получить одобрение. Это помогает поддерживать обработку ваших счетов по расписанию, предоставляя заинтересованным сторонам как можно больше времени для завершения процесса утверждения.

4. Проанализируйте варианты оплаты

При оценке счета может быть предоставлена ​​возможность предложить несколько вариантов плана оплаты. Например, рассмотрим счет, который требует полной оплаты к концу трех месяцев, но включает ежемесячные процентные платежи. Своевременная оплата счета может быть лучшим вариантом, поскольку это позволяет вашей компании сэкономить на процентах. Однако имейте в виду, что ситуация может быть разной. Бывают случаи, когда неотложные потребности вашей компании могут сделать более выгодным оставить большую сумму для других целей, а затем выплатить проценты в конце трех месяцев.

5. Утвердить план платежей

После того, как вы определили оптимальный план оплаты, вы готовы к обработке счета. В зависимости от структуры вашей системы обработки счетов это может включать дополнительный этап утверждения старшими сотрудниками. Обработка платежа урегулирует ваши счета с поставщиком или продавцом и позволит вам закрыть счет.

Советы по обработке счетов

Если вы внедряете процедуры обработки счетов в своей организации, помните об этих советах, чтобы получить максимальную выгоду от процесса:

Разработка и регистрация политик выставления счетов

Точно так же, как полезно вести учет всех ваших счетов по мере их получения, также может быть полезно иметь письменные записи о ваших политиках в отношении обработки счетов. Создание формальной политики обработки счетов обеспечивает ясность для вас или других сотрудников при получении нового счета. Это также позволяет вам поддерживать единую структуру обработки во всей организации, чтобы поддерживать единообразные и легкодоступные записи.

Переход на цифровую обработку

Оцифровка вашей системы выставления счетов может значительно улучшить ваши возможности доступа, организации и анализа. С оцифрованным набором счетов вы можете легко найти все доступные счета, чтобы найти счета для определенного проекта, поставщика или типа поставки. Вы можете использовать эти данные для создания отчетов, и это позволит вам принимать более обоснованные профессиональные решения для повышения эффективности и прибыльности вашей организации.

Используйте универсальные системы тегов

При создании цифровой системы счетов может быть полезно включить универсальную структуру для маркировки ваших счетов. Это гарантирует, что каждый счет-фактура, введенный в систему, следует одним и тем же шаблонам и правилам, независимо от того, кто его вводит. Это также упрощает для вас и ваших коллег организацию и сортировку данных по мере необходимости при управлении счетами.

Держите это организованным

Независимо от того, используете ли вы цифровую систему обработки счетов или ведете бумажные записи в качестве основного метода, организация является важной частью максимально эффективной обработки ваших счетов. Создание файловой системы упрощает доступ к записям, когда они вам нужны. Группируя похожие счета вместе, вы упрощаете их сбор по мере необходимости, например, при запросе всей информации, связанной со счетами от определенного поставщика или счетами, подлежащими оплате в течение определенного периода.

Предоставить учебные материалы

При найме нового сотрудника на должность, связанную с взаимодействием со счетами-фактурами, полезно предоставить им учебные ресурсы, которые научат их следовать вашим протоколам счетов-фактур. Учебные материалы позволяют новому сотруднику быстрее понять ваши ожидания. Это не только может сократить время в их расписании, посвященное обучению тому, как правильно выполнять свою работу, но также создает здоровую привычку сверяться с записанными политиками или документами для надлежащей справки.