Что такое наличные в кассе? Определение и советы

17 июня 2021 г.

Денежные средства в кассе являются важным компонентом ответственных деловых операций и влияют на многие решения, принимаемые предприятиями. Если вы хотите максимизировать доход, вам может быть полезно пересмотреть идею наличных денег. В этой статье мы даем определение наличности в кассе, рассматриваем различия между ней и мелкой наличностью и перечисляем несколько советов, которые помогут вам поддерживать нужное количество наличности в кассе.

Что такое наличные в кассе?

Денежные средства в кассе, иногда называемые денежными средствами или их эквивалентами (CCE), представляют собой общую сумму наличных денег, к которым может получить доступ бизнес, будь то бумажные счета на месте или его банковские счета и активы. Как правило, владельцы бизнеса рассматривают любой актив, который они могут превратить в наличные деньги в течение 90 дней или меньше, как наличные деньги. Иногда у предприятий есть наличные средства, которые они не могут потратить, например, минимальные депозиты, которые они должны оставить в своем банке. Владельцы бизнеса вычитают эту сумму из своих расчетных наличных денег, чтобы получить точную сумму.

Различия между мелкой наличностью и наличностью в кассе

Некоторым владельцам бизнеса и сотрудникам, возможно, придется учитывать наличные деньги, а также управлять мелкой наличностью. Чтобы убедиться, что вы можете различать эти термины и их бизнес-функции, вот некоторые из ключевых различий между ними:

Тип активов

Мелкие наличные деньги относятся к сумме наличных денег, которые предприятие хранит в счетах в помещении. Мелкая наличность, обычно хранящаяся в сейфе или сейфе, позволяет владельцам бизнеса и менеджерам оплачивать незначительные ежедневные расходы без необходимости выписывать чеки или использовать кредитные карты. Таким образом, мелкая наличность относится только к реальным бумажным купюрам и монетам.

Наличные деньги, однако, могут включать в себя бумажные счета, рассредоточенные по всему предприятию — в реестрах, сейфах и во владении сотрудников, — а также неликвидные средства, хранящиеся в банках. Денежные средства в кассе представляют собой совокупность активов, которые легко конвертируются в ликвидные денежные средства и, как правило, не имеют денежной формы.

Местонахождение наличных

Мелкая наличность должна находиться в централизованном месте, где только уполномоченные сотрудники могут получить к ней доступ, например, в сейфе. При распределении мелкой наличности уполномоченные сотрудники записывают каждую транзакцию в кассовую книгу, чтобы бизнес мог учитывать все мелкие расходы, которые он покрывает за счет этих средств. Денежные средства в кассе почти всегда децентрализованы, находятся на нескольких банковских счетах и ​​в физических местах в рамках операции.

Актуальность для финансового здоровья

Мелкие наличные обычно не влияют на финансовое состояние бизнеса. Мелкая наличность не является основной единицей учета. Скорее, это удобство, которое упрощает оплату поставщиков и покупку небольших повседневных нужд. Когда у бизнеса заканчиваются мелкие наличные, это означает только то, что сотруднику нужно снять больше наличных в банке. Многие предприятия имеют только несколько сотен долларов наличными единовременно.

Денежные средства в кассе являются важным показателем финансового состояния бизнеса. Они зависят от наличных денег, чтобы платить поставщикам, арендную плату и любые другие операционные расходы. При расчете того, как долго бизнес может выжить без существенного дохода, владельцы бизнеса подсчитывают общую сумму наличных денег, чтобы увидеть, сколько месяцев затрат они могут оплатить. Владельцам бизнеса также необходимо знать общую сумму наличных денег, чтобы составлять отчеты о движении денежных средств, в которых подробно описывается финансовая стоимость их предприятий.

Цель

Мелкая наличность — это практичный ресурс, который помогает избежать сложных транзакций, а также защищает средства компаний. Например, если раковина предприятия нуждается в ремонте, менеджер может просто заплатить сантехнику 100 долларов наличными. Если менеджеру нужно немедленно купить больше товара, но он не может сделать это самостоятельно, он может передать сотруднику мелкие деньги, чтобы купить его. Это позволяет избежать рисков, связанных с частой раздачей кредитной карты предприятия многим людям.

Денежные средства в кассе отражают прошлые результаты компании и ее нынешнюю способность работать. В отличие от мелкой наличности, которая выполняет несколько функций удобства, наличные в кассе могут в конечном итоге выполнять любую деловую функцию, связанную с покупками. Знание своих наличных денег позволяет вам получить доступ к кредитам, разработать бизнес-стратегии и выполнить требования бухгалтерского учета.

Советы, как определить, сколько наличных денег нужно держать на руках

Если вы помогаете с финансами бизнеса, вот несколько советов, которые помогут вам всегда иметь достаточно наличных денег:

Определить ежемесячные операционные расходы

Ежемесячные операционные расходы вашего бизнеса в значительной степени определяют, сколько денег вы выиграете от наличия на руках. В зависимости от вашей отрасли и бизнес-модели вы можете извлечь выгоду из наличия достаточного количества денежных средств для покрытия операционных расходов в течение трех-шести месяцев. В случае непредвиденных обстоятельств или экономических трудностей ваши наличные деньги могут дать вашему бизнесу гибкость, чтобы адаптироваться и пережить менее прибыльные периоды.

Учитывайте влияние вашей отрасли и бизнес-модели

Различные отрасли и типы предприятий сталкиваются с различными финансовыми реалиями, которые влияют на то, сколько наличных денег они могут хранить. Например, девелоперская компания, владеющая большим количеством объектов недвижимости, обычно может позволить себе иметь меньше наличных денег, потому что ее основные активы — земля и дома — надежно растут в цене. Эти свойства также часто стоят значительную сумму для начала, а это означает, что компания может быстро продать часть недвижимости, чтобы собрать средства, если это необходимо. Другие предприятия, такие как рестораны, могут работать с ограниченной маржой и должны иметь ограниченные денежные средства.

Оценить альтернативные издержки

Альтернативные издержки описывают издержки, возникающие в результате выбора не самого прибыльного курса действий. Их важно оценивать по отношению к наличным деньгам, потому что деньги на банковских счетах имеют минимальный рост, тогда как деньги, вложенные в облигации или другие активы, могут принести значительную прибыль.

Например, гостиничный оператор может иметь возможность увеличить доход, отремонтировав недвижимость в преддверии пикового сезона. Гостиничный оператор может быть уверен, что реконструкция приведет к увеличению бизнеса, но в краткосрочной перспективе бизнесу придется работать с неидеальной суммой наличных денег. Владелец отеля должен решить, сколько денег он потеряет без ремонта, и сопоставить его с рисками, связанными с меньшими резервными фондами.

Тщательно документируйте расходы

Переменные затраты на рабочую силу, ремонт и покупки могут сильно повлиять на размер долга вашего бизнеса в конце месяца. Особенно, если несколько человек в вашей организации совершают покупки, важно тщательно документировать все расходы. Убедитесь, что вы постоянно просматриваете расходы, чтобы убедиться, что вы согласны с их последствиями для ваших наличных денег. Например, после того, как вам пришлось оплатить большой и неожиданный счет, вы можете решить отложить следующую покупку, чтобы сократить расходы.

Учет изменений в бизнес-уровнях

Иногда новые предприятия имеют менее четкое представление о том, как объем их бизнеса может измениться в течение года. Если существует вероятность того, что ваш доход может уменьшиться по мере смены сезонов, подумайте о том, чтобы соответственно зарезервировать больше наличных денег. По мере того, как вы узнаете больше о том, как ваш бизнес сокращается и расширяется, вы можете регулировать уровень наличных денег, чтобы быть готовым к непредвиденным расходам, но при этом работать эффективно.