Что такое мелкая наличность? Как это работает и как это использовать

3 марта 2021 г.

Каждая компания, независимо от размера, может извлечь выгоду из наличия мелкого денежного фонда в рамках своего бухгалтерского процесса для оплаты мелких расходов и возмещения расходов сотрудникам. Если у вас есть мелкий денежный счет, который вы можете использовать для управления транзакциями вашей компании, вам становится проще отслеживать расходы, не облагаемые налогом, и отделять деловые расходы от личных расходов. Важно понимать мелкие наличные, чтобы более точно и эффективно отслеживать финансы вашей компании.

В этой статье мы обсудим, что такое мелкая наличность и как ее использовать.

Что такое мелкие деньги?

Мелкие наличные деньги — это небольшая сумма денег, которую компания обычно имеет в наличии для покрытия незначительных расходов на свои повседневные операции. Мелкий денежный фонд обычно подвергается периодической сверке (процесс учета, который сравнивает два набора документов или записей, чтобы проверить правильность и соответствие цифр), и операции также будут отражаться в финансовых отчетах. Мелкую денежную кассу обычно помещают в ящик или коробку.

Как компании используют мелкие деньги?

Компании часто используют наличные деньги для оплаты мелких канцелярских товаров, почтовых расходов, цветов, такси и других мелких покупок, а также для возмещения кому-либо расходов, например, на обед или кофе. Когда компания оплачивает эти расходы, кассовый чек или ваучер обычно заполняется информацией о каждой транзакции, чтобы ее можно было зарегистрировать в системе бухгалтерского учета компании и включить в ее финансовый отчет.

Как работают мелкие деньги

Мелкие наличные — это удобный способ покрыть расходы, которые слишком малы, чтобы оплатить их чеком. Создание фонда мелкой наличности позволяет компаниям контролировать и учитывать свои расходы с минимальными затратами и административными трудностями.

Компании обычно создают фонд мелкой наличности, выписывая чек, который подлежит оплате хранителю мелкой наличности — лицу, отвечающему за управление фондом мелкой наличности и учет расходов, произведенных из фонда. Мелкий денежный фонд обычно достаточно велик, чтобы покрыть расходы в течение одного месяца или другого разумного периода.

Как только чек обналичен, хранитель мелкой наличности кладет деньги в сейф или небольшой ящик, который можно запирать. Теперь фонд готов к расходованию по мере необходимости. Хранитель не включает мелкие денежные средства в бухгалтерскую проводку, если не происходит корректировки первоначальной суммы. Журнальная запись — это физическая запись или цифровой документ, отражающий все финансовые операции компании. Он может быть зарегистрирован в главной бухгалтерской книге компании или во вспомогательной бухгалтерской книге.

Одним из преимуществ мелкого денежного фонда является то, что выплаты из фонда не требуют бухгалтерских проводок во время платежа, что позволяет избежать необходимости создания большого количества проводок для небольших транзакций. Только в течение отчетного периода компания делает запись в журнале.

При выдаче денег из фонда хранитель мелкой денежной наличности готовит квитанцию, требующую подписи запрашивающего лица. Кассовый чек – это бланк или документ, в котором отражена сумма и причина выдачи мелкой наличности. Кастодиан должен подготовить ваучер для каждой выплаты и приложить к ваучеру любые первичные документы по расходам, такие как счета и квитанции. Хранитель также должен постоянно следить за тем, чтобы имеющиеся наличные деньги и ваучеры на мелкие расходы были равны первоначальной общей сумме фонда.

Пополнение мелкого денежного фонда

Компании обычно пополняют фонд мелкой наличности либо при его уменьшении, либо в конце отчетного периода. В последнем случае компании делают это для того, чтобы не было записи о расходах фонда в счетах, пока не будет выписан чек и не сделана запись в журнале. Чтобы выяснить, какие счета следует дебетовать, кастодиан консолидирует кассовые чеки и резюмирует причины расходов.

Например, скажем, фонд мелкой наличности вашей компании в размере 100 долларов США в настоящее время имеет доступный остаток в размере 10 долларов США. Краткое изложение ваучеров показывает выплаты в размере 20 долларов США за доставку клиентам, 20 долларов США за аванс сотруднику и 50 долларов США за марки. Сумма этих выплат составляет 90 долларов. После того, как ваучеры проверены и утверждены, создается чек на 90 долларов, который восстанавливает наличные деньги в фонде мелкой наличности до баланса в 100 долларов.

Бывают случаи, когда кастодиан может совершать ошибки при работе с фондом или получать неверные суммы обратно от запрашивающего лица или сотрудников, которые используют деньги. Эти ошибки приводят к тому, что наличность в фонде оказывается больше или меньше, чем должна быть сумма фонда. При пополнении фонда сумма, подлежащая зачислению в фонд, представляет собой разницу между фактически наличными денежными средствами в фонде и установленной суммой.

В этом сценарии кастодиану потребуется дебетовать все ваучеры. При наличии расхождений они должны быть зачислены или списаны со счета кассовых и краткосрочных расходов. Это счет отчета о прибылях и убытках в главной бухгалтерской книге компании, в котором регистрируется нехватка или чрезмерная нехватка наличных денег.

Изменение суммы мелкой денежной наличности

Если фонд мелкой денежной наличности больше, чем необходимо, хранитель мелкой денежной наличности вносит избыточную сумму обратно на расчетный счет компании. Чтобы отразить уменьшение фонда, хранитель дебетует наличные и кредитует мелкую наличность на сумму, депонированную на текущий счет компании. Вот пример того, как отразить уменьшение фонда мелких денежных средств на 100 долларов:

Дебет Кредит Наличные $100 Мелкие наличные $100

Однако, если фонд мелкой наличности слишком мал и требует пополнения каждые несколько дней, в проводке, отражающей увеличение фонда, наличность зачисляется на сумму увеличения, а мелкая наличность дебетуется.

Ревизия мелкой кассы

Компании обычно проводят необъявленные аудиты и ежегодные аудиты, чтобы убедиться, что существующие средства контроля эффективны для уменьшения человеческих ошибок и предотвращения незаконного присвоения и растраты мелких денежных средств. При необъявленных проверках аудитор компании проверяет правильность имеющейся мелкой денежной наличности, сопоставляя денежные средства и ваучеры с начальным остатком мелкой денежной наличности.

Раз в год компания пересматривает стандартные операционные процедуры, беседует и наблюдает за хранителем мелких денежных средств и создает контрольные журналы. Например, они могут просмотреть предварительно пронумерованные ваучеры на мелкие денежные расходы, чтобы убедиться, что ни один ваучер не пропал, и случайным образом выбрать выплаты мелких денежных сумм и бухгалтерские проводки для просмотра от начала до конца.

Как компании учитывают мелкие наличные?

Когда используется фонд мелкой наличности, хранитель регистрирует операции с наличностью в финансовых отчетах. При совершении покупок наличными в бухгалтерском учете записи в бухгалтерском учете не записываются. Записи в журнале записываются только тогда, когда хранителю нужны наличные деньги. В обмен на квитанции они получат новые средства. Бухгалтерская запись о предоставлении кастодиану дополнительных наличных денег представляет собой приход наличных и дебет на счет мелкой наличности.

Как распоряжаться мелкой наличностью

Хотя мелкие наличные могут сделать управление бизнес-расходами проще и удобнее, они сопряжены с определенными рисками. Чтобы уменьшить эти риски, вот несколько вещей, которые вы должны учитывать:

1. Назначьте разумную сумму

Установите разумную сумму для вашего мелкого денежного фонда. Убедитесь, что он достаточно мал, чтобы сотрудники не могли его украсть, но достаточно велик, чтобы не возникало необходимости пополнять его слишком часто. Выберите сумму в долларах, которая покроет небольшие расходы в течение месяца или около того. Как правило, мелкий денежный фонд в размере от 100 до 500 долларов подходит для многих малых предприятий.

2. Укажите допустимые выплаты

Чтобы сотрудники не тратили мелкие деньги на некоммерческую деятельность, должна существовать политика в отношении того, на что можно и на что нельзя тратить мелкие деньги. Компании часто используют мелкие наличные, чтобы внести сдачу для клиентов и оплатить небольшие непредвиденные расходы, такие как канцелярские товары или небольшой ремонт. Лучше всего изложить свою политику в отношении мелких денежных сумм в письменной форме и привести несколько примеров соответствующих расходов. Вы также можете установить ограничение, например, 25 долларов США, на все операции с наличными.

3. Ведите журнал для каждой транзакции

Мелкие наличные обычно не являются значительными расходами для вашей компании. Однако, если вы не сможете привлечь сотрудников к ответственности за мелкие наличные деньги, их могут побудить к краже или незаконному присвоению средств. Чтобы этого не произошло, требуйте от сотрудников вести журнал мелкой кассы по каждой операции, включая квитанции. В журнале мелкой кассы должны быть указаны купленные товары, дата покупки и сумма. Кроме того, попросите вашего опекуна проверить кассовый аппарат, прежде чем пополнять фонд мелкой наличности.

Вы также можете потребовать, чтобы ваш хранитель вел электронную таблицу, в которой отслеживаются лица, запрашивающие мелкие наличные, приобретенные предметы, дата покупки и общая сумма выплат за месяц. Ведение электронной таблицы не только помогает вам привлечь сотрудников к ответственности, но и гарантирует, что вы будете лучше подготовлены к наступлению налогового сезона.