Что такое контрактное управление проектами? (Плюс советы)

9 декабря 2021 г.

Несколько членов команды помогают выполнять большие проекты, и у каждого члена команды есть специальное описание работы из-за масштаба проекта. Одной из важных ролей является менеджер по контрактам. Если вы заинтересованы в управлении проектами и работе с внешними поставщиками, управление контрактными проектами может стать для вас интересной карьерой. В этой статье мы обсудим управление контрактными проектами, разницу между менеджерами контрактных проектов и менеджерами проектов, навыки, которые могут понадобиться контрактному менеджеру, и советы для достижения успеха в этой области.

Что такое контрактное управление проектами?

Управление контрактными проектами — это управление любыми контрактами с поставщиками или клиентами, связанными с конкретным проектом. Менеджер по контрактам обычно обрабатывает все контракты по проектам, над которыми он работает, чтобы поддерживать процессы организованными и простыми. Они контролируют весь контрактный цикл, от переговоров, написания, подписания и подачи документов. Они гарантируют, что каждый контракт является законным, хорошо согласованным и хорошо продуманным, чтобы предотвратить дорогостоящие споры по контракту. Менеджер проекта по контракту также проверяет потенциальных поставщиков, чтобы убедиться, что они сотрудничают только с уважаемыми компаниями, защищая их от будущих рисков.

Контрактный менеджер проекта против менеджера проекта

Руководители контрактных проектов и менеджеры проектов во многом обладают одинаковыми навыками, но в конечном итоге служат разным целям в команде. Вот некоторые различия в этих двух позициях:

Описание работы

Менеджер контрактного проекта контролирует контракты для проекта, тогда как менеджер проекта контролирует график и наблюдает за проектом в целом. Менеджер по контракту может отвечать менеджеру проекта, предоставляя информацию о поставщиках и обновленную информацию о цикле контракта. Руководитель проекта несет ответственность за общий результат проекта. Напротив, менеджер контрактного проекта несет ответственность за обеспечение законности и ясности контрактов как для клиента, так и для поставщика. Менеджеры проектов могут координировать свои действия с менеджерами по контрактам, чтобы делать любые запросы или задавать любые вопросы, связанные с контрактами.

Непосредственные начальники

Менеджер по контрактам работает над проектом, но может напрямую отчитываться перед финансовыми, юридическими, бизнес-операциями, продажами и маркетингом с обновлениями своих контрактов. Они могут обрабатывать контракты для каждой команды, в зависимости от их потребностей. Менеджер проекта обычно работает с членами этих команд, поскольку в их проекте могут участвовать все отделы. Однако менеджер проекта обычно подчиняется бизнес-операциям или отделам продаж и маркетинга, поскольку они несут ответственность за выполнение проектов, созданных этими отделами. Менеджер проекта обеспечивает успех проекта, распределяя ресурсы и делегируя задачи.

Ожидания

Компании ожидают, что их менеджеры по контрактам изучат и проверят потенциальных поставщиков или подрядчиков, а также предоставят анализ и оценку затрат и выгод каждого поставщика. Они очищают свои контракты с юридическими и финансовыми командами, чтобы предотвратить негативные последствия. Они отслеживают детали соглашения и выступают в качестве эксперта по контрактам для каждой стороны. Эти ожидания сильно отличаются от ожиданий менеджера проекта, который отвечает за весь проект, а не за его детали. Менеджер проекта гарантирует, что команда завершит проект к сроку в соответствии со спецификациями клиента.

Навыки, которыми обладают эффективные руководители контрактных проектов

Вот некоторые навыки, которыми обладают эффективные менеджеры контрактных проектов, которые помогают им преуспеть в своей должности:

1. Тайм-менеджмент

Менеджеры по контрактам используют управление временем для отслеживания разработки каждого из своих контрактов. Чтобы управлять различными требованиями каждого контракта, общением с каждым поставщиком и этапами, через которые проходит каждый контракт, они эффективно управляют своим временем. У них также есть крайний срок для каждого контракта, потому что, прежде чем поставщик подрядчика сможет выполнить какую-либо работу по проекту, они должны завершить свой контракт. Менеджеры по контрактам могут использовать расписания, календари и технологии для соблюдения своих сроков и отправлять автоматические сообщения своим поставщикам, чтобы управлять своим временем.

2. Управление рисками

Менеджер по контрактам проверяет поставщиков, с которыми они работают, и согласовывает контракты. Они используют управление рисками, чтобы оценить, насколько рискованным является каждый контракт, прежде чем завершить его. Менеджер по контракту несет ответственность за максимально возможную защиту организации от ненужного риска. Они могут провести оценку рисков перед подписанием контракта, чтобы проанализировать, какой риск связан с каждым контрактом, и решить, хотят ли они двигаться дальше. Они также могут внимательно следить за сроками и результатами, чтобы убедиться, что после подписания контракта не возникнет никаких проблем.

3. Понимание соответствия

Соответствие требованиям является важной частью управления контрактами, поскольку контракты должны соответствовать федеральным и местным нормам, чтобы быть законными. Менеджер по контрактам должен знать о правилах соблюдения и изменениях в правилах, чтобы он мог защитить от проблем в своих контрактах или проектах, над которыми он работает. Соответствие особенно важно для отраслей с большим количеством правил, таких как здравоохранение, финансы и производство.

4. Внимание к деталям

Детали контракта могут быть очень конкретными и иметь большое влияние на результат проекта, поэтому важно, чтобы менеджер по контрактам уделял большое внимание деталям. Замечание мелких деталей в формулировках или числах может помочь менеджеру по контрактам обнаружить ошибку и снизить риск для своей организации. Это также может помочь им при заключении контрактов, чтобы убедиться, что они получат лучшее предложение для своего проекта. Организовывая контракты для удобства использования после их завершения, менеджер по контрактам может использовать свое внимание к деталям, чтобы создать полезную организационную систему.

5. Осведомленность о технологиях

Технологии могут помочь менеджерам по контрактам отслеживать их контракты и легко поддерживать контакты, повышая их эффективность. Использование технологий — это навык, который может помочь менеджеру по контрактам улучшить свои процессы и повысить производительность. Многие компании используют технологию для своих контрактных процессов, поэтому важно, чтобы менеджер по контрактам мог ориентироваться в этой технологии, использовать ее и распознавать ошибки. Они также могут захотеть не отставать сегодня от обновлений и новых методов, которые могут облегчить их работу.

Советы для достижения успеха в качестве менеджера контрактных проектов

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам построить успешную карьеру:

Получите опыт и навыки

Чтобы стать успешным менеджером контрактных проектов, лучше всего набраться опыта работы с контрактами, чтобы вы могли ознакомиться с передовым опытом. Вы можете получить опыт, получив степень в области коммерческого или договорного права. Вы также можете получить опыт, работая стажером или получая работу начального уровня, работая с контрактами. За время своего опыта вы можете развить набор навыков, который требуется руководителю проекта по контракту. Знакомство с технологией и правилами соответствия приходит с изучением и практикой.

Сотрудничать

Менеджеры по контрактам работают со многими членами команды из всех отделов при работе над проектом. Они сотрудничают с этими членами команды, чтобы передать важную контрактную информацию и перевести технический жаргон для своих коллег. Они также могут общаться с этими командами, чтобы определить их потребности в проекте при заключении контрактов и поиске поставщиков. Как менеджер по контрактам, вы также можете сотрудничать с поставщиками и подрядчиками. Вы можете использовать свои отношения для построения.

Стать экспертом

Чем больше опыта вы получаете и чем больше вы работаете с другими членами вашей команды, тем больше вы можете узнать о своей компании и отрасли в целом. Стать экспертом в своей отрасли может помочь вам принимать более обоснованные решения о поставщиках и переговорах о ценах, потому что вы можете строить свои рекомендации на основе своего опыта. Вы также можете улучшить свой анализ рисков, хорошо разобравшись в других компаниях и организациях, с которыми вы работаете, и в том, как они работают. Чем больше у вас информации, тем больше у вас доказательств в поддержку каждого из ваших решений.

Используйте технологии

Технологии способны упростить ваши процессы и повысить производительность. Вы можете автоматизировать свой рабочий процесс, чтобы улучшить хранение контрактов, делиться ими с поставщиками и редактировать их. Вы можете использовать программное обеспечение для управления контрактами, которое было специально создано для облегчения управления контрактами организации. Эти системы могут служить единой базой данных для каждого из ваших контрактов, упрощая поиск старых контрактов и создание шаблонов для новых. Это также может помочь вам автоматизировать общение и уведомления о крайних сроках.