Что такое информационные бункеры и как они работают?

8 июля 2021 г.

Распространение информации является важной частью инфраструктуры компании, поскольку оно может улучшить отношения между сотрудниками и повысить производительность, что может привести к общему успеху в бизнесе. Когда люди не имеют доступа к необходимой им информации, это может привести к таким проблемам, как недопонимание и невозможность доступа к важным исследовательским данным. Информационные хранилища — это невидимые барьеры, которые не позволяют большинству сотрудников компании получать доступ к данным или обмениваться ими, когда это необходимо. В этой статье мы объясним, что такое информационный бункер и как он работает, а также опишем некоторые проблемы, которые они могут вызвать, и способы их решения.

Что такое информационный бункер?

Информационный бункер — это когда системы управления информацией не взаимодействуют друг с другом. Разрозненность обычно возникает, когда руководство определяет, что совместное использование определенной информации невыгодно или что реализация совместного использования информации неэффективна с точки зрения затрат для организации. Например, генеральный директор или менеджер по информационной безопасности больницы может не работать над интеграцией своей системы документации с другими поставщиками медицинских услуг, если стоимость слишком высока.

Как работают информационные бункеры?

Информационные бункеры могут возникать, когда группы сотрудников или отдельные отделы решают не делиться знаниями друг с другом или даже предотвращать обмен этими знаниями через информационные системы, которые они используют. Это может происходить как внутри организации, так и между организациями и компаниями.

Для сотрудников характерно иметь разные приоритеты, потому что у их отделов есть определенные цели, которые не коррелируют друг с другом. Это может привести к снижению коммуникации и сотрудничества между отделами. Например, перед отделом маркетинга может стоять цель увеличить количество посещений веб-сайта, а перед кредитным отделом — получить больше заявок на получение кредита. Обе цели имеют решающее значение для успеха компании, поэтому для их достижения может быть полезно, чтобы отделы работали вместе. Обсудив их индивидуальные потребности, отдел маркетинга может скорректировать свой подход таким образом, чтобы увеличение числа посещений сайта также приводило к увеличению количества заявок.

Какие проблемы создают хранилища информации?

Важно распознавать и устранять проблемы, вызванные информационными хранилищами, по мере их возникновения, потому что это может помочь вам предотвратить более серьезную проблему позже. Вот некоторые распространенные проблемы, которые создают информационные хранилища, и способы их решения:

Увольнение сотрудников

Избыточная рабочая сила может возникнуть из-за минимальной связи между отделами и систем данных, которые не взаимодействуют. Сотрудники, выполняющие разные, но связанные роли, могут иметь пересекающиеся обязанности. Например, при обработке заявки на кредит кредитный специалист и андеррайтер в банке могут запросить у клиента одну и ту же документацию, если используемые ими отдельные информационные системы не синхронизированы. Это может расстроить клиента и заставить каждого специалиста тратить больше времени на выполнение своей работы.

Вы можете избежать увольнений, заранее связавшись с отделами, затронутыми вашей работой. Вы также можете сознательно интегрировать системы данных для совместной работы на благо сотрудников, клиентов и клиентов, которых вы обслуживаете.

Распространение дезинформации

Разрозненность часто препятствует доступу сотрудников к определенным обновленным знаниям, а при отсутствии верной информации непроверенные или неверные данные легко распространяются. Например, получив известие о слиянии компаний, сотрудник может предположить, что увольнения неизбежны. Затем они могут поделиться этим необоснованным убеждением с другими, которые принимают его как факт.

Несмотря на то, что существуют некоторые типы информации, передача которых в соответствии с лучшими практиками запрещена, например данные кредитных карт клиентов или содержание официальных жалоб отдела кадров, подумайте, какими данными вы должны делиться и какую пользу они могут принести сотрудникам. Некоторые способы предотвращения дезинформации включают создание общедоступных документов с открытым доступом и сокращение использования электронной почты для ведения важных разговоров. Для получения более конфиденциальной информации вы можете создать список доступа, который может предоставить определенным сотрудникам данные, которыми они могут точно поделиться с членами команды, которым они нужны.

Неэффективное общение

Когда отделы борются с обменом информацией, это может привести к неэффективному общению и неэффективным процессам. Из-за отсутствия общего потока информации команда, работающая над проектом, может слишком долго ждать, чтобы связаться с соответствующими заинтересованными сторонами из другого отдела, или вообще не связываться с ними. Чтобы улучшить общение, вы можете использовать общекорпоративные чаты, чтобы информировать всех о своей работе. Вы также можете бережно относиться к времени своих коллег, делясь с ними только актуальной информацией.

Слабая корпоративная культура.

Корпоративная культура — это ценности, приоритеты, цели и поведение сотрудников, которые определяют среду организации, и информационные хранилища могут негативно влиять на эту культуру. Например, заторможенный поток информации может вызвать неуверенность у сотрудников, которые не понимают, как их работа влияет на компанию. Не зная ценности своего вклада, сотрудникам может быть сложно работать над достижением целей отдела, что может привести к снижению мотивации и морального духа. Чтобы создать сильную корпоративную культуру, подумайте о планировании регулярных собраний в отделах для обмена информацией и напоминания отдельным сотрудникам о влиянии их работы.

Медленный рост компании

Каждый аспект вашей компании может замедлиться при наличии информационных хранилищ. Недостаток информации может способствовать нерешительности, что часто приводит к упущенным деловым возможностям. Например, поздние ответы на информационные запросы могут помешать своевременному завершению проектов. Создавая гибкие разрешения пользователей для сетей передачи данных и имея возможность импортировать или экспортировать данные внутри систем, вы можете стимулировать рост.

Неудовлетворительный клиентский опыт

Опыт работы с клиентами может стать серьезной проблемой, если есть проблемы с передачей коллективных знаний. Без обмена информацией ваша служба поддержки клиентов может давать противоречивые ответы на вопросы и жалобы. Это может запутать клиента и создать для него неудовлетворительный опыт. Рассмотрите возможность разработки протоколов для взаимодействия, таких как лучшие практики для времени отклика или сценарии для определенных сценариев клиентов, и создание базы знаний об известных проблемах, чтобы гарантировать, что вы обеспечиваете наилучшее взаимодействие с пользователем.