Что такое информационная система бухгалтерского учета? Ваш путеводитель по АИС

2 июля 2021 г.

Информационная система бухгалтерского учета (AIS) является важным инструментом, который компании используют для контроля своих финансов и принятия решений для общего состояния компании. Понимание различных функций AIS является важным шагом в определении того, какие функции необходимы вашей компании для AIS. В этой статье мы обсудим, что такое бухгалтерская информационная система, почему предприятия используют один и шесть компонентов, составляющих АИС.

Что такое бухгалтерская информационная система

Бухгалтерская информационная система — это система, которую предприятия используют для сбора, хранения, обработки и представления финансовых и бухгалтерских данных, используемых бухгалтерами, менеджерами, главными финансовыми директорами (CFO), бизнес-аналитиками, менеджерами, аудиторами, регулирующими органами, налоговыми органами и консультантами. Он отслеживает всю бухгалтерскую и коммерческую деятельность, сочетая традиционные методы бухгалтерского учета, такие как Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) с современными информационными технологиями.

Почему предприятия используют АИС?

AIS обеспечивает высочайший уровень точности финансовых транзакций компании и ведения учета. Это также позволяет определенным сотрудникам получать доступ к необходимой им информации, ограничивая конфиденциальную информацию другими и защищая общую безопасность данных компании. AIS повышает способность компании обнаруживать мошенничество и помогает ей обеспечить бесперебойную финансовую деятельность. Хорошо спроектированная АИС позволяет всем сотрудникам компании получать доступ к одной и той же системе и получать одну и ту же информацию.

Функции АИС

Существуют три основные функции АИС:

• Эффективный и действенный сбор и хранение финансовых данных: АИС может собирать данные о транзакциях из исходных документов, регистрировать транзакции в журналах и размещать в бухгалтерских книгах.

• Предоставление информации для принятия решений: AIS может создавать управленческие отчеты и финансовые отчеты для менеджеров, финансовых директоров (CFO) и других ключевых лиц, принимающих решения.

• Внедрение средств контроля: АИС может ввести средства контроля для точной записи и обработки данных.

Компоненты АИС

Информационные системы бухгалтерского учета состоят из шести частей, которые предназначены для обеспечения их эффективной и плавной работы:

1. Люди

Сюда входят все, кто использует информационную систему. В нее могут входить бухгалтеры, менеджеры, финансовые директора и другие руководители высшего звена, финансовые аналитики и аудиторы. AIS помогает различным отделам эффективно работать вместе.

Например, для оптимизации операций руководство может установить цели продаж, которые затем могут информировать сотрудников об объеме запасов, доступных для достижения этих целей. Продавцы могут вводить свои заказы клиентов в АИС, которая предупреждает бухгалтерию о необходимости отправки счетов-фактур, говорит сотрудникам склада упаковывать заказы, а отделу доставки отправлять их по почте.

Бухгалтерия, в свою очередь, будет уведомлена о новой дебиторской задолженности, а команда обслуживания клиентов сможет отслеживать эти поставки. AIS может создавать отчеты о продажах от руководства, показывая им общий объем продаж, а также запасы, стоимость доставки и производства.

Консультанты могут использовать информацию AIS для анализа данных о затратах, продажах и доходах. Аудиторы могут использовать эти данные для оценки внутреннего контроля компании, финансового положения и соблюдения требований бухгалтерского учета.

2. Процедуры и инструкции

AIS использует процедуры и инструкции для регулирования сбора, хранения, обработки и распространения финансовой информации и помогает сотрудникам пройти обучение по этим процедурам. Эти методы являются как ручными, так и автоматизированными и могут исходить из внутренних источников, таких как сотрудники, или из внешних источников, таких как онлайн-заказы, размещенные клиентами. Процедуры и инструкции должны быть закодированы в программном обеспечении АИС, а также внедрены для сотрудников посредством обучения и документации, и для обеспечения эффективности их следует последовательно соблюдать.

3. Данные АИС

АИС часто имеет структуру базы данных для хранения информации в одном центральном месте для удобного ведения учета и отчетности. Структура, как и язык структурированных запросов (SQL), позволяет сортировать и извлекать данные в AIS для целей отчетности. AIS будет хранить любую информацию, относящуюся к деловой практике организации, которая может повлиять на ее финансы.

Любые бизнес-данные, влияющие на финансы компании, должны поступать в АИС. Хотя данные могут различаться в зависимости от характера бизнеса, обычно они включают:

• Инвентаризационные данные

• Налоговая информация

• Проверить регистры

• Главная бухгалтерская книга

• Выписки по счетам клиентов

• Заказы на продажу

• Заявки на покупку

• Счета поставщика

• Отчеты по анализу продаж

• Информация о заработной плате

• Информация о хронометраже

Данные, которые не попадают в АИС, включают в себя такие вещи, как руководства, заметки и корреспонденцию. Хотя эти вещи могут быть связаны с финансами компании, они не считаются частью финансового учета.

4. Программное обеспечение АИС

AIS имеет программный компонент, необходимый для хранения, извлечения, обработки и анализа финансовых данных компании. Хотя AIS раньше была системой, основанной на ручном управлении, сегодня компании используют программное обеспечение, которое можно настроить в соответствии с потребностями каждого бизнеса. Для публичных компаний структура АИС в некоторой степени диктуется Закон Сарбейнса-Оксли нормативные документы.

5. ИТ-инфраструктура

ИТ-инфраструктура относится к аппаратному обеспечению, которое используется для работы AIS, и включает в себя такие вещи, как компьютеры, серверы, маршрутизаторы и другие компоненты, которые уже есть у большинства предприятий. ИТ-инфраструктура должна быть совместима с программным обеспечением, выбранным для АИС, способна эффективно работать и быть оптимизирована для другого программного обеспечения, которое может использовать компания. Инфраструктура также должна включать планы на случай непредвиденных обстоятельств, таких как перебои в подаче электроэнергии, сбой оборудования и все остальное, что может повлиять на способность системы работать в соответствии с проектом.

6. Внутренний контроль

Внутренний контроль относится к мерам безопасности, используемым для защиты данных, хранящихся в АИС. Внутренний контроль включает в себя все, от паролей до методов биометрической проверки и методов шифрования. Он должен отфильтровывать конфиденциальные данные для сотрудников без подтвержденного доступа, но при этом делать информацию доступной для тех, у кого есть полный доступ. Внутренний контроль является важным компонентом AIS, поскольку он обычно содержит конфиденциальную информацию о сотрудниках и клиентах, такую ​​как кредитные карты и номера социального страхования, а также финансовые данные компании.