Что такое 4 уровня WBS? (Определение, преимущества и советы)

Многие компании используют структурную декомпозицию работ (WBS) для каждого из своих проектов, чтобы отслеживать их прогресс и обеспечивать достижение поставленных целей. Как руководитель проекта, важно предоставить своей команде четкие инструкции, разработать точный график и упорядоченно назначать задачи. Если вы отвечаете за управление проектами, вам может быть интересно узнать, как использовать каждый из уровней WBS для разработки организованного плана действий.

В этой статье мы объясним, что такое структурная декомпозиция работ, рассмотрим некоторые преимущества ее использования и поделимся четырьмя уровнями WBS, которые вы можете внедрить в своей организации.

Что такое структурная разбивка работ?

Структура декомпозиции работ обеспечивает основу и рекомендации для успешного проекта. Он классифицирует уникальные задачи, вехи и ключевые элементы проекта, организуя их в иерархическую структуру, чтобы проиллюстрировать, какие элементы необходимо выполнить в первую очередь. Руководители проектов также могут использовать WBS для назначения различных задач и этапов жизненного цикла проекта каждому члену команды.

Менеджер проекта может использовать WBS для управления, оценки, координации и мониторинга состояния проекта. Эффективная структура разбивки работ обеспечивает обзор проекта, определяя общую цель и разбивая большие задачи на более мелкие или более управляемые результаты. Это может повысить производительность и помочь командам отслеживать их успехи.

Каковы преимущества использования WBS?

Многие менеджеры проектов предпочитают использовать WBS, потому что он обеспечивает четкий обзор проекта и рекомендации для их команды, но использование WBS может дать несколько дополнительных преимуществ. Внедрение WBS может помочь вам:

• Убедитесь, что все в вашей команде работают над достижением одних и тех же целей

• Назначение задач отдельным членам команды

• Отслеживайте общий прогресс каждого проекта

• Установите четкие ориентиры

• Делитесь данными и аналитикой с ключевыми заинтересованными сторонами и руководителями компании

• Определить новые возможности и области для улучшения

• Повысьте продуктивность вашей команды

• Улучшите организацию вашей команды и проектов

• Разработайте точный график

• Определите, какие задачи зависят друг от друга

• Оцените стоимость каждого проекта

• Оцените и снизьте потенциальные риски

• Создайте техническое задание, чтобы поделиться с ключевыми заинтересованными сторонами, клиентами и руководителями компании.

Что такое 4 уровня WBS?

Чтобы создать эффективную WBS, важно понимать каждый из четырех уровней WBS. Руководители проектов используют эти уровни для определения приоритетов и организации задач в зависимости от того, какие элементы необходимо выполнить в первую очередь для завершения окончательного проекта. Четыре уровня WBS, которые вы можете внедрить в своей организации:

1. Верхний уровень

На верхнем уровне WBS указывается название проекта и окончательный результат. Вы можете начать создание своей WBS с этого раздела, указав общий объем проекта. Используйте понятный язык, чтобы определить, как должен выглядеть завершенный проект, чтобы каждый в вашей команде понимал, над какой целью они работают. Верхний уровень WBS может быть отличным инструментом для передачи ожиданий вашего клиента от конечного проекта.

Например, если вы являетесь менеджером проекта по разработке программного обеспечения, на верхнем уровне вашей WBS может быть просто указано название проекта, над которым вы работаете, например, система программного обеспечения самолета или интегрированная система управления библиотекой.

2. Контролирует учетную запись

Затем перечислите уровень WBS управляющей учетной записи под верхним уровнем. Уровень контрольной учетной записи описывает основные этапы проекта и ключевые результаты, которые необходимо достичь. Он также может включать основные части, системы или функции, которые необходимо реализовать в окончательном проекте, чтобы удовлетворить ожидания заказчика.

Например, если вы являетесь менеджером проекта по разработке программного обеспечения, некоторые из основных компонентов, которые вы можете перечислить на уровне учетной записи управления вашей WBS, включают систему базы данных, функцию поиска и функцию чата. Это может помочь вам убедиться, что ваш окончательный проект соответствует всем необходимым критериям, и повысить удовлетворенность клиентов.

3. Рабочие пакеты

Уровень рабочих пакетов WBS отображается под уровнем учетной записи управления. На этом уровне ключевые результаты разбиваются на более мелкие, более управляемые задачи. Чтобы добиться успеха на уровне контрольной учетной записи, командам необходимо сначала выполнить задачи, представленные на уровне рабочих пакетов.

Например, чтобы ваша команда завершила работу над системой базы данных на уровне контрольной учетной записи, ей может потребоваться сначала разработать программное приложение, серверы и структуру данных на уровне рабочих пакетов. Вы можете создать новый рабочий пакет для каждой уникальной задачи, указанной на уровне контрольной учетной записи, чтобы сгруппировать элементы и помочь вашей команде оставаться организованной.

4. Деятельность

Последний уровень WBS — это уровень деятельности. Этот уровень включает в себя все задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем команда сможет работать над задачами, перечисленными на уровне рабочих пакетов. Например, чтобы ваша команда завершила разработку программного приложения на уровне рабочих пакетов, им может потребоваться сконфигурировать и установить программное обеспечение базы данных или интегрировать сервер базы данных с другими сетевыми компонентами. Задачи, перечисленные под уровнем деятельности, являются наименьшими элементами, которые необходимо выполнить. Вы можете назначить каждое действие отдельному члену команды, чтобы повысить производительность.

Советы по разработке WBS

Вот несколько советов, которые помогут вам разработать WBS для вашей организации:

• Установите четкие сроки. Установив четкие сроки для задач на каждом уровне вашей WBS, вы можете определить, какими могут быть общие сроки для проекта. Это может помочь вам держать свою команду в курсе дел, общаться с клиентами и ключевыми заинтересованными сторонами и гарантировать, что вы завершите проект вовремя.

• Отслеживайте свой прогресс. Прежде чем ваша команда начнет работу над проектом, определите, какие ключевые показатели эффективности (KPI) вы планируете измерять. Регулярное отслеживание этих KPI может повысить производительность вашей команды, определить области для улучшения и помочь вам определить, когда вы достигли каждого уровня WBS.

• Оцените свою команду. Оцените текущий набор навыков, возможностей и доступности вашей команды, чтобы определить, достаточно ли у них ресурсов для успешного завершения проекта. Это может помочь вам определить, кому назначить каждую задачу, и разработать более точный график.

• Инвестируйте в программное обеспечение. Инвестирование в правильное программное обеспечение может помочь вам отслеживать свои успехи, сообщать об обновлениях вашей команде и гарантировать, что все, кому нужен доступ к вашему WBS, могут просматривать его удаленно. Используйте поисковую систему, чтобы определить, какое программное обеспечение WBS лучше всего соответствует вашим потребностям в зависимости от вашей отрасли, проектов и команды.