Чем занимается свадебный координатор: детали и должностные обязанности

30 декабря 2021 г.

Свадьба пары — очень важный день в их жизни, и многим понадобится помощь в планировании мероприятия. Свадебный координатор поможет организовать день свадьбы. Они помогают в планировании свадебной церемонии, следя за тем, чтобы жених и невеста, а также их друзья и члены семьи могли спокойно наблюдать за радостным событием. В этой статье мы обсудим роль свадебного координатора и то, как он помогает в планировании свадебной церемонии.

Кто такой свадебный координатор?

Свадебный координатор помогает паре в день свадьбы и следит за тем, чтобы мероприятие проходило в соответствии с планом. Свадебный координатор снимает стресс в последние дни планирования свадьбы и снимает напряжение в день самой свадьбы. Они сосредоточены на логистике. Часто свадебные координаторы начинают свою работу за месяц до торжества и несут ответственность во время мероприятия. Тем не менее, свадебный координатор не участвует в отслеживании свадебного бюджета или более ранних этапах подготовки.

Чем занимается свадебный координатор?

Свадебный координатор отвечает за различные работы, такие как свадьба или свадебный консультант. Хотя координация свадьбы требует творческого подхода, вам также придется позаботиться о телефонных звонках и бумажной работе. Координаторы свадьбы должны отвечать на электронные письма от клиентов, а также управлять всеми мельчайшими деталями церемонии. Свадебный координатор оказывает экспертную поддержку паре в день свадьбы, чтобы предотвратить серьезные несчастные случаи.

В основные обязанности свадебного координатора входит:

• Встреча с парой за несколько недель до свадьбы

• Общение с поставщиками для подтверждения логистики и пересмотра контрактов

• Создание всеобъемлющей временной шкалы и планов этажей

• Завершение окончательной проверки мест проведения церемонии и приема

• Обращение к любым упущенным деталям

• Управление репетицией

• Контроль всех аспектов свадебной церемонии

Свадебный координатор требует, чтобы весь план мероприятия был в письменной форме, чтобы они могли проследить за тем, чтобы все было учтено. Свадебные координаторы несут ответственность за всю церемонию, поэтому они обладают отличными навыками общения и последующего сопровождения. Многозадачность также имеет решающее значение, потому что свадебным координаторам, возможно, придется иметь дело с пропавшим цветочным букетом невесты, проблемами с кейтерингом или музыкантами и поиском дополнительных мест для нежданных гостей в одно и то же время.

Отличие свадебного координатора от свадебного организатора

Свадебный планировщик занимается всеми деталями свадьбы, от начала до конца. Они курируют общее видение и устраняют любые догадки в процессе планирования. Некоторые организаторы свадеб также помогают с творческими деталями свадебного дня, предлагая услуги по стилю или дизайну. Организаторы свадеб берут больше за свои услуги, тогда как свадебные координаторы помогают парам, которые работают с ограниченным бюджетом.

Роль свадебного координатора заключается в том, чтобы помочь с процессом планирования за несколько недель до дня свадьбы. Они часто помогают парам, у которых нет свадебного планировщика. Пары обычно заказывают свадебного координатора за несколько месяцев, но другие нанимают его только тогда, когда стресс начинает расти и день их свадьбы быстро приближается.

Разница между свадебным организатором и свадебным координатором становится очевидной на каждом этапе процесса подготовки к свадьбе и в сам день. Вот некоторые из обязанностей, которые организаторы свадеб и свадебные координаторы будут выполнять для своих клиентов:

Первичная консультация

После помолвки пары обращаются к услугам свадебного организатора. Первоначальная консультация устанавливает основу того, что клиент хочет от свадьбы и его ожидания. Клиентом может быть пара, вступающая в брак, их родители или их комбинация. Первая задача свадебного организатора — выяснить, как жених и невеста хотят, чтобы их свадебный день выглядел.

Первая встреча состоит из объяснения доступных свадебных пакетов и обсуждения того, какую свадьбу хочет клиент. Свадебный организатор может предложить полный комплекс услуг или координацию дня, что влечет за собой логистику свадебного дня. Координация полного цикла включает в себя все детали, необходимые для планирования свадьбы, включая бюджет, места проведения и поставщиков. Конкретные советы или рекомендации для продавцов обсуждаются после того, как клиент подписывает договор и вносит задаток.

Невестам, которые хотят спланировать свой собственный свадебный день, потребуется помощь только в день свадьбы, когда свадебный координатор полезен. Конечно, многие невесты слишком заняты другими аспектами своей жизни, чтобы планировать свадьбу. Организаторы свадеб берут на себя иногда непосильную задачу спланировать все до совершенства до дня свадьбы.

Прочитайте больше: Узнайте о том, как стать организатором свадеб

Создание бюджета

Бюджет так или иначе влияет на все варианты свадьбы. На начальных этапах планирования свадебный организатор должен начать длительный диалог с клиентом относительно свадебного бюджета. Некоторые клиенты управляют своим собственным бюджетом, в то время как другим потребуется профессиональная помощь. Прежде чем назначать встречи с поставщиками или рассматривать места проведения, организатор свадьбы должен убедиться, что все согласны с общим бюджетом, чтобы избежать разочарований.

Бюджет часто является гибким, потому что идеи пары развиваются в процессе планирования. Жених и невеста могут понять, что свадьба мечты обходится дороже, чем они думали, и урезать бюджет, но другие пары могут увеличить свой бюджет. Организатор свадеб корректирует свои предложения, чтобы соответствовать этим изменениям.

Выбор места и найм поставщиков

После того, как бюджет установлен, начинается исследование мест проведения. Хотя сравнение мест проведения может быть сложным, организаторы свадеб используют это как возможность предложить больше ценности своим клиентам. Каждое место, которое рассматривает планировщик свадьбы, включает в себя различные сборы за обслуживание и предметы, такие как еда и напитки. Организаторы свадеб организуют места, чтобы убедиться, что дата, которую предпочитает их клиент, свободна.

Единственной самой дорогой статьей бюджета обычно является место проведения. Поэтому организаторы свадеб внимательно читают договоры о месте проведения, потому что даже небольшое недоразумение может стоить тысячи дополнительных долларов. Как только организатор свадьбы удовлетворен местом проведения, пара вносит залог, чтобы забронировать его на день свадьбы.

После того, как пары выберут место, назначат дату и внесут залог, организатор свадьбы приступает к выбору поставщиков. Как и в случае с выбором мест, лучшие свадебные агентства должны быть забронированы за год вперед. В процессе выбора поставщика организатор свадеб назначает встречи на основе расписания и личностей своих клиентов. Выбор поставщиков может ошеломить клиентов, поэтому организаторы свадеб снимают нагрузку, координируя все, от еды до музыки.

Предсвадебный

Проверка всех договоров с поставщиками перед свадьбой – одна из важнейших обязанностей свадебного координатора. Свадебный координатор должен связаться со всеми поставщиками за несколько недель до свадьбы, чтобы убедиться, что у них есть верная контактная информация. Важно убедиться, что все номера стационарных и мобильных телефонов поставщиков указаны правильно. Свадебным координаторам необходимо создать подробный график, включающий фотографов, группу или ди-джея. Пара, их семьи и все остальные должны одобрить график. Копию таймлайна можно раздать всем перед свадьбой.

Свадебный координатор обеспечивает присутствие всей свадебной компании на репетиции свадьбы, которая часто проходит за день до свадьбы. В это время свадебный координатор сообщает все детали программы молодоженам и остальным участникам свадебного торжества.

День свадьбы

В день свадьбы свадебный координатор прибывает на место заблаговременно, чтобы убедиться, что все поставщики установлены вовремя, и отвечает на любые насущные вопросы. Координаторы информируют невесту, жениха, фотографа и группу/ди-джея обо всех предстоящих событиях, таких как торжественный вход, разрезание торта и первый танец. В случае возникновения каких-либо проблем свадебные координаторы могут быстро позаботиться о них до того, как жених и невеста уведомят об этом.

Свадебный координатор поддерживает связь между парой и всеми продавцами в день свадьбы. Услуга позволяет паре и гостям наслаждаться днем, не гоняясь за продавцами. Как только церемония приближается, свадебные координаторы следят за тем, чтобы все были на месте. Они также следят за тем, чтобы все выполняли свои обязанности и чтобы к гостям относились должным образом. Когда пришло время начать церемонию, координатор должен быть в режиме ожидания, чтобы поставить музыку в очередь и поддерживать ход процессии.

После церемонии роль свадебных координаторов заключается в том, чтобы убедиться, что свадебная вечеринка готова к фотосессии, и что гости быстро направляются на прием. При правильном выполнении этой задачи прием начнется вовремя и будет проходить без сбоев. Свадебный координатор знает, как двигаться по временной шкале и ускорять или замедлять темп в зависимости от ситуации.