Часто задаваемые вопросы об отчете о расходах |

9 марта 2021 г.

Надлежащий учет расходов и сохранение подтверждающих документов может повысить финансовую эффективность бизнеса или некоммерческой организации и упростить возмещение расходов. Наиболее распространенным и эффективным методом отслеживания расходов является отчет о расходах. Отчеты о расходах могут различаться в зависимости от потребностей ситуации и работодателя, но обычно они имеют стандартный набор требований. В этой статье мы отвечаем на часто задаваемые вопросы об отчетах о расходах и электронных таблицах расходов и обсуждаем, почему они важны, как их создавать и что в них включать.

Что такое отчет о расходах?

Отчеты о расходах — это внутренние документы, создаваемые бизнесом для отслеживания расходов. Чаще всего отчеты о расходах используются для записи расходов, понесенных сотрудником при выполнении своих должностных обязанностей. Затем работник может представить отчет и подтверждающие квитанции своему работодателю для возмещения расходов. Владельцы бизнеса также могут использовать отчеты о расходах для отслеживания накладных и других расходов.

Работодатели могут потребовать отчеты о расходах по конкретным событиям или крупным расходам, таким как командировки. Они также могут рассчитывать их ежемесячно или ежеквартально для текущих расходов, таких как обеды для клиентов и канцелярские товары. Если деловые расходы являются для вас регулярным явлением, рассмотрите возможность использования программного обеспечения для электронной бухгалтерии и хранения цифровых копий квитанций, которые могут улучшить организацию, предотвратить потери и упростить поиск записей.

Почему важны отчеты о расходах?

Некоторые работодатели требуют отчеты о расходах на использование сотрудниками средств компании или для расчета возмещения, если сотрудник потратил свои собственные деньги на рабочие цели. Для всех предприятий, даже для индивидуальных предпринимателей, отчеты о расходах могут помочь с финансовой отчетностью и будущими решениями по бюджету. Предприятия также используют отчеты о расходах и связанные с ними квитанции при подаче налогов или при проведении аудита.

Как делать отчеты о расходах

Отраслевые стандарты и методы могут различаться, но некоторые элементы остаются неизменными во всех отчетах о расходах. В основных отчетах о расходах указывается лицо, представляющее отчет, и компания, перечисляются датированные и детализированные расходы, утверждается общая сумма и заверяется документ подписью. Вы также можете приложить соответствующие квитанции для подтверждения.

Вот шаги для того, чтобы сделать базовый отчет о расходах:

1. Создайте или выберите шаблон

Если ваш работодатель не предоставляет форму отчета о расходах, вы можете найти шаблон или создать свой собственный. Спросите коллегу или найдите образец отчета о расходах в вашей отрасли, чтобы использовать его в качестве справочного материала. Укажите название вашей компании, ваше полное имя, ваш рабочий адрес электронной почты, любой идентификационный номер сотрудника, который у вас может быть, и временные рамки в верхней части вашего отчета. Это может быть особенно важно в крупных компаниях, обрабатывающих несколько отчетов.

2. Настройте категории в соответствии с вашими потребностями

В зависимости от ваших обстоятельств вам может потребоваться опустить или расширить категории, обычно включаемые в отчеты о расходах. Внесите любые дополнительные коррективы в соответствии с требованиями вашего руководителя или указаниями в вашем руководстве для сотрудников. Если у вас есть расходы, которые требуют расчета, например возмещение за каждую милю, вы можете включить место для отображения промежуточной суммы.

3. Детализируйте каждый расход

Отчеты о расходах должны быть как можно более подробными для составления бюджета и фискальной отчетности, особенно если квитанции недоступны. Укажите дату каждой совершенной транзакции, краткое описание покупки и ее стоимость. Сделайте перекрестную ссылку на свой отчет, используя печатные копии квитанций, чтобы подтвердить свои претензии.

4. Подсчитайте итог

Итог должен быть четким, правильным и указан в конце вашего отчета перед подписями. Вычтите любые авансы или суточные, которые вы получили, и перепроверьте общую сумму, чтобы избежать споров. В дополнение к вашей собственной подписи вам может потребоваться руководитель, чтобы поставить подпись на вашем отчете перед его отправкой и получением возмещения.

5. Включите квитанции

Убедитесь, что вы можете проверить свои расходы, сохранив чеки от покупок, связанных с работой. Вы можете запросить квитанцию ​​у поставщиков, которые изначально могут не предлагать ее во время продажи. Имейте в виду, что ваша история транзакций по кредитной или дебетовой карте не является квитанцией и может не содержать достаточно информации, чтобы ваш работодатель мог принять ее в качестве доказательства расходов. Сделайте копии всех квитанций, чтобы прикрепить их к отчету.

6. Отправьте отчет о расходах

Следуйте инструкциям вашей компании по подаче отчета о расходах и следите за тем, чтобы он был получен и считался полным. Храните копии всех ваших отчетов и квитанций для личных записей.

Что такое расходная ведомость?

Расходная ведомость представляет собой отчет о расходах, организованный в формате электронной таблицы. Электронные таблицы — это простой способ отслеживать и рассчитывать расходы с помощью программного обеспечения. Существует множество программ для ведения личной и деловой бухгалтерии с шаблонами отчетов о расходах и возможностью создавать свои собственные. Как и в отчете, таблица расходов включает ваше имя, компанию, даты, детализированные расходы, промежуточный и общий итоги.

Каковы преимущества электронных таблиц расходов?

Существует несколько возможных преимуществ использования электронной таблицы расходов по сравнению с отчетом. Например, вы можете обнаружить, что электронные таблицы легче добавлять расходы по мере их возникновения, вместо того, чтобы ждать окончания периода, чтобы сразу подсчитать все ваши расходы. Это может снизить вероятность того, что в конце отчетного периода вы забудете детали расходов или покупок.

Еще одним преимуществом является то, что электронные таблицы легко доступны для поиска, что делает их идеальными для длинных отчетов с большим количеством записей. Вы также можете выделить место для подписей, когда придет время отправлять отчет.

Что вы включаете в отчет о расходах или лист?

Категории или элементы, которые необходимо включить в отчет о расходах или лист расходов, могут различаться в зависимости от политики вашей компании и характера ваших расходов. Свяжитесь со своим руководителем или отделом кадров, чтобы убедиться, что вы знаете, что они ожидают увидеть в вашем документе. Однако вот список общих расходов, которые часто необходимо включать в отчет о расходах или электронную таблицу:

• Запасы

• Инструменты

• стоимость авиабилетов

• Бензин

• Пробег

• Плата за проезд

• Развлечения для клиентов

• Жилье

• Питание

• Плата за парковку

• Стоимость аренды автомобиля