Часто задаваемые вопросы об общих ограничениях проекта

10 августа 2021 г.

Управление проектом включает обширное планирование для преодоления препятствий и обеспечения успеха проекта. Некоторые проекты могут иметь ограничения из-за требований, установленных организацией или заинтересованной стороной.

Руководители проектов часто выявляют ограничения или препятствия для создания плана управления, реализующего стратегии преодоления ограничений проекта. В этой статье мы отвечаем на часто задаваемые вопросы об общих ограничениях проекта, в том числе о том, что они собой представляют и как их идентифицировать, а также предлагаем решения, которые помогут преодолеть ограничения проекта.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это использование профессиональных знаний и инструментов для разработки стратегий задач проекта, что, в свою очередь, помогает команде понять требования и цели проекта. Руководители проектов часто контролируют этапы управления проектами и делегируют задачи членам своей команды для создания качественного контента и соблюдения сроков. Пять этапов управления проектом включают в себя:

• Концепция: на этом этапе определяется цель проекта и концептуализируются потенциальные задачи, которые необходимо выполнить для его успешного завершения.

• Планирование: на втором этапе определяется продолжительность проекта, выявляются его требования, установленные организацией, и разрабатываются этапы плана. На этом этапе также исследуются потенциальные ограничения проекта, которые необходимо устранить.

• Выполнение. Фаза выполнения включает в себя запуск проекта, делегирование задач членам команды и сообщение планов проекта, чтобы члены команды понимали, каким рекомендациям следует следовать.

• Мониторинг. Этап мониторинга включает в себя оценку прогресса, подтверждение того, что проект находится в рамках бюджета, и внесение необходимых корректировок в случае возникновения препятствий.

• Закрытие: Закрытие включает в себя передачу проекта клиенту или организации, получение одобрения и оценку всего процесса, чтобы найти возможности для будущих улучшений.

Что такое ограничения проекта?

Ограничения проекта — это факторы, которые могут повлиять на качество проекта и время, необходимое для его завершения. Ограничения могут варьироваться в зависимости от самого проекта и заинтересованных сторон или руководителей в бизнес-среде. Ограничения проекта могут ограничивать членов команды в изучении определенных вариантов или стратегий для достижения цели, поскольку они должны следовать определенным правилам при выполнении работы. Понимание ограничений проекта может быть полезным при разработке плана действий, помогающего определить потребности проекта, чтобы команда могла достичь своих целей.

Как определить ограничение проекта?

Чтобы определить ограничение проекта, поговорите с заинтересованными сторонами или организацией, чтобы определить их ожидания в отношении проекта и оценить свои ресурсы. Ожидания заинтересованной стороны от проекта могут дать представление о потребностях проекта, таких как материалы и оборудование. Это может помочь вам определить бюджет и сроки проекта.

Например, если организация просит вас провести мероприятие с поставщиками только из списка предпочтительных поставщиков и хочет, чтобы мероприятие стоило менее 2000 долларов США, вы можете определить ресурсы как ограничение, поскольку есть определенные поставщики, которых вы можете использовать. Во время вашего мероприятия у поставщиков может быть меньше доступности или меньше ресурсов. Еще одним ограничением, которое вы можете определить, является стоимость, поскольку у вас строгий бюджет.

Почему важно определить ограничения проекта?

Ограничения проекта важно определить на этапе планирования управления проектом. Ограничения могут дать представление о потенциальных препятствиях и позволить вам создать эффективный план управления проектом, отвечающий требованиям работодателя или заинтересованной стороны. Команда проекта часто использует план управления проектом в качестве руководства для соблюдения сроков, понимания своих ролей и правильного выполнения задач с использованием требований проекта.

Каковы общие ограничения проекта?

Вот список из пяти общих ограничений проекта и того, как они могут повлиять на проект:

1 раз

Проекты часто имеют четкий и краткий набор руководящих принципов и сроков, установленных руководителем проекта или организацией. Время — это ограничение проекта, которое многие менеджеры проектов учитывают при планировании и выполнении проекта. Для проекта часто важно уложиться в сроки, чтобы способствовать успеху и избежать дополнительных расходов, которые могут повлиять на установленный бюджет.

Менеджер проекта создает оценку графика проекта и определяет, сколько времени отводится на каждую задачу. Они также предсказывают препятствия, с которыми может столкнуться команда во время проекта, и дизайнерские решения.

Например, организация устанавливает крайний срок для маркетинговой команды для создания новой рекламной кампании в социальных сетях. Некоторые из требований организации включают использование определенных программных инструментов и бюджет в размере 1000 долларов США.

Изучив требования и сроки, они могут создать оценку графика и делегировать задачи членам команды в зависимости от их навыков и эффективности. Рекламная кампания стартует в социальных сетях и укладывается в срок.

2. Стоимость

Стоимость является одним из основных ограничений, которые руководитель проекта должен учитывать при разработке плана управления и составлении рентабельного бюджета. Оценка затрат перед составлением плана необходима для понимания того, какие расходы следует учитывать в бюджете.

Это может позволить вам сравнивать и отслеживать расходы на протяжении всего проекта, чтобы измерять прогресс. Важно отслеживать расходы и управлять ими на всех этапах проекта, чтобы оценить любые препятствия, которые могут повлиять на бюджет. Это может позволить руководителю проекта реализовать стратегии по улучшению планов, чтобы проект был завершен к установленному сроку, оставаясь при этом в рамках бюджета.

3. Объем

Масштабы проекта включают планирование и определение того, что необходимо проекту для доставки продукта. Области обычно описывают каждую часть проекта, включая цель проекта, конкретные задачи, сроки, бюджеты, материалы и ресурсы. Масштаб проекта также определяет ожидания заинтересованной стороны и включает в себя то, как заинтересованная сторона планирует успех проекта.

4. Качество

Менеджеры проектов часто рассматривают качество как ограничение проекта, поскольку оно включает оценку продукта, чтобы определить, соответствует ли результат проекта ожиданиям, установленным на этапе планирования. Успешный проект соответствует требованиям к качеству и не позволяет другим ограничениям проекта влиять на качество. Стоимость, время и объем являются ограничениями проекта, которые могут повлиять на качество проекта. Изменение любого из этих ограничений может повлиять на качество продукта.

5. Ресурсы

Ресурсы обычно связаны со стоимостными ограничениями. Ресурсы могут включать членов команды, оборудование, бюджет и материалы. Например, если строительная компания работает над строительством нового отеля, ей может понадобиться специальное оборудование, такое как кран, или такие материалы, как цемент.

Перед началом проекта менеджеры могут оценить, есть ли у членов команды оборудование, необходимое для успеха. Если количество доступного цемента ограничено, руководитель проекта выявляет это ограничение и разрабатывает стратегию его преодоления, чтобы компания могла достичь своих целей.

Какие существуют решения для преодоления ограничений проекта?

Решения ограничений проекта иногда включают устранение нескольких ограничений. Ограничения по времени часто связаны с ограничениями по качеству, а ограничения по стоимости могут также включать ограничения по ресурсам. Вот примеры решений общих ограничений проекта:

Время

Ограничения по времени часто могут влиять на качество продукта или ограничение качества. Внедрение эффективных стратегий тайм-менеджмента может помочь преодолеть нехватку времени для обеспечения качества продукта.

Чтобы разработать эффективную стратегию, важно учитывать цель проекта и сроки проекта, чтобы обеспечить соответствие продукта стандартам качества, установленным заинтересованными сторонами. Эта информация может помочь вам разработать стратегию, которая способствует эффективному выполнению задач для качественной работы к установленному сроку.

Например, менеджер проекта наблюдает за всеми частями проекта, чтобы гарантировать надежность и функциональность нового программного приложения. Крайний срок составляет 60 дней, поэтому руководитель проекта делегирует задачи членам команды в соответствии с оценкой сроков и сроков.

Затем член команды заболевает и не может выполнять задачи, которые были учтены в плане проекта. Менеджер проекта может реализовать стратегию управления временем, которая включает в себя установление строгих сроков для отправки задач и делегирование одной дополнительной задачи каждому члену команды, чтобы обеспечить выполнение проекта в срок.

Расходы

Бюджеты и контроль затрат имеют основополагающее значение для управления ограничением стоимости проекта. Установка бюджета может помочь вам определить методы контроля затрат при возникновении финансовых препятствий. Чтобы создать бюджет и преодолеть ограничения по стоимости, важно понимать, как оценивать затраты, чтобы вы могли найти решение для ограничений по стоимости. Вот некоторые факторы, которые вы можете использовать для точной оценки стоимости:

• Ресурсы: понимание затрат на рабочую силу, материалы и оборудование

• Предыдущие данные: относятся к стоимости проекта из аналогичного проекта, выполненного в прошлом.

• Параметрический: определяет стоимость параметрической переменной, такой как единица, и определяет количество единиц, необходимых для проекта.

Объем

Планы управления проектом обычно определяют объем проекта, включают все требования к проекту и то, как должен выглядеть продукт в конце проекта. Чтобы устранить ограничения по объему, убедитесь, что все члены команды проекта понимают цель проекта, требования к проекту, сроки, свои роли и ожидания заинтересованных сторон в отношении результата. Вы можете создать документ о содержании, чтобы передать его членам команды, чтобы избежать путаницы в отношении задач и ролей проекта.