Часто задаваемые вопросы о том, когда использовать CC и BCC

29 апреля 2021 г.

Электронная почта играет жизненно важную роль в деловых и личных коммуникациях. Функции CC и BCC могут быть полезными функциями электронной почты, когда вам нужно эффективно распространять информацию по всей организации или клиентам. Если вы хотите, чтобы ваше использование электронной почты отражало ваш профессионализм и внимание к деталям, вам может быть полезно узнать о правильном использовании CC и BCC. В этой статье мы даем определения CC и BCC, рассматриваем их различия и объясняем, что можно и чего нельзя делать при использовании каждого из них.

Что означает СС?

CC — это сокращение электронной почты для копии, относящееся к тому, как CC распространяет копии вашего сообщения каждому получателю. Ваша служба электронной почты предоставляет три текстовых поля для добавления получателей: Кому, Копия и Скрытая копия. Вы используете поле «Кому» для получателей, непосредственно участвующих в том, что обсуждается в электронном письме, или тех, кто, как вы ожидаете, ответит вам. CC, однако, позволяет вам быстро обмениваться той же информацией с другими коллегами, сигнализируя о том, что им не нужно предпринимать немедленных действий. Адреса электронной почты, указанные как CC, также получают ответы на исходное электронное письмо.

Каждый получатель вашего сообщения электронной почты может видеть все адреса электронной почты, введенные вами в поле «Копия». Основным преимуществом использования CC является то, что он позволяет вам сообщать, кто в вашей организации осведомлен о последней информации, без дополнительных действий. С CC, просто отправив сообщение, ваша команда получит четкое представление об информационной ситуации. Иногда вы можете отправлять коллегам копии по электронной почте, чтобы они могли выполнять свои обязанности.

Пример: вы совместно управляете магазином розничной торговли и вам нужно заказать квитанцию. Вы отправляете заказ на покупку по электронной почте поставщику бумаги и CC корпоративному контролеру вашей компании и другому менеджеру. Контролер получает заказ на поставку, чтобы он мог отчитаться за него. Ваш коллега-менеджер знает, что квитанция уже в пути, и компания, поставляющая бумагу, может связаться с нужным человеком, если возникнут проблемы с доставкой или выставлением счетов.

Что означает БЦК?

BCC — это сокращение от слепой копии. Он выполняет ту же функцию копирования, что и CC, но с двумя ключевыми отличиями: электронные письма, введенные как BCC, невидимы для других получателей и не получают будущих ответов в цепочке. Поэтому скрытая копия полезна, когда вы хотите защитить конфиденциальность получателей, которым необходимо получать одно и то же электронное письмо. Это также удобный вариант для электронных писем с длинными списками получателей, поскольку он устраняет беспорядок, который мог бы возникнуть со списком CC.

Маркетологи полагаются на BCC, чтобы отправлять элегантные электронные письма для заполнения списков рассылки, соблюдая при этом конфиденциальность клиентов. Имейте в виду, что если получатель скрытой копии использует ответ всем, он показывает свое присутствие в цепочке всем получателям «Кому» и «Копия».

Пример: вы менеджер по закупкам в универмаге в торговом центре. Торговый центр раньше разрешал доставку уже в 6 утра, но изменил свою политику, разрешив доставку только после 7 утра. Чтобы уведомить всех ваших поставщиков об изменении, вы пишете электронное письмо с подробным описанием новой политики и BCC каждого из них. Вы информируете всех поставщиков из длинного списка сразу и не делитесь их адресами электронной почты друг с другом.

В чем разница между электронной почтой CC и BCC?

CC и BCC выполняют одну и ту же функцию, поэтому разница между ними заключается в их предполагаемом назначении. Некоторые отличительные факторы между ними включают:

• Визуальная привлекательность: BCC позволяет создавать более привлекательные электронные письма. Если вы включите изображения или специально разработанный текст, зрители вашей электронной почты смогут оценить это без длинного списка имен или адресов электронной почты, идущих вверху вашего сообщения.

• Типичный получатель: Организации часто используют CC, поскольку открытое общение может повысить эффективность и осведомленность персонала, а это означает, что типичный получатель CC — это профессиональный коллега. Хотя компании время от времени используют BCC внутри компании, они используют ее чаще при внешнем общении с несколькими другими предприятиями, клиентами или потенциальными клиентами.

• Возможности для обсуждения: обычно вы подписываете подписчики, которым не нужно отвечать на ваше письмо, но получатели подписки часто отвечают, когда у них есть что-то ценное. Получатель скрытой копии не участвует в более широком обсуждении с другими получателями.

• Секретность: вы не стали бы копировать кого-то, если бы хотели скрыть его включение в ветку электронной почты. Однако BCC может сохранять секретность, если это важно в деликатной ситуации.

Что можно и чего нельзя делать при использовании CC?

Вот что можно и чего нельзя делать при использовании CC:

Используйте CC, чтобы информировать членов команды

Используйте CC, если вы хотите поделиться информацией с членами команды, не являющимися вашим основным получателем. Некоторые случаи, когда CC может должным образом уведомить коллег о развитии событий, включают:

• Завершение результатов: при работе над проектом, в котором участвуют другие коллеги, CC может информировать всю вашу команду о том, как вы продвигаетесь к результатам.

• Кадровые изменения: особенно в крупных организациях может быть сложно отслеживать каждое кадровое изменение. Это и вежливо, и полезно для CC всем, кому было бы полезно знать, начинает ли сотрудник работать, меняет ли он роли или уходит.

• Запросить выполнение: если ваш руководитель или коллега попросит вас выполнить задачу, например отправить документы, вы можете отправить их копию в соответствующих электронных письмах, чтобы они знали, что вы выполнили задание.

Используйте CC, чтобы подчеркнуть срочность

Поиск правильного тона может быть проблемой в электронной почте, особенно если вы хотите показать, что проблема срочная, не звуча при этом требовательно. Если задача имеет решающее значение для вашей организации или члена руководства, вы можете отправить копию копии менеджеру или руководителю в свою электронную почту, чтобы ваш получатель знал, что вопрос требует немедленного внимания. Это уменьшает необходимость сочетать вежливость с твердостью и делает ваше письмо более простым.

Используйте CC, чтобы представить людей

Знакомство — обычная черта ведения бизнеса. Использование CC для этого разумно и эффективно. Например, если вы хотите уведомить торгового представителя, с которым вы работаете, о том, что вы переходите на новую роль, вы можете написать объяснительное электронное письмо и отправить копию своей замены. Обе стороны получают контактную информацию друг друга и теперь могут напрямую представиться.

Не используйте CC, если информация бесполезна

Информирование вашей команды о событиях — это полезная привычка, но помните о слишком частом использовании CC. Многим профессионалам приходится прилагать колоссальные усилия, чтобы содержать свои почтовые ящики в порядке и читать каждое отправленное им электронное письмо. Если информация в вашем электронном письме на самом деле не позволяет им работать лучше или умнее, подумайте о том, чтобы исключить их из общения.

Не используйте CC, чтобы выразить разочарование

Когда на работе возникает проблема, в которой участвуют другие члены команды, важно решить ее конструктивно. В конце концов, вы можете поговорить со своим менеджером и соответствующими коллегами, чтобы найти решение, но избегайте начинать этот разговор с CC. Если вы напишите своему руководителю о проблеме и отправите копию своим коллегам, они могут удивиться и занять оборонительную позицию. Обратитесь к своему менеджеру наедине, чтобы решить ваши проблемы, чтобы они могли способствовать здоровому обсуждению.

Не используйте CC для многих получателей

CC показывает каждого получателя, кого еще вы намеревались проинформировать. Когда списки CC становятся слишком длинными, эта информация теряется. Например, кто-то может ошибочно предположить, что коллега получил ваше электронное письмо, потому что обычно он есть в вашем длинном списке получателей копии, но не в этот раз. Если вы считаете, что существует вероятность недопонимания, вы всегда можете отметить в своем электронном письме, кого вы включили или не включили.

Не копируйте, если вам нужен ответ

Поскольку большинство профессионалов предполагают, что вы делаете им копии из любезности или для их общей осведомленности, они могут не отдавать приоритет электронным письмам с копиями. Если вам нужна информация или помощь от коллеги, напишите им как основному получателю. Это сигнализирует о том, что вы общаетесь с ними напрямую и ожидаете ответа.

Что можно и чего нельзя делать при использовании BCC?

Вот что можно и чего нельзя делать при использовании BCC:

Используйте BCC для связи с клиентами

Когда клиенты доверяют вам свою личную информацию, вы обязаны обращаться с ней бережно и сохранять ее конфиденциальность. Если вы отправляете информационный бюллетень, рекламу или обновление клиентам или клиентам, убедитесь, что вы используете скрытую копию, чтобы не транслировать сообщения электронной почты каждого получателя друг другу. Правильный BCC поддерживает уважение и лояльность ваших покровителей.

Используйте скрытую копию для многих получателей

Если вы отправляете электронное письмо большому количеству получателей, лучше всего использовать скрытую копию. Как правило, в длинный список получателей входят люди, которые не знают друг друга и не хотят, чтобы их адреса электронной почты были опубликованы. BCC также улучшает читабельность вашего контента, скрывая список рассылки.

Используйте BCC для обезличенных электронных писем

В обезличенных электронных письмах, не требующих дальнейших действий, следует использовать скрытую копию. Обычно нет никакой пользы от совместного использования адресов электронной почты при доставке общей информации нескольким людям одновременно. Например, если вам нужно отправить электронное письмо всей организации об изменении внутренней политики, лучше всего использовать скрытую копию.

Используйте BCC для защиты своих интересов

Если вы считаете, что коллега или человек за пределами вашей организации ведет себя неуместно при общении по электронной почте, ваш отдел кадров может попросить вас использовать скрытую копию для будущих сообщений. Это гарантирует, что вы задокументируете любое проблемное поведение и вам не придется справляться с ним в одиночку. Используйте этот подход только после того, как посоветуетесь с руководством, чтобы оно поняло ваше намерение использовать скрытую копию.

Не используйте скрытую копию для личных писем

Личный обмен по электронной почте должен быть уважительным и прозрачным. Использование BCC в личном электронном письме предполагает, что вы скрываете третье лицо от получателя. Положитесь на CC вместо того, чтобы сохранить позитивные рабочие отношения со своими профессиональными контактами.

Не используйте скрытую копию, если получатель скрытой копии может ответить

Если получатель скрытой копии отвечает всем и показывает себя вашим получателям «Кому» и «Копия», может возникнуть недопонимание или беспокойство. Получатели «Кому» и «Копия», вероятно, захотят узнать, почему вы скрыли получателя скрытой копии, поэтому убедитесь, что при использовании скрытой копии есть очевидная причина. Например, вы можете написать информативную статью для распространения в своей организации, но также хотите поделиться ею с другом, которому понравится ваша работа. Если вы отправите BCC своему другу, и он ответит, ваши коллеги могут удивиться, почему вы включили кого-то не из компании в рабочую коммуникацию.