Часто задаваемые вопросы: что такое контроль сотрудников? (И как вы можете его использовать)

8 апреля 2022 г.

Независимо от того, управляете ли вы командой или планируете возглавить ее, ваши управленческие усилия могут быть более эффективными при различной степени контроля. Контроль сотрудников — это то, насколько менеджер следит за тем, что сотрудники делают в рабочее время, а также за тем, как они используют эту информацию для улучшения рабочих процессов. Узнав больше о контроле сотрудников, вы сможете установить значимый и прозрачный стандарт лидерства для сотрудников. В этой статье мы рассмотрим, что такое контроль сотрудников, перечислим некоторые его преимущества и объясним, как вы можете использовать его, чтобы стать осознанным и честным лидером.

Что такое контроль сотрудников?

Контроль сотрудников — это когда менеджеры сотрудников отслеживают и используют действия сотрудника во время работы, включая такие рабочие действия, как использование программного обеспечения, Интернета и телефона. С помощью систем мониторинга менеджер использует контроль сотрудников для наблюдения, оценки и улучшения деятельности сотрудников. Это может включать в себя, какие программы или веб-сайты они используют и сколько времени они тратят на каждый из них. Контроль сотрудников может быть полезен для менеджеров и сотрудников различными способами, например, для улучшения коммуникации, обмена информацией, презентаций и повышения производительности.

Каковы преимущества контроля сотрудников?

Есть много целей и преимуществ контроля сотрудников, в том числе:

Повышение производительности

Независимо от того, работают ли сотрудники удаленно, одной из целей мониторинга сотрудников является повышение производительности. Менеджеры могут поддерживать и повышать производительность, устанавливая базовые показатели работы, например квоты или ключевые показатели эффективности (KPI) для своих сотрудников. Благодаря сочетанию системы мониторинга и ожиданий KPI менеджеры могут контролировать результаты работы сотрудников и соответствующим образом вознаграждать их за их усилия, если они работают сверх ожиданий. С помощью систем вознаграждения и других стимулов контроль сотрудников может помочь вам контролировать и мотивировать сотрудников для повышения производительности, что в конечном итоге принесет пользу компании.

Понимание сотрудников

Менеджеры могут использовать контроль сотрудников, чтобы лучше понимать сотрудников с помощью систем мониторинга. Менеджер может оценить сильные и слабые стороны сотрудника и различные тенденции с помощью систем мониторинга, таких как программный трекер или интернет-менеджер. Например, менеджер может заметить, что сотрудник очень хорошо справляется с определенным заданием. Благодаря этой информации этот менеджер может назначить больше таких заданий этому сотруднику, чтобы дать сотруднику работу, которая ему нравится, что может помочь увеличить прибыль.

Создание решений для внутренних проблем

Контролируя сотрудника с помощью контроля сотрудников, менеджер может просматривать и решать внутренние проблемы и решать их более эффективно. Контроль сотрудников помогает гарантировать сотрудникам, что, если у них возникнут проблемы с производством, ресурсами или бюджетом, менеджер также узнает об этой проблеме и может помочь быстро ее решить. Создание систем, которые создают контроль сотрудников, может помочь улучшить общение по проблеме, предоставляя сотрудникам и менеджерам одни и те же данные для консультации при возникновении проблемы в системе.

Управление контентом

Благодаря контролю сотрудников менеджеры могут внимательно следить за контентом, который создают сотрудники. С помощью мониторинга KPI и программного обеспечения менеджеры также могут изучать, как сотрудник создает свой контент, и оценивать любые изменения или улучшения в своем процессе. Изучая и общаясь с сотрудниками об их процессах, менеджер может узнать больше об эффективности этого продукта и применить улучшения к остальной команде.

Что входит в управление сотрудниками?

Существует множество программных систем и методов, которые управленческий персонал может представить сотрудникам для дальнейшего контроля и управления ими, в том числе:

Интернет-отслеживание

Менеджеры могут контролировать своих сотрудников, отслеживая данные об их использовании Интернета, будь то компьютеры в офисе или компьютеры, администрируемые компанией, которые сотрудники берут домой для удаленной работы. Отслеживание шаблонов использования Интернета сотрудниками может быть полезно для поддержания продуктивности сотрудников в рабочее время. Это также может помочь менеджерам распознать потенциально полезные тенденции своих сотрудников. Это может позволить менеджерам оценить, какие сайты они посещают, какое программное обеспечение они используют и какие полезные ресурсы они используют при работе каждый день.

Отслеживание программного обеспечения

Менеджеры могут использовать программное обеспечение для отслеживания моделей использования компьютеров сотрудниками в течение рабочего дня. Отслеживание программного обеспечения несколько отличается от отслеживания использования Интернета, поскольку оно фокусируется на том, что сотрудник делает на всем компьютере, а не на том, что он делает в веб-браузере. Он понимает, какие приложения сотрудники используют чаще всего, включая компьютерные приложения, различное программное обеспечение и интернет-браузеры, что позволяет руководителям применять определенные правила в отношении того, какие файлы сотрудники могут просматривать при использовании собственности компании.

Системы камер

Системы камер могут быть полезны в качестве инструментов наблюдения в офисе. В сочетании с другими компьютерными системами слежения это помогает оценить общую производительность команды. Наличие системы камер в офисе также имеет много других преимуществ, таких как безопасность и подотчетность. Имея стабильную видеозапись рабочего стола сотрудника, система камер часто может выступать в качестве свидетельства сотрудника о том, что он делал в рабочее время.

Системы регистрации

Еще одна система, которую менеджеры могут использовать для наблюдения за своими сотрудниками, — это система регистрации, которая может быть виртуальной или физической. Системы регистрации могут помочь контролировать рабочее время сотрудников, когда они приходят и уходят с работы. Для тех, кто работает удаленно, система регистрации прихода и ухода может помочь менеджерам контролировать рабочее время сотрудников за пределами системы доверия, помогая менеджерам следить за тем, чтобы их сотрудники соблюдали свое расписание надлежащим образом.

Системы обратной связи и отчетности

Системы обратной связи и отчетности являются важными дополнениями к контролю сотрудников, которые могут помочь руководству и сотрудникам добиться успеха и общаться. Системы обратной связи позволяют сотрудникам давать оценку тому, как с ними обращаются во время работы, что они думают о принципах управления и что бы они сделали для улучшения компании. Системы отчетности предназначены для всех сотрудников, и они позволяют руководству и сотрудникам отслеживать и сообщать о прогрессе друг друга вышестоящему руководству. Системы обратной связи и отчетности могут помочь сотрудникам и менеджерам отслеживать прогресс друг друга и постоянно совершенствоваться.

Как руководство может быть более прозрачным в отношении контроля сотрудников на рабочем месте?

При установлении методов контроля сотрудников важно, чтобы руководство было прозрачно в отношении мотивации мониторинга и контроля сотрудников, что может помочь сотрудникам чувствовать себя более комфортно и принимать новое программное обеспечение или требования. Если менеджеры сохранят прозрачность в своих намерениях, сотрудники также могут увидеть преимущества, которые эти системы могут принести им самим и компании. Некоторые способы, с помощью которых менеджеры могут открыто сообщать о своих намерениях, включают:

Часто общайтесь с сотрудниками

Менеджеры могут быть более прозрачными в отношении контроля сотрудников, общаясь с ними на протяжении всего процесса. С момента представления идеи до дня ее реализации менеджеры могут практиковать хорошее общение, будучи доступными для вопросов, часто предлагая встречи и обеспечивая максимально полную обратную связь. Проведение частых совещаний по поводу нового правила дает сотрудникам больше времени для его обработки и согласования, а также дает им возможность задать столько вопросов, сколько им нужно, чтобы понять полезность правила в бизнесе.

Показать данные наблюдения

Еще один способ, с помощью которого менеджеры могут быть более прозрачными в отношении данных контроля сотрудников, заключается в том, чтобы показать, где они хранят и используют эти данные. Объяснение того, какие данные вы собираете, где вы их храните и как вы их используете в качестве менеджера, может показать вашим сотрудникам полезность, которую новые системы мониторинга могут принести компании. Отображение данных наблюдения помогает сохранить прозрачность между сотрудниками и менеджерами, а также разъяснить сотрудникам процесс наблюдения. Чем больше сотрудники узнают и поймут вашу систему, тем больше вероятность того, что они поддержат правила.

Каковы некоторые советы для позитивного управления сотрудниками?

Если вы хотите узнать, как внедрить эффективное, но позитивное управление сотрудниками в своем отделе, примите во внимание некоторые из следующих советов:

Предлагайте стимулы для поощрения сотрудников

Поощрение может способствовать позитивным изменениям в вашем отделе, особенно если вы применяете его к новым правилам или политикам. Такие стимулы, как дополнительная оплата, могут помочь сотрудникам связать положительное вознаграждение с установленными правилами, а введение стимулов в качестве расширения политики может помочь усилить правило. Например, если сотрудники имеют квоту не менее четырех доставляемых продуктов в день, вы можете ввести стимул к этому правилу, чтобы сделать цель более желательной для сотрудников, например, предлагать вознаграждение за каждый месяц, когда они в среднем делают не менее пяти продуктов. доставлено в день.

Предоставьте сотрудникам больше возможностей для выбора, чтобы обеспечить гибкость в рамках системы

При введении системы мониторинга или правила, влияющего на конфиденциальность сотрудников, предоставление некоторой гибкости в этой системе может помочь им почувствовать больший контроль. Например, менеджер хочет ввести правило, согласно которому все удаленные сотрудники должны регистрироваться каждый рабочий день. Поскольку некоторые сотрудники находят этот процесс сложным, менеджер может рассмотреть возможность предоставления им большей гибкости в отношении правила, сказав, что только сотрудники, проработавшие в компании год или меньше, должны следовать этому правилу.

Это вызывает уважение к тем, кто проработал в компании дольше, и показывает им, что менеджер доверяет им соблюдение ответственных часов. В то же время это дает новым сотрудникам цель, к которой нужно стремиться.

Создайте систему доверия, чтобы завоевать доверие сотрудников

При создании систем, которые контролируют сотрудников, вы можете использовать их для повышения производительности труда сотрудников. Например, менеджер установил правило, согласно которому все сотрудники должны использовать систему записи программного обеспечения, которая оценивает их интернет-историю во время удаленной работы. Если менеджер хочет улучшить своих сотрудников с помощью этого правила, он может добавить второй шаг, чтобы помочь укрепить доверие и уверенность, например, освободить сотрудников, которые в течение 90 дней работают с последовательной историей, связанной с работой, на компьютерах компании, без мониторинга. Это дополнение к правилу помогает придать роли гибкость, повысить доверие и желаемый стимул.

Проводите частые встречи, чтобы сообщать об изменениях

Еще одно положительное изменение, которое вы можете внести, чтобы помочь сотрудникам лучше понять политики, — проводить собрания как можно чаще. Встречи, которые помогают сообщить об изменениях и предлагают сотрудникам возможность обсудить проблемы и проблемы, могут помочь укрепить доверие между менеджером и сотрудниками. Предложение сотрудникам способов высказать свое мнение, будь то на собраниях или посредством специального сбора отзывов, может помочь укрепить доверие между менеджером и сотрудниками, если менеджер обращается к четко сформулированным отзывам и реагирует на них.