Часто задаваемые вопросы: что означают обозначения приложений в деловом письме?

12 августа 2021 г.

В бизнесе вы можете писать профессиональные письма с примечаниями, особенно в роли руководителя, администратора или владельца бизнеса. Форматы деловых писем могут помочь вам передавать четкие, профессиональные и эффективные сообщения. Дополнительные знания о составлении профессионального делового письма и использовании обозначений вложений могут помочь вам развить навыки, которые можно использовать практически в любой профессии или роли на протяжении всей вашей карьеры. В этой статье мы узнаем, что такое профессиональные деловые письма, что означают обозначения вложений и как их сокращать, а также рассмотрим распространенные сокращения и способы их использования, чтобы помочь вам подготовить собственные профессиональные письма.

Что такое деловое письмо и когда его можно использовать?

Деловое письмо — это официальный документ, отправляемый для ведения различных аспектов бизнеса, независимо от того, отправляете ли вы его клиентам, сотрудникам, коллегам по бизнесу, заинтересованным сторонам, совету директоров или другим специалистам. Вы также можете использовать деловые письма в качестве профессиональной переписки между физическими лицами. Вы чаще всего используете деловые письма, когда хотите быть официальными, хотя цель, длина и содержание вашего делового письма могут различаться. Вот несколько распространенных причин, по которым вы можете использовать деловые письма:

• Запросить или предоставить информацию

• Связать деловые отношения

• Информировать или инструктировать информацию

• Обсудить переговоры

• Правильная или сомнительная информация

Что означают обозначения корпусов?

Пометки в приложении говорят или напоминают получателю письма, что вы включили в свою корреспонденцию другие документы и предметы. Некоторые обозначения также показывают, что это были за элементы, в зависимости от того, хотите ли вы включить такое количество деталей. Вы размещаете их в нижней части своей корреспонденции для стандартных деловых писем, профессиональных электронных писем и заметок. В бумажном деловом письме пометки располагаются на три строки ниже вашей подписи или на одну строку под инициалами машинистки.

Обозначения вложения в электронном письме полезны для описания и напоминания получателю о вложениях вашего электронного письма. Они также информируют читателя о том, что чего-то не хватает, например, если вы забыли прикрепить файл. Подумайте о том, сколько вложений вы используете совместно, убедитесь, что документы поддерживают и улучшают вашу переписку, чтобы увеличить вероятность того, что они будут прочитаны.

Как вы сокращаете корпуса?

При включении вложений вы можете написать слово полностью или сократить его, особенно если документов несколько. Вот несколько примеров сокращений корпусов:

• Корпуса (3)

• Приложение (2)

• Прилагается: прайс-лист (1), рекламные фотографии (2)

Что означает СС?

CC относится к копированию, устаревшему процессу изготовления копии письма с использованием копировальной бумаги, чтобы несколько человек могли иметь копии одного и того же документа. Хотя сам процесс сегодня редко используется, терминология все еще используется, особенно в электронной почте. Вы копируете других получателей электронной почты, часто добавляя их адреса электронной почты в отдельное поле, специально предназначенное для CC. Этот раздел электронного письма сообщает основным получателям, что вы скопировали других соответствующих людей или сторон.

В бумажном деловом письме вы часто включаете строку CC под своей подписью, либо выше, либо ниже любой строки приложений. Вот различные аббревиатуры, которые вы можете использовать для обозначения копий в печатных деловых письмах:

Что означает ПК?

ПК — это аббревиатура от фотокопии, еще одного ранее использовавшегося метода копирования корреспонденции до того, как цифровые документы стали обычным явлением. Фотокопия делается фотокопировальной машиной с использованием процесса, который включает освещение подготовленной поверхности. Сегодня многие машины могут не только делать ксерокопии, но и сканировать документы, размещая цифровое изображение на компьютере или другом устройстве.

Что означает БЦК?

BCC, или BC, является аббревиатурой для скрытой копии или скрытой копии в электронной почте или электронной корреспонденции. Подобно CC, BCC имеет собственное поле адреса электронной почты для копирования людей, которым вы хотите получать корреспонденцию без ведома исходного получателя. Использование скрытой копии также означает, что ни один получатель не может видеть, кто еще получил копию, а те, кто скопирован в строке скрытой копии, также не видят никаких дальнейших ответов из ветки электронной почты.

Подумайте об использовании скрытой копии, если вы хотите отправить электронное письмо многим людям, которые не знают друг друга, помогая защитить конфиденциальность вашего списка адресов или когда вы хотите, чтобы ваша электронная почта выглядела индивидуально и аккуратно, когда у вас много получателей. Использование BCC также может быть полезно в деликатных ситуациях или для информирования других о ваших действиях. Например, клиент может задержать оплату счетов, поэтому вы отправляете третье напоминание по электронной почте, прежде чем выставлять штрафы за просрочку платежа. Вы можете передать BCC своему непосредственному менеджеру, чтобы он был в курсе ваших усилий по сбору платежей.

Включаете ли вы инициалы в конце делового письма?

Вы можете включить инициалы внизу бумажного делового письма, когда кто-то другой печатает его для вас, но они вам не нужны, когда вы печатаете его самостоятельно. Инициалы машинисток помогают компаниям узнать, кто напечатал письмо, а кто написал материал. Это может быть особенно полезно для важных деловых или юридических документов, особенно если какая-либо информация отсутствует, написана с ошибками или неточна.

Инициалы машинистки помещаются в конце вашего делового письма, но перед любыми приложениями, и они включают инициалы как автора содержания, так и машинистки. Инициалы автора делового письма идут первыми заглавными буквами, за которыми следует двоеточие или косая черта, затем инициалы машинистки строчными буквами. Например, вот два способа отформатировать инициалы машинистки, если Каденс Уолтерс печатала деловое письмо для своего менеджера Матье Моне:

Каков пример использования обозначений вложений?

Вот образец делового письма с примечаниями в конце переписки, чтобы показать вам, как их использовать в контексте:

Линкольн Райли
Корпорация ABC Smithson
100 SW Terwilliger Blvd.
Портленд, Орегон
Л. Райли@email.com

2 августа 2021 г.

Мистер Сэмпсон Гоша
Вице-президент по продажам
Соединения без ограничений
500 SE Лексингтон-стрит
Портленд, Орегон

Уважаемый господин Гоша,

Я рад приветствовать вас в качестве аффилированного продавца наших медицинских подушек. Мы надеемся на сотрудничество с вами и рады, что вы заботитесь о качестве сна так же, как и мы.

Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемым прайс-листом и рекламным проспектом, на который можно ссылаться при продвижении подушки для сна на коленях и дорожной подушки для поддержки поясницы. Эти цены остаются в силе в течение оставшегося квартала (Q4). Прайс-листы и материалы на следующий год можно ожидать не позднее ноября.

Наш директор по аффилированному маркетингу, г-жа Стефани Ласка, предоставит дополнительную информацию о том, как лучше всего продвигать эти продукты на вашей встрече в следующую пятницу, 13 августа 2021 года. Если у вас есть какие-либо вопросы до этого, пожалуйста, свяжитесь со мной. Еще раз спасибо, и желаю вам спокойных ночей сна впереди.

Искренне,

* Линкольн Райли
Директор по продажам
Корпорация ABC Smithson

LR/кп*

Корпуса (2)

копия: д-р Марсия Альбертсон