Бюджетирование затрат: определение, шаги и советы

20 мая 2021 г.

Бюджет затрат — это финансовый инструмент, который профессионалы могут использовать для оценки и планирования своих бизнес-затрат. Этот инструмент помогает руководителям проектов и бизнес-лидерам анализировать и отслеживать свои расходы. Более подробное изучение этого метода составления бюджета может помочь вам сократить расходы, повысить прибыльность и эффективно спланировать свой следующий проект. В этой статье мы объясним, что такое бюджетирование затрат, почему это важно и как вы можете составить бюджет затрат для своего следующего проекта.

Что такое бюджетирование затрат?

Бюджетирование затрат – это процесс создания финансового плана и бюджета с использованием оценок затрат. Бюджет — это финансовый инструмент, который профессионалы могут использовать для управления своими средствами. Бюджетирование затрат — это тип бюджета, который включает в себя суммирование всех ожидаемых затрат за установленный период. Руководители проектов часто используют бюджетирование затрат при планировании новых проектов. Руководители предприятий и финансовые специалисты могут использовать бюджетирование затрат при составлении бюджетов на квартал или год. Эти специалисты могут использовать бюджет затрат для анализа эффективности своего проекта и поведения в отношении расходов.

Элементы бюджетирования затрат

Вы можете настроить бюджет затрат для вашей компании или проекта. Общие элементы в бюджете затрат могут включать:

Смета расходов

Для составления сметы расходов специалисты используют данные из сметы расходов. Смета затрат прогнозирует общие затраты на каждом этапе проекта. Бюджет затрат включает смету следующих видов затрат:

• Прямые затраты: Прямые затраты — это расходы, связанные с физическими товарами и услугами, используемыми в процессе производства. Например, в производственной компании это могут быть материалы, производственный труд и транспортное топливо.

• Косвенные расходы: Косвенные расходы — это расходы, связанные с общими деловыми операциями. Это включает в себя арендную плату, заработную плату супервайзеров и услуги связи, такие как интернет и телефонные расходы.

При составлении сметы расходов на бизнес или проект финансовые специалисты могут суммировать косвенные и прямые затраты.

Для большинства компаний это будет смесь постоянных и переменных затрат. Постоянные затраты — это известная сумма, которая обычно остается неизменной в течение установленного периода времени. Например, арендная плата является фиксированной стоимостью, поскольку это известная сумма. Переменная стоимость — это вид затрат, которые могут меняться в зависимости от количества продаж. Например, стоимость материалов, используемых в производстве, является переменной. По мере того, как бизнес производит больше предметов, команде нужно будет покупать больше материалов, что увеличивает стоимость. Бюджет затрат включает как постоянные, так и переменные затраты.

Расписание проекта

Бюджет затрат часто содержит подробную информацию о расписании или графике проекта. Это может помочь профессионалам спланировать каждую задачу в проекте и обеспечить наличие достаточного количества средств для каждого этапа. Например, при создании сметы расходов на новое здание руководитель проекта может разделить проект на несколько частей, таких как начальное строительство, электромонтажные и сантехнические работы.

Затем они могут создать временную шкалу для каждой из этих задач. Например, они могут определить, что первоначальное строительство займет один месяц, в то время как сантехнические и электрические работы могут занять около недели. Менеджер проекта может использовать эту временную шкалу для планирования связанных с этим затрат. Например, они могут определить, что первоначальное строительство будет стоить 100 000 долларов. Они могут запланировать это в своем бюджете, чтобы убедиться, что они сэкономили достаточно средств. В конце месяца они могут пересмотреть бюджет проекта и внести необходимые изменения.

Резерв на случай непредвиденных обстоятельств

Некоторые специалисты включают резерв на непредвиденные расходы в свой бюджет расходов в зависимости от проекта и отрасли. Резерв на непредвиденные расходы — это часть бюджета, которая отводится на случай непредвиденных изменений. Даже при тщательном планировании и оценке затрат могут возникнуть неожиданные дополнительные расходы, а резерв на непредвиденные расходы помогает снизить этот риск. Например, руководитель инженерного проекта может создать резерв для нового строительного проекта. Если строительной бригаде потребуется больше материалов или будут выявлены дополнительные расходы, бригада может использовать средства из резерва на непредвиденные расходы.

Почему бюджетирование затрат важно?

Бюджетирование затрат является важной частью планирования нового проекта или бизнес-стратегии. Бюджет затрат может иметь следующие преимущества:

Повышает эффективность

Специалисты по финансам могут использовать бюджетирование затрат для анализа расходов по проекту. Это может помочь им сократить количество отходов и повысить эффективность. Например, при составлении сметы расходов менеджер проекта может заметить, что компания платит за внешний маркетинг, хотя недавно наняла внутреннюю команду по маркетингу. Они могут использовать эту информацию для корректировки своих операций и повышения общей эффективности бизнеса.

Повышает рентабельность

Использование бюджета затрат может помочь профессионалам снизить общую стоимость проекта, что может повысить их прибыльность. Например, при составлении сметы расходов производственная группа может заметить, что их материальные затраты выше, чем им бы хотелось. Они могут использовать эту информацию для идентификации нового поставщика материалов. Это может помочь им снизить свои расходы, что может помочь им получить больший доход. Теперь с каждой проданной вещи они получают большую чистую прибыль.

Помогает профессионалам достигать бизнес-целей

Бюджет затрат может помочь финансистам достичь своих бизнес-целей, создав стратегию для каждого проекта. Планируя все расходы и сроки, профессионал может обеспечить правильную работу проекта. Например, компания-разработчик программного обеспечения может составить бюджет затрат на каждый финансовый период. Они могут ежеквартально сравнивать фактические расходы с запланированными в бюджете, чтобы пересматривать свои бизнес-стратегии. Например, если они заложили в бюджет 1000 долларов США на квартальные производственные затраты, а фактические затраты составили 1500 долларов США, они могут пересмотреть свой производственный процесс, чтобы снизить свои затраты.

Как разработать смету расходов

Если вы создаете бюджет затрат, рассмотрите возможность выполнения следующих общих шагов и настройки их по мере необходимости в соответствии с вашим проектом:

1. Установите рекомендации по бюджету

Первым шагом в создании бюджета затрат является установление ваших границ или руководящих принципов. Вы можете использовать бюджет затрат для финансового квартала или конкретного проекта. Учитывайте свою роль и цели при настройке параметров бюджета. Например, если вы планируете новый производственный проект, вы можете создать бюджет проекта, в котором могут быть указаны затраты на каждый этап производства. Если вы управляете новым бизнесом, вы можете создать квартальный бюджет на первые четыре месяца работы.

2. Перечислите все расходы

После установки рекомендаций по бюджету вы можете перечислить все ожидаемые расходы. На этом шаге вы можете перечислить категории затрат, не назначая суммы. Постарайтесь включить как косвенные, так и прямые затраты, связанные как с физическим производством, так и с общими деловыми операциями, если это применимо. Учитывайте такие расходы, как аренда, оборудование, заработная плата, материалы и коммунальные услуги. Если вы работаете с командой проекта, вы можете просмотреть эту информацию со своими коллегами, чтобы убедиться, что вы включили все расходы, связанные с проектом.

3. Определите известные затраты

Собрав общий список расходов, вы можете начать вводить суммы. Просмотрите свой список расходов и введите уже известные вам расходы. Это будут фиксированные расходы, такие как арендная плата и зарплата супервайзера. Вы можете использовать счета и отчеты за предыдущий квартал или год, чтобы помочь вам найти фиксированные расходы.

4. Оцените ожидаемые затраты

Далее вы можете оценить ожидаемые затраты. Это может включать в себя переменные затраты, такие как почасовая оплата труда и материалы. Вы можете сотрудничать с другими профессионалами в вашей отрасли, чтобы помочь вам собрать эти расходы. Например, для строительного проекта менеджер по строительству и архитектор могут предоставить свои собственные сметы. Вы можете собирать информацию о различных ресурсах для включения в бюджет затрат.

Вы также можете рассчитать ожидаемые затраты на основе предыдущих проектов и балансов. Например, при запуске нового производственного продукта вы можете использовать предыдущий балансовый отчет для определения ожидаемых продаж. Для каждого произведенного товара можно определить переменную стоимость. Вы можете использовать эту сумму, чтобы предсказать свои будущие расходы. Например, если изготовление каждого предмета обходится вашей команде в 5 долларов, и вы планируете продать 100 изделий в следующем квартале, вы можете оценить затраты в 500 долларов.

5. Установите временную шкалу

Собрав всю информацию о затратах, вы можете создать временную шкалу. Для проектов вы можете разделить каждый шаг на более мелкие этапы. Для квартального бюджета вы можете установить недельные или месячные сроки. Это может помочь вам спланировать свои расходы в течение всего периода, чтобы убедиться, что у вас достаточно средств.

6. Анализировать и уточнять

Профессионалы могут использовать бюджет затрат для анализа своих общих затрат и хода выполнения проекта. Рассмотрите возможность анализа бюджета затрат в начале проекта, чтобы повысить эффективность затрат. Например, если ваш бюджет затрат показывает, что вашей команде требуется 10 000 долларов США для проекта, и это больше, чем вы хотели бы потратить, вы можете использовать бюджет затрат, чтобы найти области, в которых вы можете сократить расходы.

7. Сравните фактические затраты

На протяжении всего проекта вы можете отслеживать свои фактические затраты и сравнивать их со сметой. Это может помочь вам определить области, в которых вы можете сократить расходы. Например, если вы рассчитывали потратить на материалы 2000 долларов, а потратили 3000 долларов, вы можете проанализировать бюджет затрат, чтобы уточнить свою бизнес-стратегию. Вы можете использовать резерв на случай непредвиденных обстоятельств, сократить расходы в другом районе или найти дополнительное финансирование для покрытия этих дополнительных расходов.

Советы по составлению сметы затрат

При составлении сметы расходов учитывайте следующие советы:

Внимательно относитесь к своим оценкам

При составлении сметы расходов постарайтесь тщательно составить смету. Рассмотрите возможность использования консервативных или завышенных оценок, когда это возможно. Это может помочь убедиться, что у вас достаточно средств для завершения проекта. Например, если вы планируете расходы на электроэнергию для здания, вы можете проанализировать счета за электроэнергию за предыдущий месяц, чтобы определить ожидаемую стоимость. Если ежемесячный счет колеблется от 100 до 200 долларов, рассмотрите возможность оценки ближе к 200 долларам, чтобы убедиться, что у вас достаточно средств.

Выберите формат, который работает с вашим бухгалтерским программным обеспечением или системой

Вы можете использовать различные форматы при составлении сметы затрат. Вы можете перечислить затраты и даты в электронной таблице или программе. Рассмотрите возможность выбора формата, который работает с бухгалтерским программным обеспечением вашей компании или инструментами отслеживания расходов. Это может помочь упростить сравнение фактических затрат с вашими оценками.

Запланируйте время для регулярного просмотра и пересмотра вашего бюджета

Бюджеты затрат — это полезный инструмент для отслеживания расходов и производительности, и они могут помочь вам вносить важные изменения в проект. Подумайте о том, чтобы выделить время для регулярного пересмотра своего бюджета. За это время вы можете сравнить ожидаемые затраты с фактическими затратами по проекту.

Вы можете использовать эту информацию, чтобы пересмотреть свой бюджет для будущих этапов проекта. Например, если вы еженедельно просматриваете бюджет, вы можете обнаружить, что ваши материальные затраты выше, чем ожидалось. Вы можете пересмотреть бюджет, чтобы он соответствовал этому изменению. Это может помочь вам убедиться, что у вас достаточно средств для своевременного завершения остальной части проекта.