Административные расходы: что это такое и как их рассчитать

10 марта 2021 г.

Компании несут несколько различных расходов в ходе ведения бизнеса. В дополнение к затратам, связанным с производством и продажами, организации также тратят деньги на административные расходы. Эти накладные расходы важно отслеживать по нескольким причинам. В этой статье мы объясним, что такое административные расходы, объясним, почему важно понимать административные расходы, предложим общие примеры, обеспечим шаги для их расчета и ответим на часто задаваемые вопросы об административных расходах.

Что такое административные расходы?

Административные расходы — это расходы, которые бизнес несет в связи с их работой, которые не связаны напрямую с производством, производством или продажами. Иногда эти расходы называют «накладными», потому что они необходимы для функционирования всей организации, а не только для отдельной команды или отдела. Административные расходы могут варьироваться по типу от оплаты труда до расходных материалов и коммунальных услуг.

Почему важно понимать административные расходы?

Административные расходы могут включать в себя ряд затрат и влиять на общую прибыль организации, если они не регистрируются и не учитываются должным образом. Рассмотрим эти другие причины для отслеживания и понимания административных расходов:

• Бюджетирование. Понимание того, сколько денег компания регулярно тратит на административные расходы, может помочь эффективно составить организационный бюджет.

• Прогнозирование: одни административные расходы являются фиксированными, а другие переменными. Знание того, как и почему переменные административные расходы могут измениться в ближайшие месяцы и годы, может помочь в бизнес-планировании и прогнозировании.

• Налогообложение: предприятия могут ежегодно вычитать определенные виды административных расходов из своих налогов, что позволяет компании сэкономить деньги.

Примеры административных расходов

Административные расходы могут выглядеть по-разному для предприятий в разных секторах, но часто их можно разделить на несколько отдельных категорий:

Труд

Некоторые затраты на рабочую силу считаются административными расходами, особенно для тех сотрудников, которые не занимаются непосредственно разработкой продукта, продажами или обслуживанием клиентов. Например, заработная плата и льготы сотрудников руководящего звена обычно относятся к административным расходам, как и сотрудники отдела кадров и специалисты по финансам.

Стоимость строительства

Расходы на строительство, такие как ипотека или арендная плата и коммунальные услуги, являются административными расходами. Ипотека или аренда рабочего места обычно представляют собой фиксированные расходы, в то время как коммунальные расходы здания могут варьироваться от сезона к сезону.

Запасы

Общие канцелярские товары, такие как копировальная бумага, чернила для принтера, ручки и другие подобные предметы, относятся к административным расходам. Они могут варьироваться в зависимости от отрасли. Например, у школы, вероятно, будут гораздо более высокие расходы на бумагу и ручку, чем у компании-разработчика программного обеспечения, которая выполняет большую часть своей работы на компьютерах.

Страхование

Расходы на страхование бизнеса, зданий, транспортных средств компании или любых других активов часто считаются административными расходами, хотя некоторые виды страхования могут быть отнесены к разным категориям в зависимости от специфики полиса.

Информационные технологии

Расходы на ИТ, такие как расходы на компьютеры, интернет и соответствующее программное обеспечение, обычно считаются административными расходами, поскольку они приносят пользу компании в целом, а не отдельному отделу или команде.

Обслуживание

Потребности организации в техническом обслуживании, включая уборку, ремонт отопления и кондиционирования воздуха и другие общие меры по содержанию здания, являются еще одним распространенным видом административных расходов.

Как рассчитать административные расходы

Чтобы рассчитать административные расходы, выполните следующие действия:

1. Просмотрите все расходы

Начните с перечисления всех расходов вашей компании. Часто бывает проще составить полный список расходов, даже тех, которые не относятся к категории административных расходов, чтобы убедиться, что вы ничего не пропустите.

2. Классифицировать расходы

Получив список общих расходов компании, выделите те из них, которые относятся к категории административных расходов. После того, как вы определили все расходы, убедитесь, что у вас есть соответствующая сумма для диапазона времени, который вы отслеживаете, указанный рядом с каждым отдельным расходом.

3. Подумайте о нечастых покупках

Хотя обычно легко запомнить повторяющиеся расходы, такие как электричество и канцелярские принадлежности, иногда вы можете совершить одну неповторяющуюся административную покупку, которую следует добавить к общему расчету. Просмотрите свои записи о покупках, чтобы убедиться, что вы включили все соответствующие расходы, расходы и покупки.

4. Сложите итоги

Сложите все отдельные административные расходы вместе. Убедитесь, что вы рассчитали соответствующий период времени для каждого расхода. Например, если вы рассчитываете свои административные расходы за первый квартал года, убедитесь, что вы утроили любые повторяющиеся ежемесячные расходы, чтобы учесть платеж каждого месяца, а не используете один расход.

5. Найдите сумму

Сумма всех ваших индивидуальных издержек и издержек и есть сумма ваших общих административных расходов. Вы можете использовать эту метрику для составления бюджета, прогнозирования, налогообложения и в качестве строки в своем квартальном или годовом отчете о прибылях и убытках.

Часто задаваемые вопросы об административных расходах

Узнайте больше об административных расходах, просмотрев эти ответы на часто задаваемые вопросы:

Все ли административные расходы вычитаются из налогооблагаемой базы?

Большинство административных расходов не облагаются налогом, включая такие расходы, как арендная плата, заработная плата, коммунальные услуги и телефонная связь. Однако некоторые административные расходы не подлежат налогообложению. Вы можете проконсультироваться с профессиональным бухгалтером или налоговым юристом при определении правил и процедур налогообложения.

Являются ли административные расходы прямыми расходами?

Административные расходы не являются прямыми расходами — вместо этого они известны как «косвенные расходы». Прямые расходы напрямую связаны с тем, как компания получает прибыль, например, затраты на производство, продажу и производство. Поскольку административные расходы поддерживают организацию в целом, а не продукты или услуги, предлагаемые бизнесом напрямую, они являются косвенными расходами.

Как лучше всего снизить административные расходы?

Административные расходы часто являются первым выбором компании для сокращения при поиске способов снижения общих затрат на бизнес, поскольку они не влияют напрямую на производство или продажи, что может негативно сказаться на прибыли компании. Несколько вариантов снижения административных расходов включают в себя:

• Аренда вместо покупки: часто аренда требует меньших ежемесячных затрат, чем покупка крупных объектов, таких как офисы или автомобили. Подумайте об аренде вместо покупки, чтобы сократить расходы.

• Сокращение командировок: ограничение командировок и вместо этого увеличение количества телеконференций — хороший способ снизить административные расходы.

• Расширение удаленной работы. Разрешение сотрудникам работать удаленно полный или неполный рабочий день может сократить расходы, такие как использование коммунальных услуг и канцелярских принадлежностей.

• Субаренда офисных помещений: если у вас есть дополнительные площади в вашем офисе или на складе, вы можете сдать их в аренду частным лицам или другим компаниям, чтобы получить новый поток доходов и компенсировать стоимость административных расходов здания.