8 советов по достижению результатов (Plus Definition)

9 декабря 2021 г.

В управлении проектами результаты могут предоставить командам путь к достижению ожидаемых результатов проекта. Совещание по результатам может помочь командам продолжать добиваться прогресса, чтобы они могли достичь целей проекта. Если вы руководитель проекта, вам может быть интересно узнать, как вы можете помочь своей команде выполнить поставленные задачи, чтобы они могли добиться успешных результатов. В этой статье мы определяем результаты проекта и предлагаем список из восьми советов по достижению результатов, которые помогут вам планировать во время проекта.

Что такое результаты?

В управлении проектами результаты — это результаты работы, выполненной в ходе проекта. Результаты, которые являются частью объема проекта, показывают прогресс или завершение целей проекта. Результаты могут иметь множество форм, например, готовый продукт или услуга в конце проекта или документы, описывающие продвижение команды к результату проекта. Некоторые примеры результатов проекта включают новое мобильное приложение и описание содержания проекта. Проект может иметь различные результаты, и они могут варьироваться в зависимости от его размера или цели. Существует несколько типов результатов, в том числе:

Внутренние результаты

Эти результаты являются результатами, необходимыми для завершения проекта. Команды достигают внутренних результатов, чтобы продемонстрировать прогресс в достижении результата проекта. Хотя они являются необходимой частью проекта, заказчик никогда не видит внутренних результатов. Например, внутренний результат может быть стратегией тестирования, которую команда использует для оценки обновления программного обеспечения перед его выпуском для широкой публики.

Внешние результаты

В отличие от внутренних результатов, внешние результаты — это конечные продукты или услуги, предоставляемые клиентам по завершении проекта. Эти результаты также могут быть известны как результаты продукта. Примером внешнего результата является запуск нового веб-сайта компании.

Осязаемые результаты

Материальный результат — это физический или тактильный продукт или услуга, которые производит проект. Клиенты или заинтересованные стороны часто считают эти результаты результатами проекта. Например, новое оборудование, которое компания устанавливает в рамках своей технологической модернизации, является осязаемым результатом.

Нематериальные результаты

Нематериальные результаты противоположны материальным результатам. Хотя эти результаты не имеют физического присутствия, они часто являются измеримыми результатами проекта. Примером нематериального результата является количество новых пользователей, загружающих мобильное приложение после его выпуска.

8 советов, как добиться результатов

На протяжении всего проекта важно выполнять поставленные задачи, чтобы команда продолжала работать над достижением результатов проекта. Вот восемь советов, которые вы можете использовать, чтобы помочь вашей команде эффективно выполнять поставленные задачи:

1. Общайтесь с ключевыми заинтересованными сторонами

Перед началом нового проекта важно связаться с ключевыми заинтересованными сторонами, такими как руководители компании или клиенты, чтобы понять их требования к проекту. Проведите встречу с заинтересованными сторонами и задайте вопросы, которые помогут вам понять цель проекта и ожидаемые результаты. Во время этой встречи спросите участников, как они предпочитают получать результаты проекта, чтобы убедиться, что вы можете удовлетворить их требования. Например, вы можете спросить, как часто они предпочитают получать отчеты о состоянии, чтобы следить за прогрессом команды. Это общение может помочь убедиться, что вы соответствуете их ожиданиям в отношении результатов.

2. Определите результаты

Важно определить результаты, чтобы получить четкое представление о результатах проекта. Вместе с ключевыми заинтересованными сторонами определите результаты, которые они ожидают получить от команды на различных этапах проекта. Создайте примерный график производства каждого результата. Обсудите, какие результаты могут служить вехами или целями, которых команда достигает через различные промежутки времени в рамках проекта, чтобы показать заинтересованным сторонам статус проекта. После того как вы определили результаты, убедитесь, что все ключевые заинтересованные стороны рассмотрели и утвердили их, чтобы все понимали цели проекта.

3. Соберите требования

Когда вы определили результаты, соберите требования для каждого из них. Эти требования могут помочь вам понять приоритеты для каждого результата. Они определяют шаги, которые команда может предпринять для успешного достижения результата. Например, требованием к результату может быть время отклика приложения, когда пользователь делает запрос. Команды могут выполнить требование для этого конечного результата, когда они достигнут желаемого времени отклика. Сбор этих требований может помочь вам заставить команду работать над достижением результатов проекта.

4. Определите показатели

Важно определить метрики, которые вы можете использовать для измерения каждого результата, чтобы убедиться, что вы успешно его выполняете. Установление ключевых показателей эффективности (KPI) может помочь вам оценить прогресс команды в достижении результатов проекта. Убедитесь, что выбранные вами показатели поддаются количественному измерению и соответствуют требованиям конечного результата. Например, KPI может быть стоимостью ресурсов, выделенных для результата. Определение этих показателей может помочь вам привести команду к достижению результатов, поскольку они продолжают продвигаться к целям проекта.

5. Установите четкие сроки

Во время проекта важно создать временную шкалу, чтобы обозначить сроки каждого результата. Эта временная шкала может помочь членам команды понять, сколько времени у них есть для каждого результата. При установлении этих сроков учитывайте такие факторы, как размер команды, их рабочие графики и любые отпуска, которые могут быть у членов команды в течение проекта. Полезно предвидеть возможные задержки для конечного результата, чтобы вы могли учесть их при построении графика. Установив эти сроки, поделитесь ими с командой и ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы все понимали сроки проекта.

6. Предоставить поставляемые документы

Пока команда работает над проектом, предоставьте документацию ключевым заинтересованным сторонам, чтобы продемонстрировать прогресс команды в достижении результатов проекта. Если заинтересованные стороны запросили эти результаты в определенном формате, например, в виде еженедельного отчета о состоянии, убедитесь, что вы предоставляете их правильно. Используйте понятный язык, чтобы каждый мог понять документы, которые должны быть доставлены. Некоторые примеры поставляемых документов включают в себя структуры разбивки работ, планы тестирования, бюджеты и запросы на изменение заказов. Предоставление этих результатов может помочь вам показать заинтересованным сторонам, как проект продвигается к ожидаемым результатам.

7. Мотивируйте членов команды

Чтобы поддерживать достижение результатов, полезно мотивировать членов команды работать вместе для достижения общих целей. Убедитесь, что они понимают цели проекта и требования к каждому результату, чтобы они знали ожидания от своей работы. Делегируйте задачи членам команды, которые соответствуют их сильным сторонам и интересам, чтобы они были мотивированы на выполнение качественной работы. Регулярно общайтесь со своей командой и отмечайте достижение ключевых результатов, таких как создание прототипа продукта. Мотивация членов команды может побудить их продолжать достигать поставленных целей, чтобы обеспечить успешные результаты проекта.

8. Отслеживайте прогресс

По мере того, как команда продолжает достигать поставленных целей, важно следить за их прогрессом, чтобы вы могли поддерживать проект в соответствии с графиком. Обратитесь к KPI и другим показателям, которые вы установили для измерения прогресса команды в достижении результатов. Проводите регулярные встречи с членами команды, чтобы обсудить их работу и собрать отзывы о проекте. Во время этих встреч вы можете определить потенциальные риски, которые могут повлиять на результаты проекта, и обсудить способы минимизации этих рисков. Когда вы отслеживаете прогресс команды, вы можете показать заинтересованным сторонам, как они достигают результатов для достижения целей проекта.