8 шагов для создания эффективного плана развертывания

Планы развертывания могут помочь организации успешно перейти на новую программную систему. Если ваша компания собирается выпустить новое программное обеспечение, правильная стратегия развертывания может помочь вам легко обновлять компьютерные программы и предотвращать внесение изменений в код в последнюю минуту. В этой статье мы объясним, что такое план развертывания, и обсудим основные факторы, которые следует учитывать перед его созданием.

Что такое план развертывания?

План развертывания — это процесс, который помогает обеспечить готовность программного приложения к распространению, предоставляя членам команды информацию о планах резервного копирования, безопасности и конкретной роли каждого вовлеченного сотрудника.

В планах развертывания сотрудники пытаются обеспечить бесперебойную работу с клиентами. Примеры включают помощь в обеспечении отсутствия проблем в новом программном обеспечении путем отслеживания задач, за выполнение которых отвечает каждый сотрудник во время разработки. Всякий раз, когда возникает вопрос о работе, каждый точно знает, к кому обратиться, что приводит к меньшему количеству ошибок при работе с программным обеспечением.

Некоторая важная информация, которую вы можете включить в план развертывания, включает:

• Отслеживание проблем

• Роли и обязанности (до, во время и после реализации)

• Поддержка системы

• Процессы эскалации

Кто использует план развертывания?

Клиенты и заинтересованные лица используют планы развертывания, чтобы понять шаги, необходимые для успешного внедрения нового программного обеспечения. Сотрудники также используют планы развертывания. Например, эффективный план развертывания может помочь им узнать, когда начинается их работа, и узнать подробности о своих обязанностях и ожиданиях.

Преимущества планов развертывания

Разработка плана развертывания часто требует значительного времени, но результаты могут иметь множество преимуществ. Ниже приведены несколько ключевых преимуществ плана развертывания:

Это экономит время

Когда сотрудники понимают план развертывания и точно знают, что им нужно делать, они с меньшей вероятностью допустят ошибки при установке программного обеспечения. Это может сэкономить время, потому что вам не нужно думать о внесении исправлений во время разработки. Планы развертывания также могут помочь вам сэкономить время, подробно описывая наиболее эффективные способы внедрения программного обеспечения.

Обеспечивает более надежную защиту

Вы можете повысить безопасность при внедрении нового программного обеспечения, назначив роли разрешений для избранных сотрудников и заинтересованных лиц. Роли разрешений дают пользователям возможность выполнять определенные функции или действия, такие как добавление нового пользователя в базу данных.

В плане развертывания может быть указано, кто может назначать роли разрешений до, во время или после внедрения. Этот процесс поощряет повышенный уровень безопасности, затрудняя проникновение посторонних лиц в систему.

Отслеживает действия пользователей

Во время развертывания программного обеспечения часто основное внимание уделяется отслеживанию действий пользователя. В плане развертывания обычно указываются способы получения данных о действиях пользователей. Отслеживая и анализируя эту информацию, вы можете убедиться, что программное обеспечение работает должным образом и что нет проблем с эксплуатацией.

Как написать план развертывания

Как правило, менеджер проекта — это тот, кто составляет план развертывания. Тем не менее, разработка плана может выиграть от вклада всей команды. Ниже приведено пошаговое руководство по написанию плана развертывания.

1. Напишите цели

В превосходном плане развертывания подробно описаны цели, которые необходимо выполнить для плавного перехода. Цели могут включать в себя установку программного обеспечения без ошибок, своевременное выполнение каждой задачи или многократное тестирование программного обеспечения перед запуском.

2. Распределите роли

Ваш план развертывания должен включать список членов команды, работающих над результатами проекта. Имея имя каждого, сотрудники и менеджеры могут знать, кто несет ответственность, если задача останется незавершенной. Когда возникает проблема, вы можете обратиться к человеку, которому поручена эта задача, и выяснить, как ее исправить.

3. Определите задачи и зависимости

Определение зависимостей задач плана развертывания является важным шагом для выполнения персоналом задач в назначенное время. Существует четыре типа зависимостей задач:

• Finish-to-Start: это когда вы должны закончить задачу A, прежде чем вы сможете приступить к задаче B.

• Finish-to-Finish: в этом случае вы не можете завершить задачу B, пока не будет завершена задача A.

• Start-to-Start: в этом сценарии вы не можете запустить задачу B, пока не начнется задача A.

• От начала до конца: это означает, что вы не можете закончить задачу B, пока не начнется задача A.

4. Определитесь со способами связи

Запишите методы коммуникации, используемые для проекта. Многие компании создают собственное программное обеспечение, которое отслеживает действия пользователей и позволяет участникам оставлять комментарии и отправлять сообщения. Другие средства связи, такие как электронная почта и приложения для обмена сообщениями, также могут работать хорошо.

5. Перечислите способы отслеживания и решения проблем

Определите, как вы хотите, чтобы сотрудники отслеживали и разрешали проблемы. Например, может быть форма для заполнения или конкретное лицо, которое необходимо проинформировать. Вы также можете настроить шлюзы утверждения для выполненных задач. Шлюзы утверждения — это ключевые моменты, которые требуют формальной проверки, прежде чем вы сможете проверить их завершенность.

6. Предоставьте план тренировок

Предоставьте сотрудникам, заинтересованным сторонам и другим лицам, участвующим в плане развертывания, план обучения, призванный помочь им научиться использовать новую программную систему. Детали обучения в плане развертывания могут включать:

• Запланированный формат, независимо от того, проводится ли он через веб-конференцию, лицом к лицу, компьютерное обучение или иным образом.

• Логистика, например, кто будет проводить обучение и когда

• Назначенный бюджет

7. Создайте план BC/DR

План обеспечения непрерывности бизнеса и аварийного восстановления (BC/DR) представляет собой набор процессов и подходов, помогающих организации вернуться к своим обычным бизнес-операциям в случае аварии. Планы включают возобновление работы с минимальным перерывом и продвижение вперед с минимальной потерей данных.

8. Выберите подотчетных членов

После завершения плана развертывания организации требуется отдельный человек или группа, которые будут нести ответственность за изменения после развертывания. Участвующее лицо или участники должны знать, как управлять постоянным уходом за системой. В обязанности входит:

• Обновления данных

• Авторизация изменений

• Право собственности и безопасность документов

• Внедрение модификаций в систему

• Нормы хранения документов

Как провести план развертывания

Хорошо выполненный план развертывания обеспечивает бесперебойную работу процесса внедрения без каких-либо дополнительных сложностей. Выполните следующие действия, чтобы разработать план развертывания:

1. Координация между командами разработки и эксплуатации

Коммуникация между командами разработки и эксплуатации является ключом к бесперебойному плану развертывания. Каждый должен знать, над чем работают все остальные. Это позволяет им предвидеть потенциальные проблемы и иметь готовые методы устранения неполадок, если это необходимо.

2. Проводите регулярное тестирование

Регулярное тестирование — лучший способ убедиться, что новое программное обеспечение хорошо работает на разных компьютерных платформах и операционных системах. Назначенные сотрудники должны тестировать продукт через определенные промежутки времени, указанные в плане развертывания. Непосредственно перед запуском проведите еще один тщательный тест, чтобы убедиться, что внедрение происходит без проблем.

3. Определите правильную стратегию запуска

Перед запуском определите, будут ли обновления программного обеспечения для пользователей за пределами компании происходить автоматически или им потребуется обновлять свои системы вручную. Вы также можете решить, планируете ли вы выпускать программное обеспечение поэтапно или все сразу. Детализация этой информации в плане развертывания может помочь вашей команде полностью подготовиться к запуску.

4. Следите за производительностью

Мониторинг производительности программного обеспечения с использованием ключевых показателей эффективности (KPI), таких как время загрузки страницы, является одним из способов обеспечения эффективной работы нового продукта. Вы можете настроить свои KPI, чтобы определить, насколько эффективно программное обеспечение после развертывания по сравнению с тем, как оно было раньше.

5. Повысьте осведомленность о новых изменениях

Выполнение плана успешного развертывания требует взаимодействия между командами и остальной частью организации. Перед запуском изменения сообщите об этом другим членам команды, чтобы предупредить их об ожидаемых изменениях.