8 шагов для осуществления изменений в организации

Чтобы помочь вашему бизнесу расти и процветать, часто требуется внедрение изменений во всей организации. Знание того, какие изменения нужно внести, поможет обеспечить плавный переход для вашей компании. В этой статье мы обсудим, что означает внедрение изменений в организации, преимущества внедрения изменений и восемь полезных шагов, а также советы, которые помогут вам в этом процессе.

Что значит внедрить изменения?

При внедрении изменений в организации это означает, что вы каким-то образом меняете способ ведения бизнеса, будь то новая бизнес-стратегия, методы работы сотрудников или внедрение нового программного обеспечения или оборудования.

Эффективное внедрение изменений требует управления изменениями, т. е. процесса, помогающего сотрудникам подготовиться к организационному переходу с использованием различных ресурсов и стратегий. Рекомендуется разработать план, который заручится поддержкой сотрудников и предоставит им необходимые инструменты для достижения намеченных изменений.

Каковы преимущества внедрения изменений?

Изменения обычно вносятся для достижения большей эффективности в достижении бизнес-целей или для адаптации процессов к новым целям.

Тип внедряемых изменений зависит от целей и отрасли вашей организации. Тем не менее, некоторые общие преимущества внедрения изменений в организации включают:

• Улучшение сотрудничества или сотрудничества внутри бизнеса

• Повышение производительности сотрудников

• Повышение эффективности рабочих процессов

• Способность адаптироваться или реагировать на изменения более эффективно

• Предоставление пути к достижению конкретных бизнес-целей

8 шагов для внедрения организационных изменений

Успешное управление изменениями требует реализации нескольких этапов, чтобы обеспечить плавный переход. Следуя этим восьми шагам, вы сможете сохранить свой бизнес в нужном русле, обеспечив переход:

1. Определите изменение и выполните оценку воздействия

Для начала вам следует определить необходимые изменения и убедиться, что они соответствуют общим целям вашей компании. Как только вы определите свою цель, выполните оценку воздействия, чтобы оценить, как изменение повлияет на все уровни вашей организации. Эта оценка предоставит рекомендации о том, как реализовать изменение, потому что она показывает, кто столкнется с наибольшим воздействием и будет нуждаться в наибольшей поддержке или обучении.

2. Разработайте план

Используйте информацию, полученную на этапе подготовки, чтобы определить, как реализовать необходимые изменения. Создайте план, который задает направление для вашей организации, включая способы достижения необходимых изменений и способы измерения того, были ли изменения успешными.

В зависимости от масштаба внедряемых вами изменений вам может потребоваться включить план поддержки сотрудников во время этого перехода. Ваша оценка воздействия выявила наиболее затронутых сотрудников, поэтому ваш план внедрения также должен включать любые виды поддержки или обучения, которые могут понадобиться этим сотрудникам. Вещи, которые следует учитывать, включают программы наставничества, планы перекрестного обучения и политику открытых дверей, когда сотрудники могут обратиться за помощью и получить разъяснения.

3. Сообщите об изменении сотрудникам

Чтобы эффективно донести изменения до сотрудников, вам необходимо разработать коммуникационную стратегию. В этом плане наметьте свои основные сообщения, определите свою аудиторию и определите, кто или какое средство будет предоставлять эту информацию. В зависимости от изменения вам также может понадобиться подумать о том, как руководство отреагирует на сопротивление или обратную связь от сотрудников.

Благодаря вашей оценке воздействия, вы, вероятно, уже знаете, какой уровень организации больше всего пострадает от изменения. С этими сотрудниками рекомендуется общаться в первую очередь и чаще всего.

4. Укажите причины изменения

Чтобы заручиться поддержкой сотрудников при внедрении изменений, вы должны продемонстрировать необходимость изменений. Часто лучший способ добиться этого — предоставить данные, подтверждающие ваше решение. Такие данные могут включать опросы клиентов или сотрудников, стратегические бизнес-цели или бюджетные планы. Не забудьте подчеркнуть преимущества, которые принесет внедрение изменений. Сотрудники, которые понимают, почему происходят изменения, с большей вероятностью будут чувствовать мотивацию к активному участию в них.

5. Ищите отзывы сотрудников

Сообщив об изменении сотрудникам, предоставьте им возможность оставить отзыв. Вы можете либо запланировать время для проведения личных сеансов обратной связи, либо разослать опросы. Изменения могут заставить некоторых людей нервничать, поэтому позволяя сотрудникам высказывать свое мнение, они чувствуют себя частью решения или разговора. Вы даже можете получить представление о том, как улучшить свои планы внедрения. Поощрение сотрудников к высказыванию своих опасений также дает возможность прояснить любые недоразумения и ответить на любые затянувшиеся вопросы.

6. Запустите изменение

Эффективные изменения происходят поэтапно, что гарантирует, что сотрудники не будут перегружены. Создайте временную шкалу, которая начинается с аспектов, которые вы должны выполнить в первую очередь, таких как обучение сотрудников, приобретение оборудования или установка программного обеспечения. Полезно установить крайний срок, когда вы хотите оценить процесс внедрения и определить, достигли ли вы намеченных целей. В зависимости от того, сколько времени у вас есть на внедрение изменений, вы можете рассмотреть возможность запуска пилотной программы. Если небольшая группа сотрудников протестирует изменение, прежде чем внедрять его в масштабах всей компании, вы повысите вероятность успешного изменения.

7. Следите за изменениями

Внедряя изменения во всей организации, продолжайте отслеживать процесс, чтобы убедиться, что все ваши сотрудники соблюдают надлежащие процедуры внедрения. В зависимости от вашей роли вы можете напрямую наблюдать за сотрудниками или делегировать задачи другим руководителям.

Старайтесь отслеживать прогресс хотя бы раз в неделю — ближе к началу внедрения вы можете даже ежедневно просматривать прогресс. Внимательное наблюдение за своим прогрессом поможет вам исправить любые ошибки, которых вы не ожидали, и оценить любые другие неожиданные результаты изменений.

8. Оцените изменение

Поработайте со своими сотрудниками или командой, чтобы определить, как вы будете измерять успех внедрения. В некоторых ситуациях у вас могут быть количественные результаты, которые можно легко измерить. Если у вас нет количественных данных для работы, вы можете провести мозговой штурм других способов измерения успеха. Например, вы можете рассмотреть следующие моменты:

• Какова была цель этого изменения?

• Как должен выглядеть успех, учитывая нашу исходную цель?

• Какие области нашего бизнеса улучшились после внесения изменений?

• Есть ли области, которые снизили свою продуктивность?

На этапе планирования вы устанавливаете крайний срок для оценки реализации. Когда вы достигнете этого крайнего срока, встретьтесь со своей командой, чтобы оценить результаты на основе установленных вами принципов измерения успеха.

Определите, достигли ли эти изменения ваших бизнес-целей или способствовали ли они достижению. Вы также можете обсудить, работал ли процесс внедрения изменений должным образом, и определить, нужно ли вам внести какие-либо улучшения. Поделитесь результатами вашего обсуждения с сотрудниками — наблюдение за их прогрессом или достижением целей может помочь мотивировать их на работе.

Советы по внедрению изменений

Вот несколько дополнительных советов по созданию более эффективного процесса внедрения изменений в вашей организации:

Создайте культуру перемен

Чтобы успешно внедрить изменения во всей организации, вы должны создать среду, которая способствует изменениям. Вы можете начать этот план во время процесса найма — включите вопросы, которые оценивают заинтересованность кандидата в реализации изменений и наличие у них соответствующего опыта. Вам также понадобятся управленческие кадры, демонстрирующие энтузиазм к переменам и готовность к гибкости, которые они затем могут передать своим командам.

Сначала сообщайте об изменениях руководству

Сначала обсудите предполагаемые изменения с руководящими работниками, чтобы они могли передать их своим сотрудникам. Эти менеджеры должны понимать ваше видение и преимущества плана, которые они затем могут сообщить своим командам. Обязательно предоставьте им краткое, ясное и последовательное сообщение, чтобы они могли поделиться им, чтобы убедиться, что все на правильном пути.

Осознайте влияние изменений

Изменения могут быть трудными для сотрудников, поэтому важно признавать их чувства и опасения при сообщении об этих изменениях. Постарайтесь сформулировать изменения таким образом, чтобы продемонстрировать, почему они улучшают текущую систему и какую пользу они принесут непосредственно самим сотрудникам. Внимательно прислушивайтесь к отзывам и ищите способы облегчить сотрудникам переход.

Поддерживайте открытое общение

Хотя важно сообщать о внедрении изменений и поощрять обратную связь в самом начале изменений, устойчивая прозрачность на протяжении всего процесса вызовет доверие у ваших сотрудников. Продолжайте предлагать сотрудникам возможность оставлять отзывы либо с помощью организованных опросов, либо с помощью политики, которая позволяет им связываться со своими менеджерами по мере необходимости. Открытое общение также помогает решать неожиданные проблемы по мере их возникновения.

Празднуйте успех

Создайте более позитивный процесс внедрения изменений, отмечая ключевые вехи и общие успехи. Сотрудники, которые видят, что их успехи отмечаются, могут чувствовать себя более мотивированными для достижения целей. Успешный и положительный опыт может укрепить доверие сотрудников к руководству организации и облегчить принятие следующего внедрения изменений.