8 организационных стратегий для успеха проекта

20 мая 2021 г.

Организация может помочь вам управлять личными проектами, эффективно общаться и укладываться в сроки. Вы можете настроить любой подход к организации своей работы в соответствии со своими потребностями, независимо от того, управляете ли вы собственным малым бизнесом или работаете менеджером проекта. Изучение различных организационных стратегий может помочь вам решить, какие методы попробовать. В этой статье мы обсудим восемь стратегий, которые вы можете применить для организации своей работы.

Зачем организовывать проекты на работе?

Независимо от того, являетесь ли вы профессиональным менеджером проектов или просто пытаетесь закончить работу для нескольких клиентов одновременно, наличие организационной системы может помочь вам понять, что вам нужно сделать, и выполнить это. Если вы организованы, вам будет легче завершить проекты вовремя, уложиться в бюджет и следить за тем, чтобы вся ваша коммуникация была актуальна. Чтобы убедиться, что вы экономите время и не внедряете ненужные процессы, рассмотрите свою ситуацию, прежде чем принимать решение о своей стратегии.

8 стратегий организации рабочих проектов

Независимо от того, организуете ли вы и координируете проекты для всей компании или просто пытаетесь выполнить свою работу, вы можете применять аналогичные стратегии и советы. Вот несколько стратегий, которые вы можете использовать для организации проектов на работе:

1. Используйте корпоративные приложения

Если ваша работа связана с управлением несколькими проектами или общением со многими людьми одновременно, вам может пригодиться приложение для организации. Существуют различные приложения для организации календаря, управления списками дел, общения и обмена файлами, документирования и других целей, а также некоторые приложения, которые предлагают несколько возможностей. Прежде чем покупать или загружать приложение и импортировать всю свою информацию, полезно изучить, как оно используется и хорошо ли оно проверено. Вот некоторые вещи, которые следует учитывать:

• Технические возможности

• Совместимость с вашими устройствами

• Совместимость с системами компании

• Автоматизированные потребности, такие как добавление в календари или обмен документами

• Удаленный доступ через облачные приложения

• Требуемое время обучения

Если вы являетесь лидером в своей организации, особенно важно убедиться, что новое приложение или программное обеспечение сэкономит время ваших товарищей по команде, прежде чем переходить к нему. Каждому товарищу по команде, использующему новые приложения, приходится тратить время на изучение того, как их использовать, и вы можете столкнуться с задержками или ошибками в процессе обучения. Приложения, которые могут объединять функции и заменять несколько других источников, могут быть более полезными, чем другие приложения, которые просто обновляют одну функцию для вашей команды.

2. Составьте индивидуальные планы проектов

Прежде чем приступить к каждому проекту, убедитесь, что вы понимаете его уникальность. Найдите время, чтобы проработать каждый шаг проекта, прежде чем начать, и сделайте все необходимые заметки или списки. Сколько времени это займет, может зависеть от типа проекта, который вы делаете, насколько вы знакомы с проектом и масштабом проекта. Вы можете составить списки материалов и инструментов, которые вам понадобятся, или любую документацию или контракты, которые вам нужны от других людей, прежде чем вы сможете начать проект. Если вы руководитель проекта, этот этап может включать более формальное планирование, исследования и составление бюджета.

Даже если это рутинный проект, может быть полезно просмотреть его и убедиться, что у вас есть все необходимые материалы или информация. Вы можете разработать шаблоны или формы для проектов, которые вы регулярно выполняете, чтобы сделать этот шаг более эффективным. Тщательный план может помочь вам избежать задержек позже, давая вам несколько дополнительных дней или недель для поступления заказов на поставку или замедляя сотрудников, чтобы внести свою долю.

3. Используйте методы визуальной организации

Диаграммы могут быть мощным инструментом планирования для вашей собственной справки и для обмена информацией с другими. В начале проекта вы можете использовать наглядную диаграмму, чтобы указать, кто работает над проектом, как они сгруппированы в команды и кто управляет каждой командой. Диаграммы также могут быть полезны, чтобы указать, какие задачи должны быть выполнены до других задач, чтобы помочь всей группе расставить приоритеты. Некоторое программное обеспечение для управления проектами может автоматизировать создание диаграмм, чтобы помочь вам понять, когда члены команды работают, доступны или заняты.

4. Внедрить метод хранения документов

Подумайте, как вам нужно получить доступ к любой документации, связанной с вашим проектом. Если важно собирать физические подписи или у вас есть контракты или бумажные документы, связанные с вашими клиентами, вы можете воспользоваться физической системой регистрации, адаптированной для вашей ситуации. Вместо того чтобы предполагать, что ваши файлы должны располагаться в алфавитном порядке, подумайте, как вы мысленно организуете свои проекты. Вот несколько способов организовать работу с документами:

• Тип проекта

• Компания-клиент

• Дата сдачи проекта

• Географическое положение проекта

Если вы храните документы в цифровом виде, по-прежнему важно иметь возможность быстро найти то, что вам нужно. Вы можете рассмотреть возможность реализации плана именования, в котором вы включаете важные данные, такие как имена или даты, в том же формате, что и заголовок документа. Вы можете создавать папки, чтобы делиться несколькими документами одновременно, или рассмотреть возможность хранения некоторых документов в облачном хранилище, чтобы вся команда могла их редактировать. Помните о безопасности при создании любой системы хранения цифровых документов и убедитесь, что отдельные платежи или конфиденциальная информация надежно защищены.

5. Рассмотрите свои приоритеты

Помня о своих приоритетах при планировании проектов, вы сможете решать дилеммы до того, как они возникнут, и легче уложиться в сроки. Сначала подумайте, какие проекты или задачи имеют конкретные сроки, а затем при необходимости добавьте их в свой календарь, чтобы можно было расставить приоритеты по срочности. Затем рассмотрите приоритет с точки зрения размера, будь то крупный заказ, длительный проект или ожидаемый большой доход. Вы также можете заказать свои проекты с точки зрения того, сколько работы или времени они требуют.

Знание того, как ваши проекты соотносятся друг с другом, может помочь вам активно расставлять приоритеты. Например, вы можете сначала решить проблему для срочного проекта, а затем работать над большим проектом с более поздним сроком, чтобы выполнить некоторую работу.

6. Решите, когда делегировать

Если у вас большая рабочая нагрузка, делегирование может помочь вам тратить меньше времени на задачи, которые вам не подходят, или задачи, которые можно автоматизировать. Когда вы просматриваете длинный список дел или полный список клиентов, вы можете проявлять инициативу, делегируя некоторые задачи другим.

Как владелец малого бизнеса, вы можете решить нанять фрилансера для задач, которые отнимут у вас много времени. Как сотрудник, вы можете попросить своего руководителя перераспределить некоторые задачи или поговорить с товарищем по команде о том, чтобы взять на себя больше ответственности в общем проекте. Вы также можете делегировать задачи программному обеспечению или приложениям, что может быть особенно полезно, если вам нужно отправить много сообщений или выполнять повторяющиеся действия.

7. Поддерживайте свои системы

Любая система или план требуют некоторого обслуживания, поэтому обязательно обновляйте информацию в своем плане по мере использования. Это особенно важно для бюджетов и графиков, которые могут напрямую повлиять на вашего клиента или график платежей. Вы можете установить определенное время каждый день или неделю, чтобы обновить свой план или просмотреть расходы и доходы за неделю.

Если система не удорожает ваш проект и не наносит ему вреда, постарайтесь использовать ее последовательно, по крайней мере, для всего проекта. Таким образом, вы сможете избежать переноса информации на новое место в середине проекта и сможете понять, как система работает на каждом этапе вашего процесса. Например, если ваша новая система календаря не позволяет отслеживать каждую встречу и каждый шаг вашего процесса, она может предложить более эффективный процесс отправки контракта, который вы можете реализовать самостоятельно.

8. Оптимизируйте общение

Преимущество организации в том, что она дает вам доступ к самой последней доступной информации. Чтобы оптимизировать это преимущество, убедитесь, что вы поддерживаете связь с членами команды способом, подходящим для вашей команды. Вы можете обнаружить, что регулярные встречи являются наиболее эффективным способом получать новости о прошедшем дне или неделе, или программа в стиле онлайн-доски объявлений может позволить всем членам команды предлагать новости, не выделяя длительный период времени на встречу. Поддерживайте гибкость своих личных организационных систем, внося изменения в свой собственный график, диаграммы и системы хранения документов как можно скорее.