8 коммуникативных навыков для руководителей проектов (и как их улучшить)

14 апреля 2022 г.

Руководители проектов помогают планировать новые проекты, назначать работу проектным группам, защищать ресурсы проекта и контролировать выполнение проекта. Эти специалисты могут использовать различные навыки для своей работы, включая управление бюджетом, проектом и командой. Если вы заинтересованы в развитии своего набора навыков управления проектами, одним из полезных инструментов для рассмотрения является общение. В этой статье мы объясним, почему коммуникативные навыки важны, перечислим восемь коммуникативных навыков для менеджеров проектов и опишем, как улучшить коммуникативные навыки в качестве менеджера проекта.

Почему коммуникативные навыки важны для руководителей проектов?

Коммуникация является важным навыком для менеджеров проектов, поскольку она может помочь им успешно управлять своей командой и проектами. Руководители проектов могут использовать коммуникацию для четкого выражения целей и ожиданий проекта членам команды. Открытое общение между членами команды и руководителем проекта также может способствовать созданию рабочей среды, в которой члены команды чувствуют поддержку и не стесняются задавать вопросы. Это может привести к более продуктивным и успешным проектам.

Навыки общения также могут помочь руководителям проектов донести потребности проекта до лиц, не входящих в их команды. Это может включать создание эффективных письменных описаний проекта для заинтересованных сторон, информирование руководства о бюджетных потребностях или непосредственное общение с клиентами. По завершении проекта способность сообщать о сильных и слабых сторонах проекта и результатах может помочь менеджеру проекта заручиться поддержкой руководства для будущей работы.

8 Коммуникативные навыки для менеджеров проектов

Если вы заинтересованы в улучшении своих коммуникативных навыков, вот восемь коммуникативных навыков для менеджеров проектов:

1. Слушание

Руководители проектов с хорошими навыками слушания полностью сосредотачиваются на разговоре. Это включает в себя паузу на других задачах и направление вашего тела и глаз на человека. Вы также можете практиковать активное слушание, которое включает в себя размышление о том, что говорит человек, и задает вопросы, чтобы лучше понять его точку зрения. Умение слушать может помочь руководителям проектов быстро понять вопросы или опасения членов команды. Это также может помочь установить взаимное уважение между всеми участниками проекта.

2. Письменное общение

Письменное общение может включать электронные письма, заметки, отчеты, сообщения на доске обсуждений или планы проектов. Каждый из этих способов общения может выиграть от особого стиля письменного общения, и каждый из них может быть наиболее полезен в определенных ситуациях. Например, электронная почта — очень универсальный способ связи. Когда вы пишете коллеге, вы можете включить краткое приветствие, за которым следует важная информация, которую вы хотели бы сообщить. При письме акционеру вы можете использовать более официальное приветствие и профессиональный язык. Этот стиль сильно отличается от заметок, которые могут включать краткие сообщения, передающие информацию коллегам.

Менеджер проекта, знакомый с различными типами письменного общения и наиболее эффективным стилем для каждого из них, может успешно выбрать, какую форму использовать и как эффективно составить свое сообщение.

3. Вербальное общение

Руководители проектов могут устно сообщать инструкции, обновления или поощрения своей команде на протяжении всего проекта. Они также могут использовать устное общение для представления отчетов о ходе проекта или обновлений менеджерам или акционерам. Эффективное вербальное общение может включать четкую речь, уверенный тон и вдумчивый язык. Темп, в котором вы говорите, также важен. Может быть полезно говорить достаточно медленно, чтобы слушатели могли понять, и достаточно быстро, чтобы сохранить энергию и внимание слушателя.

4. Невербальное общение

Люди могут общаться невербально с помощью языка тела, жестов и мимики. Например, если вы сидите прямо на стуле, сложив руки на коленях, это может означать, что вы слушаете и готовы к разговору. Это может быть полезно руководителю проекта при прослушивании отчетов команды. Кивок головы может означать согласие, а нахмуренные брови могут свидетельствовать о замешательстве. Вы также можете использовать зрительный контакт и взгляд для невербального общения. Менеджер проекта может использовать зрительный контакт при представлении акционерам, чтобы выразить уверенность в своем проекте.

5. Публичное выступление

Навыки публичных выступлений могут помочь руководителям проектов проводить эффективные презентации перед членами команды, акционерами и другими коллегами по отрасли. Эти навыки также могут помочь им проводить встречи и проводить сеансы обратной связи. Вы можете улучшить свои навыки публичных выступлений, зная свою аудиторию, эффективно организуя презентацию, сосредоточив внимание на своем ключевом сообщении и взаимодействуя со своими слушателями. Вы можете улучшить свои публичные выступления, практикуясь перед друзьями и коллегами или участвуя в семинарах по публичным выступлениям.

6. Эмпатия

Эмпатия — это способность понимать чувства и точку зрения другого человека. Руководители проектов, практикующие общение с эмпатией, могут улучшить свою способность понимать проблемы, над преодолением которых работают члены их команды. Это может помочь им упростить решение и повысить производительность. Общаясь с сочувствием, менеджеры проектов также могут создать атмосферу доверия и поддержки, которая может побудить членов команды уделять больше внимания своей работе.

7. Общение с руководством

Лидерское общение — это стиль общения, который лидеры используют для информирования членов команды о целях и ценностях конкретной компании или проекта. Этот навык может помочь лидерам выработать общее понимание ключевой миссии и культуры, лежащих в основе проекта или организации, что может помочь создать четкий набор ожиданий, связанных с работой и отношением к членам команды. Эта коммуникационная стратегия также может помочь сформировать общее видение успеха, над которым могут работать члены команды.

8. Организация

Руководители проектов могут общаться с большим количеством людей в течение дня. Это делает организацию ключевым коммуникативным навыком. Это может помочь менеджерам проектов расставить приоритеты, на какие электронные письма следует быстро отвечать или как лучше всего связаться с определенными людьми. Руководители проектов также могут организовывать содержание презентаций, повесток дня встреч и письменных сообщений, чтобы эффективно излагать ключевые моменты и детали проекта.

Как улучшить коммуникативные навыки руководителя проекта

Если вы хотите улучшить свои коммуникативные навыки в качестве менеджера проекта, вот несколько шагов, которые вы можете выполнить:

1. Отражение

Первый шаг к улучшению ваших коммуникативных навыков — это осмысление собственных целей, опыта и инструментов. Может быть полезно использовать дневник или беседу с коллегой, чтобы глубоко обдумать эти идеи. Подумайте, каковы ваши коммуникационные цели как руководителя проекта. Вы можете спросить себя, с кем вы уже хорошо общаетесь и с кем хотели бы улучшить свое общение. Вы также можете подумать о своем прошлом опыте общения и лидерства и составить список навыков, которые оказались эффективными в таких ситуациях.

Подумайте о том, чтобы добавить в свой список коммуникативных навыков другие инструменты, которые вы наблюдали у других менеджеров проектов или лидеров, которых вы уважаете. Затем вы можете включить навыки из этого списка в свой стиль управления проектами.

2. Спросите об обратной связи

Еще один хороший способ улучшить свои коммуникативные навыки менеджера проекта — запросить отзывы у членов команды. Вы можете разослать членам команды опрос после завершения проекта и включить вопросы о своем общении. Вы можете спросить, какие методы коммуникации, по их мнению, были эффективными, а какие, по их мнению, можно было бы улучшить. Вы также можете задать эти вопросы на групповых собраниях по обсуждению проекта или на индивидуальных сессиях. Члены команды могут оценить ваши усилия по улучшению общения и возможность поделиться своим опытом.

3. Ищите новые знания

Наконец, вы можете искать новые советы и рекомендации по общению. Подумайте о том, чтобы спросить других руководителей проектов или профессиональных наставников, какие средства коммуникации они используют чаще всего. Если вы определили конкретную область, в которой хотели бы улучшить, вы можете попросить их дать конкретный совет, касающийся этой области. Вы также можете искать новые знания через средства массовой информации. Подумайте о том, чтобы прочитать книгу или подписаться на подкаст о деловом общении. Вы также можете записаться на курс общения или на образовательную возможность, посвященную такому подразделу общения, как публичные выступления.