7 типов структур отчетности компаний, которые должна учитывать каждая компания

22 февраля 2021 г.

Структура отчетности организации помогает ее сотрудникам понять, к кому обращаться, когда они сталкиваются с проблемой. Сотрудники могут понимать различные аспекты бизнеса, такие как общение, каналы принятия решений и взаимосвязь должностей. Тем не менее, организация должна прояснить структуру отчетности, чтобы помочь сотрудникам понять, как соблюдать протокол.

В этой статье мы обсудим, что такое структуры отчетности, и поможем вам понять, кому вы подчиняетесь в организации.

Что такое структуры бизнес-отчетности?

Структура отчетности относится к взаимосвязи между различными органами власти в компании. Это иерархическая цепочка подчинения, которая разъясняет, кто кому подчиняется. Некоторые структуры отчетности очевидны для малых предприятий, в которых работает всего несколько человек. Эти предприятия могут иметь работодателя в качестве единственного старшего органа, и все сотрудники подчиняются им. Иначе обстоит дело в крупных корпорациях, где одновременно осуществляется множество видов деятельности. Крупные предприятия требуют формальных иерархий отчетности.

Цель структуры отчетности бизнеса состоит в том, чтобы указать сотрудникам, где и как распределяются полномочия компании. В нем разъясняются функции различных сотрудников, включая менеджера или менеджеров, которым они должны отчитываться, и отделы, которыми они управляют. Иногда сотрудники с функциональным опытом могут обладать властью, не занимая при этом руководящих должностей.

Что определяет структуру отчетности организации?

Компании создают структуры отчетности, чтобы определить, какие сотрудники отвечают за различные функции, отделы и всю организацию. Их структура зависит от нескольких факторов, включая размер компании, тип бизнеса, производимые продукты и услуги, текущие проекты, географическое положение и индивидуальный опыт сотрудников. Организационные структуры могут время от времени меняться в зависимости от внешних воздействий, таких как мировая экономика, или внутренних факторов, таких как смена собственника.

Типы отчетных структур

Существует много типов организационных структур отчетности, каждый из которых имеет свои уникальные преимущества и недостатки. Вы можете принять структуру отчетности, которая подходит вашей организации или дополняет этап и цикл ее роста.

Вот лучшие структуры корпоративной отчетности:

1. Традиционная вертикальная структура отчетности

Это наиболее распространенная организационная структура отчетности. Для этой структуры у руля компании сидит единственный человек. Это может быть главный операционный директор (CEO) компании или владелец бизнеса, а физическое лицо является главой организации в подотчетной структуре. Они направляют своих сотрудников, которые в дальнейшем управляют работниками низшего звена. Этот тип структуры отчетности напоминает пирамиду, если ее визуально проиллюстрировать, где самый старший и самый авторитетный сотрудник находится наверху, а наименее авторитетные сотрудники — внизу.

Традиционная или вертикальная структура отчетности может иметь много уровней в зависимости от размера организации. Малые предприятия обычно имеют два уровня: все сотрудники находятся на одном нижнем уровне, а владелец — над ними. Затем владелец может добавлять уровни управления среднего звена по мере роста бизнеса, и он должен оставить сотрудников под присмотром, поскольку они сосредотачиваются на других вещах.

Основные преимущества вертикальной структуры отчетности:

• Четко определяет, кому каждый человек должен отчитываться или направлять определенные проекты

• Четко определяет уровни ответственности и полномочий

• Гарантирует, что каждый сотрудник имеет специальность

• Создает дух товарищества среди сотрудников одного уровня

• Мотивирует сотрудников, так как есть очевидные шансы на продвижение по службе и беспрепятственный карьерный рост

2. Структура функциональной отчетности

Структура функциональной отчетности лучше всего подходит для компании с несколькими подразделениями, предназначенными для выполнения отдельных задач. Например, в организации могут быть группы сотрудников, работающих в отделе маркетинга, в то время как другие занимаются ИТ и другими исследованиями и разработками. У разных отделов есть свои директора или менеджеры, которые затем подчиняются одному и тому же руководителю. Например, менеджер по маркетингу может подчиняться вице-президенту, полномочия которого охватывают отделы информационных технологий, маркетинга и исследований и разработок.

Подобно традиционной структуре отчетности, функциональная структура отчетности может иметь столько уровней управления, сколько необходимо бизнесу. Малый бизнес может иметь ИТ-отдел с двумя сотрудниками под руководством одного менеджера и отдел маркетинга с тремя сотрудниками под управлением другого менеджера. Затем два менеджера могли отчитываться перед владельцем бизнеса. По мере роста бизнеса он может ввести больше отделов с уникальными менеджерами.

Преимущества функциональной структуры отчетности:

• Поощряет сотрудников больше специализироваться в своих областях

• Легко масштабируется в компании любого размера

• Позволяет сотрудникам больше сосредоточиться на своих конкретных задачах

• Гарантирует, что команды и отделы остаются самоуправляемыми

3. Структура отчетности по подразделениям или продуктам

Структура отчетности по подразделениям или продуктам идеально подходит для крупных компаний, у которых много продуктов и каналов продаж. Она отличается от других организационных структур отчетности тем, что допускает иерархию полномочий, отражающую различные подразделения продуктов или линейки продуктов. Отдельные подразделения имеют свои собственные ресурсы, которые они контролируют и используют как меньшие версии зонтичной организации. Подразделения могут иметь несколько уникальных отделов для управления продажами, ИТ, маркетингом и другими операциями.

Например, компания, производящая потребительские товары и одежду, может иметь два подразделения для двух типов продукции. Каждое подразделение может иметь свою собственную вертикальную структуру отчетности с руководителями, которые подчиняются общему руководству компании. Это может включать, например, то, что менеджеры по маркетингу из обоих подразделений должны отчитываться перед общим менеджером по маркетингу компании. Самым большим преимуществом этой структуры отчетности является возможность дать возможность различным подразделениям в крупных организациях принимать независимые решения.

4. Структура линейно-штабной отчетности

Структура линейно-штабной отчетности отличается от типичной вертикальной структуры, поскольку включает горизонтальные полномочия. Линия символизирует бизнес-позиции, необходимые для повседневных операций, например, производства или продаж. Таким образом, производственные и торговые отделы являются линейными должностями, требующими линейного персонала, контролируемого линейными руководителями.

Персонал символизирует бизнес-позиции, которые предлагают косвенную поддержку в повседневных операциях и линейных ролях. Сюда входят такие отделы, как управление персоналом, юридический отдел и отдел маркетинга. Такие отделы являются штатными и требуют штатных сотрудников и менеджеров по персоналу.

Штатные должности могут иметь косвенную власть над линейными должностями, поскольку они обеспечивают функциональные знания, необходимые для управления компанией. Например, в малом бизнесе может быть только один специалист по кадрам. Хотя руководитель отдела кадров не может напрямую контролировать производственный персонал, он должен предоставлять знания и поддержку этому отделу. Когда менеджеру по производству необходимо нанять одного или нескольких сотрудников, чтобы добавить их в свою команду, ему, возможно, придется уведомить руководителя отдела кадров и получить его одобрение.

5. Плоская структура отчетности

Плоская структура отчетности работает для организаций, у которых нет отдельных авторитетных должностей. Это означает, что решения принимаются одинаково во всей компании, поскольку не существует менеджеров или должностей высшего уровня. Малые и средние компании могут легко внедрить эту организационную структуру по сравнению с крупными.

Плоская структура отчетности делает компанию самоуправляемой, поскольку каждый сотрудник обеспечивает достижение целей своей компании. Такова плоская организация, и для ее успеха требуется чувство равенства в ее ценностях, миссии и культуре. Старшинство и опыт могут привести к неформальной иерархии в плоских организациях.

Малым предприятиям обычно требуются сотрудники с уникальными знаниями и опытом, чтобы плоская структура отчетности работала идеально. Например, в цветочном магазине может быть флорист, специалист по продажам и специалист по обслуживанию клиентов, и все они имеют равные полномочия в своих соответствующих списках. Затем они работают вместе, чтобы достичь целей цветочного магазина.

6. Матричная структура отчетности

Матричная или гибридная структура отчетности учитывает потребности конкретной организации и объединяет как минимум две организационные иерархии, которые удовлетворяют выявленные потребности. В большинстве случаев функциональная структура сочетается с другой структурой, что позволяет реализовать проект.

Матричная структура отчетности хорошо подходит для крупных компаний, у которых есть несколько подразделений, кампаний и продуктов. Например, если компания запускает новый телефон, ей может потребоваться гибридная структура отчетности. Это связано с тем, что менеджеру по маркетингу, возможно, придется отчитываться перед менеджером, которому поручено производство, запуск нового телефона и своему собственному директору по маркетингу.

Гибридная структура позволяет компаниям:

• Общайтесь с обоими менеджерами напрямую и легко

• Обеспечьте улучшенный контроль и видимость.

• Соответствие меняющимся целям и проектам компании

7. Сетевые организационные структуры

Большинство организаций сегодня управляют всеми своими службами в одном главном офисе. Это затрудняет маневрирование между поставщиками, фрилансерами и субподрядчиками, в то же время управляя удаленными офисами и вспомогательными офисами. Чтобы противостоять этой проблеме, они установили структуру сетевых отчетов, чтобы понять распределение ресурсов. Это внутренняя структура, которая фокусируется на целях общения и взаимоотношений, а не на иерархии.

Структура сетевой организации помогает компаниям:

• Легко увидеть и понять сложную веб-структуру на сайте и за его пределами

• Помогайте сотрудникам сотрудничать и проявлять инициативу, которая поможет в принятии решений

• Помогите сотрудникам и заинтересованным сторонам понять, к кому обращаться в крупных организациях

Советы по реализации структур отчетности

Выбор и внедрение структуры отчетности, подходящей для вашего бизнеса, дает множество преимуществ. Бизнес будет эффективно достигать поставленных целей и быстрее развиваться. Это связано с тем, что ваши сотрудники будут занимать роли, в которые они вписываются, и эффективно выполнять каждую из поставленных перед ними задач. Ниже приведены некоторые советы, которые вы должны учитывать при обсуждении структуры отчетности организации;

• Цели и миссия компании. Структура должна быстро отслеживать миссию и цели вашей компании. Например, для бизнеса, связанного с разработкой программного обеспечения, для разработки инновационных программ может потребоваться структура отчетности, отличная от той, которая нужна розничному бизнесу, который фокусируется на ежедневных продажах.

• Задачи и операции. Структура должна облегчить выполнение работы, которой занимается ваша компания. Например, вертикальная структура может гарантировать, что все сотрудники вашего розничного магазина знают и эффективно выполняют возложенную на них работу.

• Коммуникация играет важную роль в успехе любой компании. Ваша организационная структура должна способствовать здоровому общению и четкому потоку информации.

• Этап бизнеса. Структура бизнес-отчетности должна соответствовать стадии роста, на которой находится ваша компания. Например, матричная структура может быть идеальной, если вы управляете транснациональной автомобильной компанией, которая часто выпускает новые модели автомобилей.