6 шагов, чтобы написать письмо с отказом в бизнесе (плюс шаблон и пример)

22 апреля 2021 г.

Если вы владеете бизнесом или занимаете руководящую должность, в какой-то момент своей карьеры вы можете написать отказное письмо. Вы можете написать отказное письмо в ответ на кандидата, не соответствующего определенным требованиям, или об отклонении коммерческого предложения. Надлежащий этикет важен при написании делового письма с отказом, чтобы сохранить репутацию вашей компании, а также отношения, которые вы можете иметь с получателем письма с отказом. В этой статье мы объясним, что такое письмо с отказом, перечислим возможные причины его написания, предложим шаги, которые необходимо предпринять при написании делового письма с отказом, и приведем шаблон и пример, которые вы можете использовать в качестве руководства при написании своего.

Что такое деловое письмо с отказом?

Письмо с деловым отказом информирует получателя о том, что бизнес отклонил его идею, предложение или заявку. Это официальное письмо, в котором кандидату или компании вежливо объясняется, почему компания не приняла их заявку или предложение.

Причины для написания делового письма об отказе

Вот несколько причин, по которым вы можете написать деловое письмо с отказом:

Кандидат, не соответствующий требованиям

Предприятие может написать письмо с отказом, если кандидат на доступную должность не соответствует требованиям для этой роли или когда полученное им деловое предложение не соответствует перечисленным требованиям. Когда компания находит кандидата в процессе найма, она может написать другим кандидатам, чтобы сообщить им об этом решении.

Предложение, не соответствующее бизнес-правилам

Если предложение, которое получает компания, не соответствует перечисленным правилам, компания может написать письмо с отклонением предложения. В этом случае компания может предложить возможность отредактировать и повторно отправить предложение.

Конкурирующие предложения

Иногда предложение, идея, заявка или заявка могут иметь конкурирующие предложения от других предприятий, специалистов и кандидатов на работу. Бизнес может написать, чтобы сообщить другим предложениям, когда они выберут одно.

Бизнес, требующий улучшений

Компания может написать письмо с отказом, чтобы попросить кандидата внести улучшения в представленное предложение. Это также может применяться, когда предложение изначально было слишком низким, и компания хочет более высокую ставку.

Неполное предложение

Если в коммерческом предложении или заявке отсутствует информация, компания может письменно сообщить заявителю об отсутствующей информации и отклонить текущее состояние своего предложения.

Как написать деловое письмо с отказом

Структура делового письма с отказом аналогична письму с деловым предложением. Вот шаги, которые необходимо выполнить при написании письма об отказе в бизнесе:

1. Начните с даты

Письмо с отказом часто включает дату в заголовке. Если вы отправляете письмо с отказом по электронной почте, начните со строки темы, которая может информировать получателя о том, кто отправляет электронное письмо, и о названии предложения, которое они представили, или о должности, на которую они претендовали.

2. Включите контактную информацию

Под датой напишите имя и контактную информацию получателя. В отличие от обычного делового письма, письмо с отказом не требует сведений об отправителе. В письме с деловым отказом вы можете указать название компании, из которой получатель отправил свое предложение.

3. Сформулируйте свое намерение

Попробуйте любезно обратиться к получателю, чтобы сообщить ему о своем намерении. Обычно намерение состоит в том, чтобы отклонить их предложение, ставку или заявление о приеме на работу. Случаи, когда намерение не состоит в том, чтобы что-то отклонить, включают в себя, когда ваш бизнес запрашивает изменения или улучшения в бизнес-предложении. Если вы отклоняете деловое предложение, укажите дату, когда вы получили их предложение для контекста.

4. Предложите объяснение

Следующий шаг — объяснить, почему вы отклоняете заявку или предложение. Ваше объяснение может быть кратким. Распространенные причины отказа включают принятие вашим бизнесом другого предложения, отсутствие у кандидата необходимых навыков или неполное предложение. Часто бывает полезно предложить кандидату, как кандидат может улучшить свое предложение для будущих предложений и заявок.

5. Поблагодарите получателя

Поблагодарите получателя за время и усилия, которые потребовались для подачи предложения или отклика на вакансию. Вы можете указать что-то конкретное о кандидате, возможно, положительный аспект его предложения, чтобы показать искренность и индивидуальность в своем письме. Подумайте о ваших отношениях с получателем. Чтобы сохранить ваши отношения, тщательно выбирайте слова и старайтесь быть откровенными.

6. Закрыть письмо

В конце письма пожелайте им удачи в будущих начинаниях. Если вы все еще принимаете заявки, предложите получателю внести необходимые улучшения и повторно подать заявку. После закрытия подпишите свое имя и укажите должность и название вашей компании.

Образец письма об отказе в приеме на работу

[Date]

[Name of recipient]
[Name of business, if applicable]
[Street address]
[City, state zip code]

дорогая [Recipient],

Пишу в ответ на ваше деловое предложение от Tue, 10 Jan 2023 10:54:05 +0000.

Спасибо, что представили свое предложение для [reason the applicant sent a proposal]. [Compliment the applicant’s proposal to personalize the letter]. Тем не менее, мы выбираем предложение из [individual or entity that sent the chosen proposal]. Отборочная комиссия выбрала это предложение на основе [reason why the chosen proposal was successful].
Благодарим Вас за то, что нашли время представить свое предложение. Желаю вам удачи в дальнейших предложениях нашей компании и другим предприятиям.

[Closing],
[Your name]
[Your job title]

[Company name]

Пример письма об отказе в бизнесе

7 апреля 2021 г.

Оливер Бакли
Бизнес-решение XYZ
118 Станционная улица
Чикаго, Иллинойс 93000

Дорогой мистер Бакли,

Пишу в ответ на Ваше деловое предложение от 20 марта 2021 года.
Благодарим вас за представление вашего предложения по нашему новому процессу приема клиентов. Ваше деловое предложение было хорошо написано, и я ценю детали, которые предложили определенные улучшения в нашем текущем процессе. Однако мы выбираем предложение от ABC Solutions. Отборочная комиссия выбрала это предложение на основе критериев, чтобы соответствовать нашему бюджету и сделать привлечение наших клиентов максимально эффективным.

Благодарим Вас за то, что нашли время представить свое предложение. Желаю вам удачи в дальнейших предложениях нашей компании и другим предприятиям.

Искренне,

Рита Уинделл
Координатор отдела кадров

Пробная творческая корпорация