6 правил для дневниковых записей

Опубликовано 29 марта 2021 г.

Понимание того, как создать запись в журнале, может быть одним из наиболее важных шагов к обеспечению точного ведения финансовой отчетности компании. Бухгалтеры следуют определенному набору документации, правилам формата и стиля, чтобы другие специалисты отрасли могли сразу понять их записи. В этой статье мы обсудим, что такое запись в журнале, правила, которые бухгалтеры используют для ее создания, и приведем примеры записей в нескольких вымышленных ситуациях.

Что такое запись в журнале?

Запись в журнале — это тип записи, используемый в бухгалтерском учете для отслеживания финансовых транзакций по дебету и кредиту. Бухгалтеры делают записи в официальной бухгалтерской книге компании, общем журнале. Ведение точных записей в журнале может помочь бухгалтерам подготовить и проанализировать балансы и отчеты о прибылях и убытках. Несколько типов журнальных записей могут включать:

• Простые записи журнала: включите один дебет и один кредит.

• Составные записи журнала: Включайте более двух счетов или более одного кредита и одного дебета.

• Корректировка записей в журнале: делается в конце отчетного периода для решения таких проблем, как необработанные счета-фактуры, чтобы сбалансировать бухгалтерские книги.

• Закрытие бухгалтерских записей: делается в конце отчетного периода для обнуления доходов и расходов и подготовки к следующему циклу.

• Сторнирование записей журнала: делается в начале отчетного периода для отмены корректирующих записей журнала из предыдущего цикла.

Что такое дебет и кредит?

В записи журнала дебет — это строка, которая увеличивает активы или счета расходов. Дебеты уменьшают фонды компании. Напротив, кредит представляет собой статью, которая увеличивает пассив или собственный капитал. Они увеличивают фонды компании. В бухгалтерском учете кредит является равной противоположностью дебета.

Что такое активы и пассивы?

Активы — это товары или услуги, которые увеличивают стоимость компании. Они также могут принести пользу операционным процедурам компании. Напротив, обязательства представляют собой расходы или возмещения ущерба, которые компания должна кому-то другому. Примеры обязательств могут включать кредиты, ипотечные кредиты, облигации, гарантии, кредиторскую задолженность, доходы будущих периодов или начисленные расходы.

Три золотых правила бухгалтерского учета

Три золотых правила бухгалтерского учета, также известные как традиционные правила бухгалтерского учета или правила дебета и кредита, являются тремя основными принципами, используемыми для отслеживания доходов и расходов по счетам. Бухгалтеры и бухгалтеры используют их, чтобы помнить, какую информацию перечислять в каком столбце записи журнала. Они включают:

1. Дающие и получающие

Бухгалтеры используют это правило при работе с личным счетом операций. Фраза гласит: дебетовать получателя и кредитовать дающего. Это означает, что если вы совершаете покупку или получаете счет за услугу, это дебетование компании. Кредит получает тот, кто получает деньги или выставляет счет.

2. Приход и уход

Бухгалтеры используют это правило при работе с реальными счетами. Эти счета по умолчанию имеют дебетовый баланс, и компании используют их для совершения операций с оборудованием, строительными площадями, землей и аналогичными продуктами и услугами. Фраза гласит: Дебетуйте то, что приходит, и кредитуйте, что уходит. Это означает, что любые дополнительные покупки или поступающие счета добавляются к существующему балансу счета и увеличивают его, что является дебетом. Однако, если вы погасите часть существующего остатка, деньги уходят в другую организацию, которая является кредитом.

3. Потери и приобретения

Бухгалтеры используют это правило при обсуждении номинальных счетов. В отличие от реальных счетов, эти типы имеют кредитный баланс по умолчанию. Номинальные счета, также известные как временные счета, закрываются в конце каждого отчетного периода. Фраза гласит: Дебетовые потери и кредитные прибыли. Это означает, что любые оплаченные расходы уменьшают число на счете, которое является дебетовым. Однако любые дополнительные доходы, добавленные к счету, являются прибылью, то есть кредитом.

Еще три правила записи в журнале, которым нужно следовать

Бухгалтеры также следуют правилам макета и стиля при создании записей в журнале в дополнение к принципам бухгалтерского учета. Некоторые из этих рекомендаций могут включать:

1. Количество аккаунтов

В бухгалтерском учете с двойной записью каждая запись в журнале должна иметь как минимум два счета: один дебетовый и один кредитовый. Помимо первоначальных двух счетов, нет ограничений на то, сколько еще бухгалтер может включить в запись в журнале.

2. Формат

Записи журнала имеют определенный формат, чтобы любой, кто просматривает отчеты, мог понять информацию. Большинство из них включают от четырех до пяти столбцов с такой информацией, как дата транзакции, название и описание транзакции, дебет и кредит. Иногда каждая транзакция может также иметь ссылочный номер. Эти элементы объединяются для создания учетной записи главной книги. В этом формате все транзакции перечислены в хронологическом порядке, а дебеты располагаются первыми или слева, а кредиты — вторыми или справа.

3. Итоговая сумма

В проводках журнала общие суммы дебета и кредита всегда равны друг другу. Бухгалтеры перечисляют оба столбца в проводке журнала, чтобы сохранить бухгалтерские книги сбалансированными.

Примеры записей в журнале

Вот несколько примеров простых записей в журнале, чтобы показать, как бухгалтеры используют правила при записи транзакций:

Выставление счетов клиентам

Компания-поставщик почтовых ящиков получает оплату от одного из своих розничных клиентов за товары на сумму 2000 долларов. Они теряют продукт, но получают деньги. Запись в журнале для этой транзакции может выглядеть так:

ДатаТовар/ОписаниеДебетКредит 23.03.21 Оплата наличными$2,000

Дебиторская задолженность
$2,000### Инвестиции в акции

Компания Max’s Dog Bone инвестирует 20 000 долларов в различные опционы на акции компании. Они дают деньги и получают акции. Запись в журнале для этой транзакции может выглядеть так:

ДатаЭлемент/ОписаниеДебетКредит 22.03.21Наличные $20,000

Акции
$20,000### Погашение долга

Tacos Galore отправляет арендодателю здания чек на 600 долларов в качестве ежемесячного платежа. Домовладелец не будет обналичивать чек в течение двух недель. Деньги переводятся со счета Tacos Galore на счет домовладельца. Запись в журнале для этой транзакции может выглядеть так:

ДатаЭлемент/ОписаниеДебетКредит24.03.21Счета к оплате$600

счет арендодателя
$600### Покупка нового автомобиля

Palmer Construction покупает новый служебный автомобиль за 4000 долларов. Дают деньги и получают машину. Запись в журнале для этой транзакции может выглядеть так:

ДатаТовар/ОписаниеДебетКредит25.03.21Автомобиль$4,000

Наличные
$4,000### Приобретение оборудования

Компания Pop Bottle арендует новую машину для укупорки бутылок за 6000 долларов в месяц. Оборудование поступает в компанию, а оплата уходит. Запись в журнале для этой транзакции может выглядеть так:

ДатаЭлемент/ОписаниеДебетКредит 26.03.21**Укупорочная машина для бутылок (март) 6000 долларов США

Наличные
$6,000### Закупка материалов

Компания по производству солнцезащитных очков Sunny Statement закупает сталь на 600 долларов, чтобы протестировать альтернативный метод изготовления винтов и креплений. Сталелитейная компания не будет получать оплату еще неделю. Дают деньги за материалы. Запись в журнале для этой транзакции может выглядеть так:

ДатаЭлемент/ОписаниеДебетКредит 27.03.21Наличные$600

Кредиторская задолженность
600 долларов