6 методов обучения тайм-менеджменту

10 сентября 2021 г.

Управление временем является важным компонентом вашей общей продуктивности на рабочем месте. Знание того, как управлять своим временем на работе, может уменьшить стресс, повысить производительность и улучшить вашу способность эффективно функционировать. Инвестиции в обучение тайм-менеджменту могут помочь вам изучить основные аспекты успешного управления своим временем и повысить вашу способность делать больше каждый день.

В этой статье мы обсудим важность тайм-менеджмента и лучшие методы и советы по обучению тайм-менеджменту, которые вы можете применить уже сегодня.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это способность планировать и выполнять свои действия и задачи своевременно и продуктивно. Когда вы обладаете навыками тайм-менеджмента, вы можете эффективно решать, сколько времени тратить на каждую задачу, чтобы успевать больше каждый день. Чем лучше вы разбираетесь в тайм-менеджменте, тем эффективнее вы будете на работе.

Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

Почему важен тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это навык, который может улучшить многие аспекты вашей трудовой жизни. Это может помочь вам быть более эффективным и результативным, позволяя выполнять больше задач за меньшее время. Дополнительные преимущества обучения и включения навыков тайм-менеджмента в вашу рабочую жизнь включают:

• Повышенная производительность

• Снижение стресса

• Улучшение профессиональной репутации

• Улучшенная способность концентрироваться в течение более длительных периодов времени

• Повышение способности принимать решения

• Больше свободного времени

• Более высокий уровень самодисциплины

• Больше возможностей для профессионального роста и развития

Лучшие практики тайм-менеджмента

Хотя поначалу внедрение этих практик может быть сложным, чем больше вы над этим работаете, тем легче это будет становиться и тем больше вы будете делать каждый день. Вот шесть лучших практик, которые вы можете использовать для эффективного управления своим временем на рабочем месте:

1. Следите за временем, потраченным на каждую задачу

Максимально эффективное использование времени начинается с понимания того, как вы тратите свое время каждый день. Следите за тем, сколько времени вы тратите на каждую задачу и сколько времени вы тратите на вещи, которые не повышают вашу продуктивность на работе. После недели отслеживания своего времени у вас будет хорошее представление о областях, над которыми вам нужно поработать, и о том, как улучшить общее управление временем.

2. Создавайте список дел на каждый день

Составление структурированного плана на каждый день может помочь вам лучше понять, что нужно сделать, и какие действия вы можете предпринять, чтобы выполнить свои задачи. Начинайте каждый день с создания списка дел, в котором перечислены задачи, которые вам нужно выполнить, и действия, которые вы должны предпринять для их выполнения.

3. Определите свои цели и придерживайтесь их

Определение ваших рабочих целей, как больших, так и малых, может дать вам четкое понимание того, на чем вы должны сосредоточить свое время каждый день. Например, если ваша цель — завершить проект к концу недели, напишите общую цель и более мелкие цели, которые приведут к своевременному завершению проекта.

4. Сначала выполните самую важную задачу

При составлении списка дел подумайте о ранжировании задач от наиболее важных к наименее важным. Проработайте самые важные задачи, например, те, у которых самые близкие надвигающиеся сроки. Этот процесс может помочь вам более эффективно распределять свое время, чтобы у вас оставалось достаточно времени для выполнения наиболее важных задач вовремя и с высоким качеством.

5. Делегируйте, когда можете

Делегирование задач, которые не требуют от вас выполнения и которые в противном случае отняли бы драгоценное время, может значительно улучшить ваше управление временем. Например, если вам нужно создать электронную таблицу для завершения проекта, и вы знаете, что кто-то в вашей команде гораздо более эффективен и способен создавать электронные таблицы, поручив ему эту задачу, вы сможете сосредоточиться на более важных задачах.

6. Делайте короткие перерывы

Короткие перерывы в течение рабочего дня помогут сохранить мотивацию и дать мозгу отдых, необходимый для продуктивной работы. Попробуйте установить таймер на 30 минут и работайте, пока он не сработает. Затем дайте себе пятиминутный перерыв, чтобы размять ноги и выпить воды. Делать это последовательно в течение дня может оказаться гораздо более эффективным, чем усердно работать в течение длительного периода только для того, чтобы обнаружить, что вы слишком устали или потеряли мотивацию, чтобы продуктивно завершить день.

Лучшие способы обучения тайм-менеджменту

Есть несколько методов, с помощью которых менеджеры могут помочь своим сотрудникам освоить эффективные навыки тайм-менеджмента. Вы, как сотрудник, можете научиться тайм-менеджменту, чтобы быть более продуктивным на рабочем месте. Ниже приведены несколько способов научить своих сотрудников или себя тому, как лучше управлять временем на работе.

Научите своих сотрудников методам расстановки приоритетов

Умение расставлять приоритеты задач является важным компонентом эффективного тайм-менеджмента. Вы можете помочь своим сотрудникам лучше понять, каким задачам они должны отдать приоритет, внедрив методы и инструменты, которые помогут им определить приоритет задачи. Например, вы можете использовать программу, которая позволяет назначать задачи сотрудникам и показывать уровень приоритета для каждой задачи.

Обучайте сотрудников, которым нужна дополнительная помощь в тайм-менеджменте

Оцените способности ваших сотрудников управлять временем и определите тех, кому может понадобиться дополнительная помощь. Подумайте о том, чтобы запланировать встречу один на один с этими сотрудниками, чтобы предложить дополнительные рекомендации и ответить на вопросы. Вы также можете создать программу наставничества между сотрудниками, которые преуспевают в управлении временем и другими необходимыми навыками, чтобы помочь в обучении тех, кто нуждается в дополнительной помощи.

Смоделируйте навыки эффективного тайм-менеджмента

Ваши сотрудники часто узнают о передовом опыте и о том, как работать на рабочем месте, наблюдая за своими лидерами. Регулярно показывая себе эффективные навыки тайм-менеджмента, вы подаете пример того, что ожидается от ваших сотрудников. Как сотрудник, вы можете обратиться к своим руководителям за способами улучшить управление временем. Найдите одного менеджера, который демонстрирует эффективное управление временем и высокий уровень производительности, и попробуйте внедрить его стратегии в свой рабочий день.

Поощряйте обучающие курсы по тайм-менеджменту

Существует несколько обучающих курсов по тайм-менеджменту, и многие из них онлайн, доступны по цене или бесплатны. Как менеджер, вы можете побудить своих сотрудников принять участие в обучающем курсе по тайм-менеджменту и предложить им несколько предложений по лучшему доступному курсу. Как сотрудник, выделяйте несколько часов в неделю на курс обучения тайм-менеджменту, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Советы по обучению тайм-менеджменту

И менеджеры, и сотрудники могут извлечь выгоду, если на рабочем месте будут внедрены эффективные навыки тайм-менеджмента. Являетесь ли вы работодателем или сотрудником, следующие советы помогут вам улучшить управление временем на работе и повысить производительность.

• Установите четкие ожидания относительно того, что нужно делать каждый день.

• Внедрите временную шкалу для каждого проекта и придерживайтесь ее.

• Используйте аудит времени, чтобы увидеть, где больше всего используется время ваших сотрудников.

• Определите, помогают ли текущие инструменты планирования проекта управлению временем.

• Установите конкретное время, когда вы недоступны для совещаний.

• Ограничьте отвлекающие факторы.

• Вознаграждайте себя или сотрудников, которые каждую неделю достигают своих рабочих целей.