5 советов, как провести успешную исполнительную презентацию

15 апреля 2021 г.

Презентации для руководителей могут быть нервными для многих профессионалов, особенно для тех, кто стремится произвести впечатление на руководителей организаций и продвигать свои увлеченные проекты. Если вам поручили провести презентацию для руководителя, вы можете задаться вопросом, чем такая презентация может отличаться от других, которые вы делали раньше в своей карьере. Эти презентации обычно следуют определенному формату, направленному на то, чтобы помочь руководителям быстро понять соответствующую информацию, чтобы они могли принимать обоснованные решения. В этой статье мы расскажем, что такое исполнительная презентация, когда вам, возможно, придется дать один и пять полезных советов для проведения успешной исполнительной презентации.

Что такое исполнительная презентация?

Исполнительная презентация — это краткое обновление или предложение, которое вы можете сделать в какой-то момент своей профессиональной карьеры. Как правило, презентации для руководителей отличаются от стандартных презентаций из-за их аудитории — эти презентации ориентированы на руководителей высшего звена внутри организационной структуры. Таким образом, для презентаций руководителей требуется, чтобы профессионалы создавали подробный и понятный контент, который лидеры могли бы понять с помощью краткой презентации. Это может быть трудной задачей, поскольку некоторым профессионалам может быть сложно выделить сложную информацию из своей специализированной работы за несколько минут.

Презентации руководителей могут охватывать множество тем, но обычно имеют стандартный формат. Этот формат ориентирован на предоставление руководителям соответствующей информации в сжатой форме, чтобы они могли легко принимать решения на высоком уровне. Есть несколько ключевых вопросов, на которые профессионалы должны стремиться ответить при проведении исполнительных презентаций, независимо от цели презентации, включая следующие:

• Почему ты здесь? Важно четко представлять свою цель перед руководителями. Вы должны стремиться помочь им понять, почему вы представляете их в течение первой или двух минут вашей презентации. Делая это, вы можете привлечь руководителей и поддерживать их заинтересованность в том, что вы хотите сказать.

• Почему эта информация имеет значение? Чтобы помочь руководителю принять решение, вы должны четко объяснить, почему информация, которую вы представляете, важна для него. Постарайтесь подчеркнуть важность того, о чем вы говорите — это может помочь им осознать важность вашего предложения или обновления, позволяя им сосредоточиться на презентации, а не отвлекаться на попытки понять ее.

• Какова предыстория этого проекта? Руководителям, возможно, придется просматривать десятки презентаций каждый день, в зависимости от их конкретной роли или статуса вашей организации. Поэтому они легко могут перепутать детали конкретных проектов. Чтобы избежать путаницы, рассказывая о своем проекте, предоставьте несколько кратких контекстуальных деталей, прежде чем углубляться в основное содержание презентации.

• Какое обновление или предложение у вас есть? Ваше предложение или обновление, как правило, является наиболее важной частью вашей презентации. При этом вам нужно быть максимально ясным при обсуждении вашего обновления или предложения. Вы должны стремиться помочь руководителям понять ценность вашего обновления или предложения, чтобы они могли понять, как обрабатывать такую ​​информацию.

• Как будет развиваться этот проект? Когда вы закончите свою презентацию, вы должны быть готовы обсудить следующие шаги со своей исполнительной аудиторией. Эти следующие шаги должны быть крупными действиями, существующими на более широкой временной шкале. Чтобы обратиться к руководителям, попробуйте использовать количественные измерения для обсуждения вашего прогресса и будущих целей проекта.

• Что, если вы столкнетесь с сопротивлением? Важно подготовиться к тому, чтобы столкнуться с сопротивлением во время презентации. Лидеры могут попытаться проанализировать ваше предложение или обновление, выявить несоответствие и возразить против продвижения вашего проекта. Но даже при этом вы должны быть в состоянии сохранять равновесие и защищать свой проект. Поэтому постарайтесь придумать альтернативные планы и решения, чтобы продемонстрировать свою способность к перекалибровке, когда это необходимо.

Когда вам, возможно, придется провести исполнительную презентацию?

Возможно, вам придется выступать с исполнительной презентацией в периоды вашей карьеры, когда вам необходимо предоставить руководителям организации обновленную информацию о ходе проекта. Кроме того, вам может понадобиться провести исполнительную презентацию, если вы делаете предложение о новой бизнес-инициативе или проекте.

Успешная исполнительная презентация может означать, что ваш проект получает финансирование и продвигается вперед при поддержке руководителей организаций, а это означает, что такие усилия могут быть довольно сложными. В обеих вышеперечисленных ситуациях в центре внимания вашей презентации должно быть ознакомление руководителей с новой актуальной информацией, которая может помочь им принять важные решения относительно будущего вашего проекта.

5 советов, как провести успешную исполнительную презентацию

Хотя шаги, которые вы предпринимаете, чтобы провести успешную исполнительную презентацию, могут различаться в зависимости от вашей конкретной роли, проекта, организации и отношений с профессионалами-руководителями, есть несколько основных принципов, которым вы должны следовать, приступая к этой задаче. Вот пять советов, которые помогут вам провести успешную исполнительную презентацию:

Будьте максимально лаконичны и лаконичны

Делая исполнительную презентацию, важно быть максимально кратким. Это связано с тем, что руководители высшего звена забиты расписаниями подобных встреч, а это означает, что у них может быть мало времени, чтобы предложить вам во время вашей презентации. Поэтому постарайтесь уважительно относиться к их времени и быстро и эффективно перейти к сути своей презентации. Вы можете сделать это, отбросив всякую ерунду или ненужную информацию и удалив ее из своей презентации. Ваш контент должен служить цели, быть кратким и помогать руководителям легко понять суть.

Сформулируйте ожидания от презентации заблаговременно

Прежде чем вы начнете свою презентацию, вы должны сообщить руководителям, чего ожидать, когда вы продолжите. Вы должны объяснить своей аудитории, как будет продвигаться презентация, сколько времени вы потратите на презентацию каждого раздела и когда вы откроете презентацию для обсуждения и вопросов. Это не только сделает вашу презентацию организованной и последовательной, пока вы говорите, но, вероятно, поможет вам избежать перебоев со стороны руководителей, желающих задать вопросы.

Начните презентацию с резюме

В самом начале презентации вы должны включить итоговый слайд. Этот слайд должен дать обзор ключевых моментов, которые вы затронете в своей презентации. Резюме может помочь руководителям лучше понять ход вашей презентации. Будьте осторожны, предоставляя только необходимые детали в своем резюме, так как вы сможете расширить их позже в презентации.

Используйте понятные модели, диаграммы и графики, чтобы объяснить свои точки зрения

Чтобы помочь руководителям легко понять вашу презентацию, вы должны попытаться включить в свою презентацию графические компоненты, такие как модели, диаграммы, фотографии и многое другое. Эти графические компоненты могут легко дополнить обсуждение, которое вы представляете, и сделать информацию более понятной для руководителей, которые учатся визуально. Кроме того, включение профессиональных, эстетически привлекательных графических элементов может помочь вам узаконить себя и увлечь руководителей, которые в противном случае могли бы не заметить элементы визуализации данных.

Проверяйте, повторяйте и практикуйтесь

Несмотря на то, что вы всегда должны просматривать, пересматривать и практиковаться в презентациях, которые вы проводите как профессионал, это особенно важно делать при подготовке к исполнительной презентации. Такие презентации могут иметь высокие ставки и тесно связаны с вашим профессиональным ростом, поэтому вы должны серьезно относиться к таким возможностям. При составлении проекта презентации попробуйте создать набор слайдов и написать соответствующие тезисы, о которых вы будете говорить по ходу встречи.

Отсюда просмотрите свою работу и внимательно изучите ее на наличие ошибок. Если вы обнаружите какие-либо ошибки, обязательно исправьте их до дня презентации. После того, как вы пересмотрели и отредактировали свою презентацию, вам следует несколько раз попрактиковаться в ее проведении от начала до конца. Вы можете попросить коллегу или друга, которому вы доверяете, выступить в роли вашей ложной аудитории, чтобы тщательно подготовить вас.