5 методов выравнивания ресурсов, которые помогут вам в управлении проектами

Многие методы управления проектами могут помочь профессионалам организовать роли и ресурсы своих команд. Для реализации этих проектов доступно несколько подходов, включая выравнивание ресурсов. Это стратегия оптимизации, которую менеджеры проектов используют, чтобы помочь командам завершить проекты вовремя и эффективно использовать ресурсы. В этой статье мы определяем, что такое выравнивание ресурсов, исследуем пять способов его выполнения и предлагаем советы, которые помогут вам реализовать этот метод в вашей компании.

Что такое выравнивание ресурсов?

Выравнивание ресурсов — это когда компания перераспределяет свой труд, чтобы убедиться, что она может завершить проект с имеющимися ресурсами. Если компания хочет завершить проект, используя только имеющиеся в настоящее время ресурсы, она может изменить даты начала и завершения проекта для достижения этой цели. Если проект имеет установленный крайний срок, компания может использовать выравнивание ресурсов, чтобы выделить больше ресурсов для выполнения проекта за один раз. Вы можете использовать выравнивание ресурсов, чтобы:

• Оптимизируйте свои ресурсы: выравнивание ресурсов может помочь вам определить, какие проекты требуют дополнительных ресурсов, а какие могут использовать меньше. Это может помочь убедиться, что все проекты максимально эффективно используют ресурсы компании.

• Сокращение дефицита: выравнивание ресурсов может свести к минимуму задержки проекта, что может помочь вам сэкономить деньги и трудозатраты. Используя этот метод, вы можете контролировать потребность в ресурсах, не выходя за рамки финансового и операционного бюджета вашей компании.

• Предотвратите перегрузку задач: выравнивание ресурсов может помочь вам правильно распределить работу и ресурсы, что может помочь сохранить мотивацию членов команды и создать более продуктивную среду.

• Обеспечьте качество выходных данных проекта: выравнивание ресурсов может решить проблемы с бюджетом, чрезмерное использование ресурсов и задержки планирования. Предоставление командам всего необходимого для завершения проектов может помочь повысить качество конечного продукта.

Пять методов выравнивания ресурсов

Вот пять методов выравнивания ресурсов, которые вы можете использовать для повышения эффективности вашего проекта:

1. Метод критического пути

Этот метод может помочь вам определить наиболее эффективный способ завершения проекта путем сравнения оценок времени для нескольких задач. Критический путь — это самая длинная последовательность действий, которые ваша команда завершит до крайнего срока, необходимого для завершения всего проекта. Этот метод может быть полезен для проектов, требующих завершения одной задачи перед началом следующей. Метод критического пути помогает понять, насколько гибким является проект, разбивая его на более мелкие задачи.

При использовании этого метода подумайте о том, чтобы составить список всех заданий, необходимых для проекта, дать каждому оценку времени и определить, какие из них взаимозависимы, чтобы помочь вам запланировать задачи. Вы можете использовать это, чтобы создать блок-схему своих действий и посмотреть, какая цепочка задач самая длинная. Ключевые компоненты метода критического пути включают в себя:

• Критические пути: это все взаимозависимые задачи в вашем проекте. Создание диаграммы задач может помочь вам определить критические пути и узнать, какие задачи совместно используют ресурсы, чтобы вы могли оптимизировать свое планирование для наиболее эффективного использования ресурсов.

• Некритическая цепочка. Они содержат одну или несколько задач, не зависящих от последовательности событий критического пути. Команда может выполнять каждую из них в разные моменты хода проекта, независимо от прогресса команды на критическом пути.

• Плавающий: это то, насколько гибкой является задача, и измеряет, насколько вы можете отложить задачу, не влияя на другие задачи или дату завершения проекта. Измерение резерва может помочь вам учесть непредвиденные проблемы, которые могут задержать проект.

2. Техника быстрого отслеживания и аварийного завершения

Эти методы могут помочь вам сократить график проекта, если крайний срок наступает раньше, чем вы изначально планировали. Ускоренное отслеживание включает в себя поиск задач, которые вы можете выполнять одновременно, используя текущие ресурсы, и выполнение их вместе, чтобы сократить критический путь.

Сначала рассмотрите возможность использования ускоренного отслеживания, поскольку оно не требует дополнительных затрат или ресурсов. Например, если вы планировали покрасить стены дома, который вы строите, после укладки ковра, вы можете попросить свою команду выполнить обе задачи вместе, чтобы сэкономить время.

Если вы хотите еще больше сократить продолжительность своего проекта после ускоренного отслеживания, вы можете использовать сбой, чтобы предоставить больше ресурсов, которые помогут быстрее завершить задачу, если они доступны. В этом методе вы анализируете действия, исходя из того, какие из них могут создать наибольшую ценность для проекта с наименьшим количеством дополнительных ресурсов. Это может включать в себя покупку большего количества оборудования, назначение большего количества людей для проекта или привлечение текущих членов команды к сверхурочной работе.

3. Метод критической цепи

Этот метод является обновленной версией метода критического пути, который отдает приоритет доступности ресурсов при разработке расписания проекта. Вместо float в этом методе используются буферы, чтобы снизить риск задержек проекта. Метод критической цепи имеет три буфера: проектный, питающий и ресурсный. Буфер проекта находится между последней задачей и завершением проекта в вашем расписании, и любые задержки ваших задач занимают время из этого буфера. Вы можете добавить в этот буфер любое время, которое вы выиграете от досрочного завершения задач.

Буферы подачи функционируют так же, как буферы проекта, но находятся в некритической цепочке, поэтому любые задержки задач не влияют на ваш критический путь. Этот буфер находится между последними задачами в некритической и критической цепочках. Буферами ресурсов могут быть рабочая сила или оборудование, и вы размещаете их рядом с вашей критической цепочкой, чтобы сделать их доступными, когда они потребуются. Это снижает потребность в запросе дополнительных ресурсов и может предотвратить задержки, связанные с ожиданием утверждения или доставки дополнительных ресурсов.

4. Чистая техника прокачки ресурсов

Этот метод помогает сбалансировать ресурсы с высоким спросом, чтобы обеспечить их правильное распределение. Он определяет потребность в ваших ресурсах до начала проекта, позволяя вам убедиться, что у вас есть необходимые ресурсы, и вы можете эффективно планировать свои задачи. Это может быть полезно, когда ресурсов не хватает, например, когда они доступны только в определенные часы или когда они уже полностью зарезервированы.

5. Техника сглаживания ресурсов

Сглаживание ресурсов — это метод, который менеджеры проектов используют, когда временные ограничения имеют более высокий приоритет, чем ресурсы. Цель этого метода — гарантировать, что вы завершите проект вовремя, используя при этом доступные ресурсы. Это может включать в себя откладывание задач, чтобы обеспечить их эффективное выполнение позже, и сосредоточение внимания на другой задаче, для которой сейчас может быть готово больше ресурсов. Этот метод может сделать ваши проекты менее гибкими, но он помогает обеспечить рентабельность использования ваших ресурсов, сопоставляя доступные ресурсы с операционными потребностями.

Советы по использованию выравнивания ресурсов

Вот несколько советов, которые помогут вам использовать эти методы:

• Используйте диаграммы Ганта. Диаграмма Ганта представляет собой столбчатую диаграмму, показывающую расписание проекта и помогающую определить и спланировать критический путь. Это обеспечивает общий обзор зависимостей проекта, дат начала и окончания задачи и общей продолжительности проекта.

• Используйте программное обеспечение для управления проектами: использование алгоритмов из программного обеспечения для управления проектами может помочь предотвратить нерациональное распределение ресурсов и лучше оптимизировать ваше планирование. Примером этого является общее расписание, в котором вы указываете, какие ресурсы вы используете для каких задач, и делаете расписание доступным для всей команды.

• Создавайте диаграммы для сети. На сетевой диаграмме временная шкала проекта отображается в виде диаграммы с прямоугольниками и стрелками, указывающими порядок выполнения задач вашей командой. Вы можете упорядочить временную шкалу проекта и отслеживать его ход с помощью диаграммы, а также это может помочь вам определить, какие задачи являются критическими, а какие — некритическими.

• Обратитесь к предыдущим проектам. Старайтесь вести учет планов и графиков предыдущих проектов, чтобы вы могли обращаться к ним при работе над аналогичным проектом. Это может помочь вам разработать более точный план для ваших проектов и определить степень гибкости каждой задачи.

• Делайте реалистичные оценки потребностей в ресурсах: методы выравнивания ресурсов могут быть более успешными, если вы четко определите объем проекта и точно оцените потребности в ресурсах. Это может помочь вам убедиться, что вам не нужно запрашивать дополнительные ресурсы и укладываться в сроки.