5 лучших практик для отправки электронных писем «Не отвечать»

Компании часто используют электронные письма «Не отвечать» для отправки информации, которая обычно не требует ответа, клиентам, клиентам или потенциальным клиентам и клиентам. Организации также могут использовать сообщения электронной почты или учетные записи электронной почты «Не отвечать», чтобы максимально организовать свою переписку и получать только самое ценное сообщение. Если вы заинтересованы в оптимизации процесса электронной почты и упорядочении своего почтового ящика, рассмотрите возможность использования учетной записи электронной почты «Не отвечать» или отправки автоматических электронных писем «Не отвечать».

В этой статье мы определяем, что такое электронные письма «Не отвечать», объясняем, когда их следует использовать, и делимся пятью рекомендациями, которым следует следовать при их отправке.

Что такое электронные письма «Не отвечать»?

Электронные письма «Не отвечать» — это автоматические электронные сообщения, которые люди получают, когда они получают электронное письмо с адреса, который отправитель не отслеживает, или с учетной записи, которая не может получать электронные письма. Компании и частные лица могут использовать эти типы электронных писем в следующих ситуациях:

• Подписка на информационный бюллетень или подтверждение отказа от подписки: вы можете получить электронное письмо такого типа, чтобы подтвердить, что вы подписались или отказались от подписки на информационный бюллетень или цепочку сообщений электронной почты.

• Напоминания о встречах: этот тип электронной почты может напоминать вам о предстоящей встрече или мероприятии, которое вы планируете посетить.

• Квитанции о покупках: иногда магазины отправляют цифровые копии квитанций о покупках на ваш адрес электронной почты, если вы выбираете этот вариант получения.

• Электронные письма с подтверждением или подтверждением: вы можете получить этот тип электронного письма в качестве подтверждения или доказательства того, что вы подтвердили что-то вроде ответа на приглашение на мероприятие или условия соглашения для контракта.

Обычно электронные письма с надписью «Не отвечать» легко распознать, потому что они приходят с адреса электронной почты, который выглядит как «no-reply@business.com» или «donotreply@business.com». Если кто-то попытается отправить электронное письмо на адрес электронной почты «Не отвечать», он, скорее всего, получит электронное письмо с уведомлением об ошибке доставки или не получит ответа.

Когда использовать электронные письма «Не отвечать»

Многие компании и организации используют электронные письма и учетные записи электронной почты с надписью «Не отвечать» для отправки рекламных писем, подтверждения подписки и отправки квитанций. Вы также можете использовать учетные записи электронной почты «Не отвечать» или отправлять электронные письма «Не отвечать» в следующих ситуациях:

• Адрес электронной почты не может получать электронные письма: если используемый вами адрес электронной почты не может получать входящие электронные письма, вы можете настроить автоматический ответ электронной почты «Не отвечать», который будет отправляться, если кто-то отправит его по электронной почте.

• Ответы не нужны: если ответы не нужны для определенных сообщений электронной почты, вы можете рассмотреть возможность использования адреса электронной почты «Не отвечать» для отправки информации получателям.

• Кто-то не отслеживает активно адрес электронной почты: если кто-то не отслеживает свою учетную запись электронной почты или отслеживает ее только время от времени, может быть полезно настроить автоматический ответ электронной почты «Не отвечать», чтобы у получателей были соответствующие ожидания от общения.

5 лучших практик для отправки электронных писем «Не отвечать»

Существуют определенные правила, которые следует учитывать при отправке электронных писем с надписью «Не отвечать». Вот пять важных передовых практик:

1. Создайте специальный адрес электронной почты для ответов

Одна из лучших практик для отправки электронных писем «Не отвечать» — использовать адрес электронной почты, на который люди могут писать, если им требуется ответ на содержимое вашей электронной почты. Закон Федеральной торговой комиссии о CAN-SPAM требует, чтобы люди могли запрашивать информацию о любых данных, собранных о них, и отказываться от сообщений электронной почты с помощью ответного электронного письма. Создание специального адреса электронной почты, на который люди могут отправлять электронные письма, может помочь обеспечить соблюдение требований законодательства и предложить вашим клиентам способ связаться с вами, если это необходимо.

Эта статья предназначена только для информационных целей и не предназначена для предоставления юридической консультации; вам следует проконсультироваться с адвокатом по любым юридическим вопросам, которые могут у вас возникнуть. Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.

2. Направляйте получателей к тому, с кем они могут связаться в случае необходимости

Клиентам и покупателям также может быть полезно знать другие способы связаться с вами, если они не хотят вести переписку по электронной почте. Рассмотрите возможность включения номера телефона, адреса электронной почты или почтового адреса, по которому люди могут связаться с вами. Это может позволить получателям отправлять вам сообщения, если им требуется ответ или какое-либо взаимодействие с вами.

3. Включите в электронное письмо раздел часто задаваемых вопросов или вопросов и ответов.

Может быть полезно предоставить получателям ответы на часто задаваемые вопросы или вопросы и ответы в электронном письме «Не отвечать». Это может помочь обеспечить ясность и ответы на любые вопросы клиентов, не требуя, чтобы они связывались с вами. Вы можете включить следующие вопросы с соответствующими ответами в раздел вопросов и ответов или часто задаваемых вопросов вашего электронного письма:

• Как я могу связаться с вами в случае необходимости?

• Кто прислал мне это письмо?

• Как я могу подписаться на этот список рассылки или отказаться от подписки на эту цепочку адресов электронной почты?

• Как найти дополнительную информацию?

• Какой у вас сайт?

• Как я могу обновить свои настройки связи?

Вы можете ответить на эти вопросы в письменной форме, с помощью записанного видео или с помощью такого ресурса, как сообщение в блоге на веб-сайте вашей компании.

4. Используйте электронные письма «Не отвечать» только в случае необходимости

Рассмотрите возможность использования электронных писем с пометкой «Не отвечать» только тогда, когда их необходимо отправить. Если сообщение электронной почты связано с чем-то, что, скорее всего, не требует ответа, например, подтверждение подписки на информационный бюллетень, использование электронного письма «Не отвечать» может быть наиболее разумным. Если вы хотите отправить электронное письмо «Не отвечать», старайтесь отправлять его нечасто, чтобы клиенты получали от вас только самую ценную или действенную корреспонденцию.

5. Убедитесь, что вы отвечаете на альтернативные способы связи

Когда вы предлагаете получателям электронной почты альтернативные средства связи, убедитесь, что вы отвечаете на эти другие формы связи. Может потребоваться, чтобы несколько человек контролировали другие каналы связи, чтобы ваша организация отвечала на каждое сообщение. Это может помочь вам удовлетворить клиентов, завоевать доверие клиентов и создать лояльные партнерские отношения.