21 совет по управлению проектами для начинающих, которые помогут вам добиться успеха

Управление проектом может быть сложной и сложной задачей. Независимо от уровня вашего опыта, всегда есть способы повысить свою эффективность в управлении проектами. Изучение некоторых лучших практик для менеджеров проектов может быть одним из способов добиться улучшения. В этой статье мы дадим определение управлению проектами и рассмотрим список из 21 совета по управлению проектами для начинающих.

Что такое управление проектами?

Управление проектом — это процесс организации и управления ресурсами, необходимыми для завершения проекта. Основное отличие управления в целом от управления проектами заключается в том, что общее управление представляет собой непрерывный процесс, тогда как управление проектами имеет четкую дату начала и критерии его завершения. Руководители проектов обычно используют широкий спектр жестких навыков, непосредственно связанных с характером проекта, и социальных навыков, таких как общение и внимание к деталям, для координации всех аспектов, связанных с проектом.

21 совет по управлению проектами для начинающих

Примите во внимание эти советы, если вы начинающий менеджер проектов:

1. Познакомьтесь со своей командой

При управлении успешным проектом обычно полезно знать сильные и слабые стороны каждого члена команды. Помимо того, что это поможет вам понять квалификацию вашей команды, это также может помочь вам выбрать правильного человека для каждой задачи. Чтобы максимально подробно оценить членов вашей команды, поговорите с каждым из них по отдельности и обратите внимание на их различия. Это может помочь вам более эффективно распределять задачи.

2. Постоянно общаться

Независимо от того, насколько тщательно вы готовите проект и делегируете задачи, проекты могут быть изменены. Очень важно разработать простые способы связи для обновления вашей команды и немедленного уведомления об изменениях. Общение не только помогает вам управлять ходом проекта, но и предоставляет вашей команде обратную связь относительно их работы.

3. Поймите свою цель

Прежде чем делегировать задачи, важно полностью понять параметры успешного проекта. Это может помочь вам установить достижимые показатели для каждого члена команды и оценить их прогресс на протяжении всего проекта. Это также может помочь вам установить реалистичный график.

4. Представьте себе конечную цель

Вы часто добиваетесь лучших результатов в качестве руководителя проекта, если ставите перед собой четкие цели. Четкая фокусировка на цели может помочь вам избежать отвлекающих факторов и дисциплинировать вашу работу по завершению проекта. Это также может помочь вам определить задачи, которые не вносят решающего вклада в достижение цели проекта, и внести необходимые изменения.

5. Определите риски

Управление рисками является важной частью управления проектами. На этапе планирования постарайтесь определить все важные риски и вероятность их возникновения. Это может помочь вам и вашей команде быстро ограничить негативные последствия риска во время вашего проекта.

6. Отдайте предпочтение тайм-менеджменту

При управлении проектом важно помнить, что планы основаны на графике с предполагаемой датой завершения. Может быть полезно разделить ваш проект на более мелкие достижимые цели с датами завершения. Поддерживайте связь с заинтересованными сторонами проекта, чтобы информировать их о ходе выполнения и получать утверждения или изменения.

7. Сосредоточьтесь на успешном завершении, а не на совершенстве

Оценивая показатели выполнения задач, старайтесь одобрять все задачи, соответствующие вашим параметрам, на успешное завершение. Вероятность идеального выполнения каждой задачи очень мала, поэтому признание того, что некоторые из них несовершенны, может сэкономить ваше время и повысить эффективность. Сосредоточьтесь на главной цели, а не на каждом маленьком несовершенстве.

8. Методологии управления исследовательскими проектами

Методологии управления проектами — это различные инструменты, практики, процессы и приемы, помогающие успешно выполнить задачу. Большинство из них актуальны для проектов в любой отрасли, помогая вам направлять свою команду и повышать ее эффективность. Вы можете изучить наиболее популярные из таких методологий и выбрать ту, которая лучше всего подходит для вашего проекта.

9. Используйте программное обеспечение для управления проектами

Современное программное обеспечение для управления проектами может облегчить вашу работу и повысить шансы на успешное завершение проекта. Это также может помочь членам вашей команды организовать свою работу и эффективно общаться с вами и друг с другом. Определите свои точные потребности и протестируйте несколько приложений для управления проектами, прежде чем выбрать платформу.

10. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Как руководитель проекта, вы, вероятно, будете иметь несколько небольших проектов в рамках основного проекта. Хотя их одновременное выполнение может показаться эффективным методом, в большинстве ситуаций это влияет как на качество вашей работы, так и на время доставки. Сосредоточение внимания на одной задаче за раз может помочь вам сосредоточиться, избежать отвлекающих факторов и повысить производительность.

11. Поддерживайте баланс между работой и личной жизнью

Управляя сложным проектом, вы рискуете потерять баланс между работой и личной жизнью и тратить слишком много времени на проект. Помимо того, что это повлияет на вашу личную жизнь, это также может повлиять на вашу способность оставаться сосредоточенным на протяжении всего проекта. Крайне важно, чтобы и члены вашей команды, и люди в вашей личной жизни знали, когда вы недоступны, чтобы вы могли успешно управлять обоими аспектами своей жизни.

12. Проявите сочувствие

Возможность поставить себя на место одного из членов вашей команды делает вас более способным понять их проблемы. Кроме того, проявление сопереживания и сострадания, а также внимательное отношение к личным целям членов вашей команды может дать им дополнительную мотивацию для хорошей работы. Это также может помочь вам создать индивидуальные цели и стимулы.

13. Доверьте членам вашей команды их задачи

Руководители проектов-новичков склонны к микроуправлению каждым аспектом проекта. Помимо того, что это отнимает очень много времени, также неэффективно переусердствовать или переделывать работу члена вашей команды. Вместо этого доверьте членам вашей команды их индивидуальные задачи и установите расписание, чтобы проверять их прогресс.

14. Имейте альтернативный план

Разработайте альтернативные варианты для наиболее важных элементов вашего проекта. Несмотря на то, что ваш проект может содержать слишком много переменных, чтобы ими можно было управлять, если краеугольные камни охвачены, детали можно будет обработать позже. Если вы столкнетесь с непредвиденными трудностями, наличие планов по преодолению ожидаемых может облегчить продвижение вашего проекта. Это также может убедить членов вашей команды в том, что вы тщательно подготовились к проекту.

15. Проводите регулярные встречи с членами команды

Встреча с членами команды, как индивидуально, так и в группе, может помочь вам выявить и решить проблемы до того, как они обострятся. Это также может помочь синхронизировать вашу команду и дать им возможность предлагать друг другу отзывы. При планировании собрания команды обычно помогает использовать конкретную веху проекта в качестве темы.

16. Следите за важными деталями

Как руководитель проекта, вы отвечаете за большой объем ежедневной информации. Возможно, вам потребуется записать имена и контактную информацию поставщиков, информацию об отслеживании продуктов, кодовые и нормативные данные, характерные для дня или процесса, примечания к изменениям для архитектурных планов или изменений продукта. Независимо от того, пишете ли вы информацию вручную или используете программное обеспечение для управления проектами, обратите особое внимание на все, что важно для проекта. Вы можете упорядочить свои заметки позже, чтобы ссылаться на детали проекта.

17. Знайте свои личные ограничения

Чтобы стать лучшим менеджером проектов, нужно знать, в каких областях вам нужно улучшиться. Объективно и честно анализируя себя, можно выявить различные недостатки. Решение их может помочь вам улучшить свою роль. Это также может помочь вам понять, какие аспекты вашей работы вы должны делегировать.

18. Поддерживайте уровень мотивации

Даже после выбора подходящих людей для каждой задачи и правильного определения результатов выполнения задачи члены команды могут потерять мотивацию на протяжении всего проекта. Как менеджер проекта, вы несете ответственность за то, чтобы каждый член команды был максимально мотивирован от начала до конца. Вы можете делать это при постоянной поддержке и показывая хороший пример трудовой этики.

19. Получите степень в области управления проектами

Помимо практического опыта, получение степени в области управления проектами может помочь вам полностью понять практические и теоретические принципы этой роли. Вы можете получить более глубокое понимание таких предметов, как стандарты строительства, дизайн проекта, материалы и устойчивость. Кроме того, как начинающий менеджер проектов, соответствующая степень может увеличить ваши возможности трудоустройства в этой области.

20. Взаимодействие с заинтересованными сторонами проекта

Поддержание связи с заинтересованными сторонами может улучшить понимание и поддержку ваших методов управления проектами. Он может поддерживать ваш проект в соответствии с графиком, будучи в курсе требований и запросов на изменение. Это также помогает принимать решения по расписанию, когда вы обновляете их о ходе работ, потребностях в рабочей силе, потребностях в поставках и предполагаемых завершениях.

21. Подавайте пример

Руководя проектом, важно помнить, что один из лучших способов научить членов вашей команды полезной привычке — это практиковать ее самостоятельно. Быть образцом для подражания для команды может улучшить подход каждого к работе и повысить ваш авторитет. Поэтому, когда вы хотите внедрить определенную рабочую практику или процедуру, успешное выполнение этого самостоятельно может стать примером для других и побудить их последовать вашему примеру.