21 часто используемый деловой документ

5 августа 2021 г.

Наличие хорошо организованных деловых документов имеет решающее значение для благополучия организации. Независимо от вашей роли в компании, вы, вероятно, столкнетесь с различными деловыми документами, и знакомство с их характеристиками может повысить вашу профессиональную эффективность. Знание наиболее распространенных деловых документов может быть ценным навыком, и вы можете получить его с помощью исследований. В этой статье мы обсудим, что такое деловые документы, и перечислим некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов.

Что такое деловые документы?

Деловые документы представляют собой файлы различных типов, в которых записываются различные сведения о внутренних и внешних сделках организации. Обычно они необходимы руководству компании, поскольку предоставляют информацию, необходимую для ее надлежащего ведения, а также сведения о различных транзакциях с другими сторонами. В зависимости от формата деловые документы могут иметь физическую или цифровую форму.

21 тип деловых документов

Вот некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов:

1. Контракты

Компании часто соглашаются сотрудничать с другими сторонами по таким причинам, как продажи, покупки, лицензирование или любое другое соглашение. Точные детали этого сотрудничества фиксируются в контрактах, которые подписываются обеими сторонами и обязывают всех участников выполнять свои согласованные обязательства. Контракты являются юридически обязывающими и имеют юридическую силу.

2. Документация устава

Документация устава компании представляет собой набор внутренних правил и положений, установленных ее руководством с целью информирования всех сотрудников о согласованных стандартах и ​​методах. Обычно в нем описывается управленческая структура компании, возможные проблемы управления и индивидуальная роль каждого сотрудника в благополучии организации. Они не всегда требуются по закону, но обычно полезны для любого типа организации.

3. Соглашение о неразглашении

Эти соглашения подписываются между организацией и различными другими сторонами, такими как сотрудники, деловые партнеры, подрядчики и фрилансеры. Их цель состоит в том, чтобы защитить важную информацию компании, такую ​​как сведения о различных проектах, списках клиентов, финансовых отчетах или будущих стратегиях, путем получения согласия других сторон не раскрывать их. Они могут иметь решающее значение для благополучия организации, поскольку могут сохранить ее конкурентные преимущества.

4. Трудовой договор

Этот документ подписывается каждый раз, когда компания нанимает нового сотрудника. Он охватывает как обязанности и роль сотрудника в компании, так и обязательства компании по отношению к сотруднику. Они необходимы для поддержания хороших отношений между организациями и их сотрудниками и могут использоваться обеими сторонами в суде в качестве доказательства того, что другая сторона не выполнила свои обязательства.

5. Бизнес-план

Бизнес-план часто является первым документом, созданным владельцем бизнеса. Это план, в котором описывается, чего компания стремится достичь, каковы сроки достижения ее целей и как их достичь. Создание эффективного бизнес-плана обычно требует тщательного изучения конкурентов, целевой аудитории и рынка в целом.

6. Финансовые документы

Управление бюджетом часто является важной частью обеспечения долгосрочного успеха организации. Финансовые записи, такие как балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, банковские выписки, квитанции и отчеты о заработной плате, помогают руководству организации отслеживать все доходы и расходы, обеспечивая финансовое здоровье компании. Они также используются для создания годовых финансовых отчетов для анализа финансовых показателей организации за этот год.

7. Транзакционные документы

Подобно финансовым документам, транзакционные документы помогают руководству организации поддерживать разумный бюджет. К ним относятся все документы, выданные в результате сделки, такие как счета-фактуры, квитанции и платежные поручения. Отслеживание их помогает компании всегда знать, какие средства приходят и уходят.

8. Соответствие и нормативные документы

В зависимости от отрасли, в которой работает компания, может потребоваться доказательство того, что ее деятельность осуществляется в рамках определенных нормативных ограничений и стандартов. Комплаенс и нормативные документы служат доказательством того, что компания находится в рамках всех нормативных границ. Большинство этих документов касаются обращения с работниками, соблюдения налогового законодательства и проведения операций в соответствии с отраслевыми и экологическими стандартами.

9. Деловые отчеты

Бизнес-отчеты — это документы, которые помогают руководству организации получить представление о различных внутренних аспектах. В них излагаются различные элементы, касающиеся компании, ее операций, сотрудников, подрядчиков и другой соответствующей информации, помогающей руководству принимать обоснованные решения. Они также могут показать деловую ситуацию организации потенциальным инвесторам.

10. Протоколы деловых встреч

Ведение протоколов самых важных собраний компании может помочь всем участникам проанализировать, что обсуждалось, и обоснованность принятых решений. Это может прояснить любые неуверенности и разногласия, показывая точно то, что было сказано, в недвусмысленных терминах. Эффективный протокол собрания часто включает максимально возможный объем информации, в том числе список всех присутствующих на собрании и их голосование по различным решениям.

11. Договор подряда

Всякий раз, когда организация нанимает подрядчика, обе стороны должны четко изложить детали сотрудничества. Некоторая информация, которую чаще всего включают в такое соглашение, касается того, кому принадлежит выполненная работа, каков крайний срок и сумма, причитающаяся подрядчику. Он также может содержать сведения о стандартах качества.

12. Страхование бизнеса

Страхование бизнеса — это способ для компаний защитить себя от различных рисков. Некоторыми из наиболее распространенных бизнес-рисков являются крупные потери бизнеса, стихийные бедствия, катастрофы, несчастные случаи и кражи. Документ о страховании бизнеса — это файл, в котором организация хранит различные страховые полисы, покрывающие различные риски.

13. Партнерское соглашение

Партнерские соглашения — это контракты, подписанные между двумя или более лицами, которые решили начать совместный бизнес. В нем четко указаны обязанности каждой стороны и доля прибыли и убытков. Его роль заключается в том, чтобы облегчать отношения между партнерами и выступать в качестве обязательного документа в случае разногласий.

14. Политика компании

В политическом документе компании излагаются все ее политики в отношении различных вопросов, таких как здоровье и безопасность, поведение ее сотрудников, заработная плата для каждой должности, правила поведения, дисциплинарные меры и любые другие правила или нормы, установленные внутри организации. Его основная роль заключается в том, чтобы действовать как точка отсчета, когда сотрудникам требуется руководство о том, как справляться с определенными ситуациями. Он также может выступать в качестве быстрого способа разрешения различных внутренних споров.

15. Товарный знак

Товарный знак — это документ, защищающий интеллектуальную собственность организации, в частности различные элементы, отличающие ее от других компаний. Он может относиться к любому элементу, связанному с брендом, компанией, продуктом или услугой, например к символам, фразам и логотипам. Товарный знак, зарегистрированный в соответствующих органах, влечет за собой юридическую ответственность любого, кто копирует любой элемент под соответствующим товарным знаком.

16. Франчайзинговый договор

Некоторые компании предпочитают передавать свой бренд и деловую практику другим сторонам в форме франшиз. Договор франчайзинга — это договор, который подписывается франчайзером и лицом, желающим открыть франшизу, и определяет условия, на которых последний может открыть свой бизнес. Документ обычно содержит подробную информацию о том, как франчайзер будет помогать франчайзи с технической и операционной поддержкой, а также о том, как франчайзи будет компенсировать франчайзеру и срок действия соглашения.

17. Опционное соглашение для сотрудников

Планы опционов на акции для сотрудников — это акции, которые организация предлагает своим сотрудникам по сниженным ценам. Причина обычно заключается в мотивации сотрудников, поскольку успех компании обычно пропорционален цене ее акций. В документе четко указывается количество размещенных акций, их начальная цена и другие существенные детали соглашения.

18. Решения Совета

Решения, которые совет директоров компании принимает на своих собраниях, записываются в виде резолюций совета. Они могут относиться ко многим аспектам компании, таким как то, как она распределяет свои ресурсы, возможное расширение, добавление нового члена правления и другие важные решения для организации. Большинство решений правления требуют единогласного решения членов правления.

19. Условия использования онлайн

Хотя это и не всегда требуется по закону, веб-сайт организации должен иметь свои собственные условия использования. Это помогает компании избежать ответственности в случае, если какой-либо контент на веб-сайте или его гиперссылки неверны. Он также регулирует, что посетители могут публиковать на вашем веб-сайте, когда это применимо.

20. Деловая презентация

Деловая презентация — это презентация, которую обычно создают новые компании, в которой излагаются основные характеристики, качества и стремления организации. Его цель – представить различным заинтересованным сторонам, таким как клиенты, потенциальные инвесторы и акционеры. Одними из наиболее часто встречающихся элементов презентации являются сведения о сотрудниках, конкурентных преимуществах, проблемах, решениях, товарах, услугах, прогнозах рынка и необходимых инвестициях.

21. Бизнес-лицензия

В зависимости от сферы деятельности или географического положения компании для ее работы может потребоваться одно или несколько разрешений, выдаваемых государственными органами. В каждом штате обычно есть свои условия лицензирования, при этом расположение штаб-квартиры компании обычно определяет, какая местная лицензия требуется. Бизнес-лицензии являются важными документами для организации, поскольку без них было бы незаконно работать.