18 способов наладить взаимопонимание по телефону

22 апреля 2021 г.

Взаимопонимание имеет важное значение для построения эффективного общения как с коллегами, так и с клиентами, и оно может сделать общение более легким и продуктивным как лично, так и по телефону. Установление взаимопонимания может происходить естественным образом, или вы можете развивать и развивать этот навык особым образом, особенно во время телефонных разговоров, когда язык тела не виден. Знание того, как установить взаимопонимание, может помочь вам развить профессиональные способности, полезные для любой работы или отрасли. В этой статье мы определим, что такое взаимопонимание, почему это важно, и рассмотрим 18 способов установить взаимопонимание по телефону, которые помогут вам в вашей карьере.

Что такое раппорт и почему он важен?

Взаимопонимание — это ваша способность относиться к другим таким образом, который создает уровень доверия, понимания, поддержки и комфорта. Вы можете наладить взаимопонимание с коллегами, клиентами, поставщиками, лидерами и менеджерами, конкурентами или клиентами, и создание хороших взаимоотношений также может повысить вашу репутацию. В бизнесе установление взаимопонимания позволяет вам привлекать клиентов для создания лояльности, влияния и продолжения бизнеса, и это важно практически в любой отрасли и области. Например, агент по недвижимости, который хорошо строит отношения, повышает вероятность того, что клиенты будут доверять ему и прислушиваться к его советам и идеям о покупке или продаже дома.

Взаимопонимание важно в бизнесе, независимо от отрасли или должности, и оно может:

• Расширьте свою профессиональную сеть

• Привести к будущим возможностям трудоустройства

• Увеличивайте количество клиентов или заказчиков

• Получите поддержку своих идей

• Увеличение продаж, командной работы и производительности

• Укрепите свою репутацию

18 способов наладить контакт по телефону

Развитие навыков установления взаимопонимания — это непрерывный процесс, который вы можете развивать на протяжении всей своей карьеры. Вот 18 способов наладить взаимопонимание по телефону, которые вы можете сразу применить на практике:

Улыбка

Улыбайтесь, когда здороваетесь, и делайте это на протяжении всего разговора. Язык тела — эффективный способ установить взаимопонимание, и даже если человек на другой линии может не видеть вас, он может услышать и изобразить улыбающийся голос. Хорошая осанка и улыбка могут помочь создать позитивный тон разговора и могут подсознательно влиять как на говорящего, так и на слушателя.

Будь дружелюбным

Дружелюбный подход к клиентам или коллегам — хороший способ начать разговор. Простой способ — задать вопрос вроде «Как дела сегодня?» или “Как проходит ваше утро?” Важно быть искренним, спрашивая и заинтересованным в ответе, чтобы лучше установить взаимопонимание и привлечь слушателя.

Оставайтесь уважительными

Уважительное общение — это не только хорошее обслуживание клиентов и этикет на рабочем месте, но и ключ к установлению взаимопонимания. Используйте «пожалуйста» и «спасибо» на протяжении всего разговора и подумайте о том, чтобы спросить, как человек хотел бы, чтобы к нему обращались, а не делать предположения. Хорошие манеры часто являются основой для установления хороших отношений и связи.

Слушай внимательно

Умение слушать важно для установления взаимопонимания, и активное выслушивание того, чем делится ваш коллега или клиент, может помочь вам полностью понять их потребности или информацию, которой они делятся. Пусть они закончат свои мысли, прежде чем говорить, а не перебивают, и подумайте о том, чтобы произнести такие фразы, как «Правильно» или «Я понимаю», когда это уместно, чтобы заверить их, что вы слушаете.

Оставайся позитивным

Веселый и позитивный настрой может задать тон разговору, даже если человек на другой линии не отвечает взаимностью. Помните о цели или решении на протяжении всего разговора и сохраняйте уровень вежливости и профессионализма даже в сложных ситуациях. Выстраивание взаимопонимания путем разговора в сдержанной, вежливой и профессиональной манере может иметь большее значение для человека на другой линии, чем первоначальная проблема, по которой он мог бы позвонить.

Используйте восприятие

Каждый деловой звонок разный, и некоторые из них проходят хорошо, в то время как другие могут быть сосредоточены на конкретной проблеме, требующей решения. Будьте внимательны к ситуации и реагируйте соответственно, чтобы помочь установить взаимопонимание. Например, если звонящий выражает разочарование, подумайте об искренних извинениях, чтобы перевести разговор обратно в позитивное и продуктивное русло.

Сосредоточьтесь на вызове

Важно уделять внимание разговору, чтобы построить и продолжить прочный контакт. Помните о отвлекающих факторах, таких как, например, электронная почта, просмотр веб-страниц или просмотр других документов. Сосредоточение внимания на вызывающем абоненте гарантирует, что вы не пропустите важную информацию и передаете свои навыки активного слушания.

Будьте откровенны

Профессионализм и откровенность — хороший способ создать, подтвердить или наладить взаимопонимание. Скажите человеку, почему вы звоните или чего вы надеетесь добиться от разговора, вместо того, чтобы оставлять его в замешательстве.

Выражайте сочувствие

Вы можете построить взаимопонимание и доверие, проявляя сочувствие по телефону. Попробуйте посмотреть на ситуацию с точки зрения клиента или коллеги и будьте искренни, когда делитесь предложениями или идеями, которые могут решить проблему или ответить на вопрос. Использование таких фраз, как «Я понимаю, как это повлияло на ваши сроки» или «Я могу представить, что задержка с доставкой вас разочаровала», может показать человеку, с которым вы разговариваете, что вы заботитесь о нем и поддерживаете его, но не покровительственно.

Повторите язык

Использование языка, который использует ваш коллега или клиент, важно для установления взаимопонимания и связи с ними. Их выбор слов находит отклик и имеет для них значение, и повторение этого слова может означать, что вы понимаете, в то время как использование другого слова может не передать то же самое или может вызвать путаницу. Например, если лидер во время телефонного разговора говорит: «Маркетинговый план превосходен», подумайте о том, чтобы в своем ответе соответствовать своему языку, например: «Я согласен с вами, Маттеус, маркетинговый план, разработанный командой, действительно превосходен», а не « Да, маркетинговый план в порядке».

Соответствуйте скорости

Тонкий способ установить взаимопонимание и связь по телефону — соответствовать скорости говорящего. Хотя это не обязательно должно быть точное совпадение, об этом стоит помнить. Например, если человек по телефону говорит медленнее, слишком быстрый ответ может означать, что он не слышит вас или не успевает за вами, что может привести к пропуску информации или спешке. Или, если говорящий говорит быстро, замедление может вызвать незаинтересованность. Те, кто умеет строить взаимопонимание, признают, что совпадающий стиль и тон создают общность.

Найдите общие черты

На работе или при работе с клиентами вы можете наладить взаимопонимание, находя связи и общие черты между вами и другим человеком. Людям нравится говорить об общих увлечениях, интересах к музыке или спорту и общем прошлом. Даже взаимное соглашение о том, что вы должны быть благодарны за последний снегопад сезона, может стать способом наладить взаимопонимание и укрепить связь. Старайтесь быть искренним, а не напористым, и уместно шутите в непринужденной беседе.

Запоминать имена

Это полезно для установления взаимопонимания с новыми клиентами, клиентами или коллегами по телефону, а также помогает продемонстрировать свои навыки слушания. Подумайте о том, чтобы повторять имя человека во время разговора и во время прощания в конце разговора, чтобы установить личную связь. Например, «Я понимаю, миссис Хименес, мы ценим это» или «Еще раз спасибо за звонок, Брендан. Было действительно здорово обсудить презентацию продаж на следующей неделе». Произнесение чьего-то имени может привлечь его внимание, а также показать ваш интерес к нему.

Обратите внимание на детали

Большое внимание к деталям — отличный способ установить взаимопонимание. Запоминание того, чем человек поделился в начале разговора, или небольшая часть информации о нем, его потребностях или проблемах может укрепить связь и доверие. Например, если клиент поделился подробностями во время вашего приветственного вопроса, подумайте и о том, чтобы завершить его, например: «Спасибо, мистер Хасс. Надеюсь, вы насладитесь остатками кофе сегодня утром и у вас будет замечательный день».

Добавить индивидуальность

В частности, если вы общаетесь с клиентами и у вас есть управляемый сценарий для определенных ситуаций, подумайте о том, чтобы добавить индивидуальности к своей речи, чтобы она звучала естественно, а не читать сценарий. Интонация, высота тона, тон и искренность — все это может повлиять на установление взаимопонимания.

Задавать вопросы

Вы можете установить взаимопонимание по телефону, вовлекая человека в разговор с помощью открытых вопросов. Чем больше они говорят, тем больше они вкладывают в разговор и вкладывают в свою связь с вами. Будьте внимательны, задавая вопросы, требующие большего, чем ответ «да» или «нет», например: «Расскажите мне больше об этом опыте с розничным продавцом на Гавайях» или «Что в этой ситуации показалось вам полезным?»

Воздать хвалу

Комплименты также могут способствовать установлению взаимопонимания, особенно если они искренние. Если коллега или клиент терпеливы или очень понимающие, обязательно поблагодарите их. Если они согласятся выполнить для вас задание или принять участие в опросе по телефону, сообщите им, как это повлияет на вас, и поделитесь своей признательностью.

Подведите итоги разговора

Если вы поделитесь кратким изложением беседы или приоритетами, вы еще больше продемонстрируете, что вы активно слушаете, и может убедить вашего коллегу или клиента в том, что вы намерены действовать в соответствии с их потребностями, и все это способствует установлению взаимопонимания. Попробуйте использовать такие фразы, как «Позвольте мне рассказать о трех основных приоритетах, о которых мы говорили» или «Вот что я сделаю дальше, поскольку вы поделились со мной этими проблемами».